С 1 января 2020 года в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․ Этот закон положил начало созданию электронной трудовой книжки и, как следствие, формированию centralized архива сведений о трудовой деятельности каждого гражданина․

Что такое архив сведений о трудовой деятельности?

Архив сведений о трудовой деятельности – это электронная база данных, в которой хранятся все основные сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ранее фиксировавшиеся в бумажной трудовой книжке․ Данные включают:

• сведения о приёме на работу и увольнении;
• информацию о переводах, повышениях, понижениях;
• периоды работы у каждого работодателя;
• сведения о наградах, взысканиях, аттестации;
• данные о периодах нетрудоспособности (больничные, декретные отпуска и т․п․)․

Все эти сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР), который выступает оператором единого архива․

Правовое регулирование

Федеральный закон № 439‑ФЗ

Основной нормативный акт, определяющий:

1. порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
2. обязанность работодателя передавать эти сведения в ПФР;
3. право работника получать выписку из своего электронного трудового стажа;
4. сроки хранения данных (не менее 50 лет после прекращения трудовой деятельности)․

Дополнительные нормативные акты

• Федеральный закон № 436‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует использование данных архива для назначения пенсий;
• Постановление Правительства РФ от № 1756 «Об утверждении Порядка формирования, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Приказы Минтруда России, регламентирующие технические требования к электронным форматам и защите информации․

Как формируется архив?

Процесс формирования архива можно разделить на несколько этапов:

1. Сбор данных работодателем․ При приёме на работу, переводе, увольнении или ином изменении трудового отношения работодатель формирует электронный документ (формат XML, утверждённый Минтрудом) и направляет его в ПФР через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему электронного документооборота․
2. Проверка и приём данных ПФР․ Пенсионный фонд проверяет корректность полученных сведений, при необходимости запрашивает уточнения у работодателя․
3. Хранение в едином архиве․ После проверки данные помещаются в защищённую базу данных ПФР, где доступ к ним ограничен только уполномоченным лицам и самому работнику․
4. Предоставление выписки работнику․ По запросу гражданина (через личный кабинет на «Госуслугах», МФЦ или непосредственно в ПФР) формируется выписка из электронной трудовой книжки, заверенная электронной подписью ПФР․

Преимущества электронного архива

• Надёжность и сохранность․ Исключается риск утраты, повреждения или подделки бумажной трудовой книжки․
• Быстрый доступ․ Выписку можно получить в течение нескольких минут в режиме онлайн․
• Снижение административной нагрузки․ Работодателям больше не нужно вести и хранить бумажные трудовые книжки․
• Прозрачность для работника․ Гражданин в любой момент может проверить актуальность своих данных и своевременно выявить ошибки․
• Интеграция с другими государственными системами․ Данные используются для назначения пенсий, пособий, подтверждения трудового стажа при приёме на работу и т․д․

Обязанности сторон

Работодатель

• Формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде не позднее пяти рабочих дней с момента события (приём, перевод, увольнение и т․п․)․
• Обеспечивать достоверность и полноту предоставляемых данных․
• Информировать работника о порядке получения выписки из электронной трудовой книжки․

Работник

• Своевременно проверять свои данные в личном кабинете на «Госуслугах» или через ПФР․
• При выявлении неточностей направлять запрос на исправление работодателю или в ПФР․
• Хранить подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы) в течение срока исковой давности (как правило, три года) для возможного спора․

Пенсионный фонд РФ

• Обеспечивать безопасное хранение данных (шифрование, резервное копирование, контроль доступа)․
• Предоставлять выписки и подтверждения в установленные законом сроки (не более трёх рабочих дней)․
• Вести журнал учета запросов и предоставляемых сведений․

Сроки хранения и защита информации

Согласно статье 66․1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном архиве не менее 50 лет с момента прекращения трудовой деятельности гражданина․ Защита информации обеспечивается:

• шифрованием данных при передаче и хранении;
• многофакторной аутентификацией пользователей систем;
• регулярным аудитом безопасности и проведением penetration‑testing;
• журналированием всех операций с данными․

Как получить выписку из архива?

1. Авторизоваться на портале Госуслуги (или через мобильное приложение)․
2. Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Запросить выписку из электронной трудовой книжки»․
3. Указать период, за который требуется выписка (можно за весь стаж или за конкретный интервал)․
4. Подтвердить запрос электронной подписью (или кодом из СМС)․
5. Получить готовый документ в формате PDF с электронной подписью ПФР; документ можно распечатать или сохранить в электронном виде․

При отсутствии доступа к интернету выписку можно получить в любом отделении ПФР или МФЦ по предъявлению паспорта и СНИЛС․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли всё ещё пользоваться бумажной трудовой книжкой?

Да, для работников, принятых на работу до , бумажная трудовая книжка остаётся действительной до её замены на электронную форму по желанию работника или при первом увольнении после этой даты․

Что делать, если в архиве обнаружены ошибки?

Необходимо направить запрос работодателю (который предоставил неверные сведения) с требованием внести исправления․ Если работодатель не реагирует, жалоба подаётся в ПФР или в трудовую инспекцию․

Сколько стоит получение выписки?

Выписка из электронной трудовой книжки предоставляется бесплатно․

Как защищены мои персональные данные?

Данные хранятся в зашифрованном виде в централизованной базе ПФР, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники и сам гражданин (через подтверждённую учётную запись)․

Нужно ли сообщать новому работодателю о своей электронной трудовой книжке?

Нет, новый работодатель самостоятельно запрашивает сведения из архива через ПФР при оформлении трудового договора․

Архив сведений о трудовой деятельности гражданина – важный элемент современной системы социальной защиты и трудового регулирования в России․ Переход на электронный формат повышает прозрачность, надёжность и доступность трудовой информации, сокращает бюрократические процедуры и способствует более эффективному назначению пенсий и социальных выплат․ Соблюдение установленного порядка формирования, хранения и предоставления данных обеспечивает защиту прав как работников, так и работодателей, а также укрепляет доверие к государственным институтам․

Следует помнить, что успешное функционирование электронного архива зависит от ответственного подхода всех участников трудовых отношений: работодатели должны своевременно и корректно передавать сведения, работники – контролировать свои данные, а ПФР – гарантировать их безопасность и доступность․