Дата актуализации: 02:07:43 ()

Что такое электронный архив УрФУ?

Электронный архив УрФУ – это централизованный репозиторий электронных документов, созданный в рамках проекта
«Электронный архив УрФУ» совместно с Зональной научной библиотекой Уральского федерального университета.
Архив собирает, хранит и предоставляет доступ к научным публикациям, диссертациям, учебным материалам,
административным документам и другим цифровым ресурсам, созданным в подразделениях университета.

Ключевые задачи архива

• Обеспечение долгосрочного сохранения научных и учебных материалов.
• Упрощение доступа к документам для преподавателей, студентов и исследователей.
• Поддержка открытого доступа (Open Access) к результатам исследований.
• Автоматизация процессов подачи, рецензирования и публикации материалов.

Роль «почты архива» в работе репозитория

Почта архива УрФУ – это официальная электронная почтовая система, через которую
пользователи взаимодействуют с архивом. Через неё происходит:

1. Регистрация новых пользователей и получение учётных данных.
2. Подача материалов (статьи, диссертации, отчёты) в архив.
3. Получение уведомлений о статусе публикаций (принятие, отклонение, запросы доработок).
4. Запросы на изменение метаданных, удаление или перенос файлов.
5. Техническая поддержка и ответы на вопросы пользователей.

Основные адреса электронной почты

Как отправить материал в архив через почту

Шаг 1. Подготовка файла

• Формат документа – PDF/A (рекомендовано), DOCX, LaTeX‑пакет (для статей).
• Размер файла не более 100 МБ (при необходимости можно разбить на части).
• Заполните метаданные (авторы, название, аннотация, ключевые слова).

Шаг 2. Формирование письма

Письмо должно содержать:

1. Тема письма в следующем виде: SUBMISSION – [Тип документа] – [ФИО автора]
2. Текст письма – краткое описание материала, указание на прилагаемые файлы и согласие с условиями открытого доступа.
3. Во вложениях:
   • Сам документ (PDF/A).
   • Файл метаданных (DOCX или XML).
   • При необходимости – дополнительные материалы (таблицы, изображения).

Шаг 3. Отправка

Отправьте письмо на адрес submission@archive-urfu.ru. После получения система автоматически присвоит
вам уникальный идентификатор (UID) и отправит подтверждение о получении.

Шаг 4. Ожидание рецензии

В течение 5–10 рабочих дней ваш материал будет проверен на соответствие требованиям
(формат, метаданные, отсутствие плагиата). Вы получите уведомление о статусе:

• Accepted – материал будет опубликован.
• Revision required – необходимо внести правки.
• Rejected – причины отказа и рекомендации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправлять материалы без метаданных?

Нет. Метаданные обязательны – без них материал не будет проиндексирован и не появится в поиске.

Как изменить уже опубликованный документ?

Отправьте запрос на изменение на metadata@archive-urfu.ru, указав UID и перечень требуемых правок.

Есть ли ограничения по количеству отправляемых материалов?

Ограничений нет, однако каждый материал проходит отдельную проверку.

Как получить статистику просмотров моего документа?

В личном кабинете (раздел «Мои публикации») доступны отчёты о просмотрах, скачиваниях и цитируемости.

Технические требования к почтовой системе архива

Для корректной работы с почтой архива рекомендуется:

• Использовать почтовый клиент, поддерживающий SMTP с TLS (например, Outlook, Thunderbird).
• Отправлять письма в UTF‑8 кодировке, чтобы корректно отображались русские символы.
• Не использовать архиваторы (ZIP, RAR) без предварительного согласования – такие вложения могут быть отклонены.
• Следить, чтобы размер письма с вложениями не превышал 25 МБ (если превышаете – разбейте материал на несколько писем).

Перспективы развития «почты архива»

В ближайшие годы планируется внедрить:

1. Автоматическую проверку на плагиат с помощью интеграции Turnitin и e‑Check.
2. Поддержку API для массовой загрузки материалов из лабораторных систем.
3. Систему электронных подписей для ускорения процесса согласования авторов.
4. Расширенный аналитический модуль, позволяющий авторам отслеживать влияние их работ в реальном времени.

Контактная информация

Если у вас возникли вопросы, не описанные в данном руководстве, свяжитесь с нами:

• Телефон: +7 (343) -22‑00‑00 (служба поддержки)
• Электронная почта: support@archive-urfu.ru
• Офис: г. Екатеринбург, пр. Ленина, 51, Зональная научная библиотека УрФУ, кабинет 312

Статья подготовлена на основе публичных данных о проекте «Электронный архив УрФУ» и актуальна на .