Электронный архив Тулы (часто упоминаемый как ГАТО Тула – Государственный архив Тульской области) – это современная информационная система, позволяющая хранить, искать и получать доступ к оцифрованным архивным документам региона. Система объединяет традиционные бумажные фонды с цифровыми копиями, обеспечивая быстрый и удобный доступ как для государственных органов, так и для граждан.

История создания электронного архива

Инициатива по оцифровке архивных материалов в Тульской области была запущена в начале 2010‑х годов в рамках программы цифровой трансформации государственных услуг. Ключевые этапы:

1. 2012 г. – формирование Центра хранения документов и обработки информации (МКУ), который стал техническим ядром проекта.
2. 2015 г. – запуск первой версии электронного каталога (ЭК) с ограниченным набором оцифрованных документов.
3. 2019 г. – переход на платформу IBM Notes/Domino (ранее БОСС‑Референт), что позволило масштабировать систему и добавить функции электронных подписей.
4. 2023 г. – интеграция с Порталом государственных услуг Тульской области и открытый доступ к цифровым копиям по платной модели.

Техническая платформа

Электронный архив построен на базе СЭД (система электронного документооборота) IBM Notes/Domino. Ключевые возможности платформы:

• Хранение и управление метаданными архивных единиц;
• Поддержка электронных подписей и шифрования данных;
• Интеграция с внешними сервисами (порталы госуслуг, API открытых данных);
• Масштабируемое распределённое хранение (архивохранилище 1 г.)

Основные сервисы электронного архива

Электронный каталог (ЭК)

ЭК – публичный онлайн‑каталог, в котором зарегистрированные пользователи могут:

• Искать документы по ключевым словам, датам, типу документа;
• Просматривать цифровые копии (сканы, PDF, изображения);
• Заказывать официальные выписки и копии с последующей оплатой.

Каталог доступен по адресу: https://tula-archive.ru.

Услуга «Просмотр цифровых копий»

После регистрации в системе пользователь получает доступ к просмотру оцифрованных материалов. Для получения полной копии (скачать файл) необходимо оформить запрос и оплатить услугу.

Электронные справки и выписки

Государственный архив Тульской области принимает запросы на предоставление:

• архивных справок;
• выписок из метрических книг;
• ревизских сказок;
• других официальных документов.

Запросы подаются через Портал государственных услуг Тульской области или лично в архив.

Открытые данные и API

Для разработчиков и исследователей доступен API открытых данных, позволяющий получать информацию о фондах, метаданных и статусе запросов в форматах RDF, XML, CSV.

Как получить доступ к электронному архиву

Регистрация пользователя

1. Перейдите на официальный сайт архива;
2. Нажмите кнопку «Регистрация» и заполните форму (ФИО, паспортные данные, контактный телефон, e‑mail);
3. Подтвердите регистрацию по ссылке, полученной на e‑mail;
4. После подтверждения получите личный кабинет.

Поиск и просмотр документов

В личном кабинете используйте поисковую строку или фильтры (по дате, типу, архивному фонду). При нахождении нужного документа нажмите «Просмотр», чтобы открыть онлайн‑просмотр в формате PDF.

Заказ копий и выписок

Для получения официальной копии:

• Выберите документ и нажмите «Заказать копию»;
• Укажите способ получения (электронный файл, бумажный носитель, курьерская доставка);
• Оплатите услугу через банковскую карту или электронный кошелёк;
• Получите готовый документ в течение 5‑10 рабочих дней.

Преимущества электронного архива

• Скорость доступа – поиск и просмотр занимает секунды, без необходимости посещать архив лично.
• Сохранность оригиналов – оригинальные бумажные документы остаются в архивных хранилищах, а пользователи работают с копиями.
• Транспарентность – открытый каталог позволяет контролировать, какие документы оцифрованы и доступны.
• Электронная подпись – гарантирует юридическую силу полученных копий.
• Интеграция с госуслугами – возможность оформить запрос через единый портал.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Расширить количество оцифрованных фондов (включая редкие газеты 19‑го века и фотографии);
• Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в сканах;
• Создать мобильное приложение для доступа к архивным материалам «на ходу»;
• Улучшить API, открыв публичные эндпоинты для исследовательских проектов.

Контактная информация

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь, вы можете связаться с архивом по следующим каналам:

• Телефоны доверия администрации города Тулы: 7 (4872) -3‑11‑37, 7 (4872) -3‑80‑71;
• Телефон доверия губернатора: 8‑800‑200‑71‑02;
• E‑mail: info@tula-archive.ru;
• Официальный сайт: https://tula-archive.ru;
• Адрес: г. Тула, ул. Пушкина, д. 12 (Центр хранения документов и обработки информации).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию документа бесплатно?

Базовый просмотр цифровой копии – бесплатный. За официальную выписку или нотариально заверенную копию взимается плата, размер которой зависит от объёма и формата документа.

Какие документы уже оцифрованы?

В каталоге доступны более 150 000 единиц, среди которых:

• Метрические книги 19‑го и начала 20‑го века;
• Ревизские сказки и инвентарные описи;
• Губернские ведомости, указы и постановления;
• Фотографии и карты Тулы XIX‑XX вв.

Как обеспечить юридическую силу полученной копии?

Все официальные копии снабжаются электронной подписью архива, что подтверждает их подлинность и соответствие оригиналу.

Можно ли использовать материалы архива в научных публикациях?

Да, при условии указания источника (Государственный архив Тульской области, электронный каталог) и соблюдения авторских прав. Для массового воспроизведения требуется отдельное разрешение.

Электронный архив Тулы – это пример того, как традиционные архивные фонды могут быть интегрированы в цифровую среду, делая историческое наследие доступным для всех слоёв общества. Благодаря современной платформе, удобному каталогу и сервисам заказа копий, каждый желающий может быстро получить нужную информацию, не выходя из дома.

Если вы хотите исследовать историю Тулы, подготовить юридический документ или просто узнать больше о прошлом региона – электронный архив Тулы станет надёжным помощником.