В последние годы Республика Казахстан активно внедряет цифровые технологии в архивную деятельность. Появление единого электронного архива позволяет государственным органам, бизнесу и гражданам быстро получать доступ к документам, повышать их сохранность и сокращать издержки, связанные с бумажным хранением.

Правовая база и нормативные акты

Создание и функционирование электронных архивов регулируется рядом законов и подзаконных актов, среди которых:

• Закон Республики Казахстан «Об электронных документах и электронных цифровых подпись» (2020 г.) – определяет правовой статус электронных документов и требования к их подписи.
• Постановление Правительства РК «О государственной программе «Цифровой Казахстан» (2018 г.) – предусматривает создание Единого электронного архива документов (ЕЭАД).
• Приказ Министерства культуры и информации РК «Об организации работы Комитета архивов, документации и книжного дела» – регламентирует функции Комитета и взаимодействие с другими ведомствами.
• Технические регламенты по использованию СУБД Oracle и PostgreSQL в платформе ЭТЛАС.

Основные государственные органы, отвечающие за электронный архив

Ключевыми игроками в сфере электронного архивирования являются:

1. Комитет архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан – главный координатор и разработчик нормативных документов.
2. Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА РК) – хранитель исторических и актуальных государственных документов.
3. Национальный архив Республики Казахстан – отвечает за оцифровку и интеграцию исторических материалов в цифровой фонд.
4. Национальный банк Республики Казахстан (через АО «Банковское сервисное бюро») – реализует электронный архив клиентских банковских документов.

Информационные системы хранения электронных документов

В рамках программы «Цифровой Казахстан» разработаны и внедрены несколько ключевых ИС:

3.1 Единый электронный архив документов (ЕЭАД)

Это веб‑портал, представляющий собой единое окно доступа к государственным услугам по работе с документами. На портале можно:

• Заказать услугу онлайн (заполнение обязательных полей, прикрепление документов).
• Подписать заявку с помощью ЭЦП или SMS‑пароля (необходимо предварительно зарегистрироваться в базе мобильных граждан).
• Отслеживать статус обработки и получать электронные копии документов.

3.2 Платформа ЭТЛАС

ЭТЛАС (Electronic Transaction and Archiving System) – одна из первых отечественных систем, поддерживающая СУБД Oracle и PostgreSQL. Последние версии (5;7) позволяют:

• Классифицировать документы по онтологической модели (типы, атрибуты, структура).
• Хранить данные на разных ресурсах (облачные хранилища, локальные серверы).
• Осуществлять поиск по метаданным и полному тексту.

3.3 Системы Directum и Konica Minolta

Эти решения часто используют крупные коммерческие организации (например, банки) для создания единого хранилища бумажных и электронных документов и их интеграции с корпоративными процессами.

Технологические решения и поставщики

На рынке Казахстана присутствуют как отечественные, так и международные поставщики:

• Konica Minolta – предлагает оборудование для сканирования и программные модули для автоматической классификации.
• Directum – система управления корпоративным контентом, поддерживает гибкую настройку прав доступа.
• АО «Банковское сервисное бюро» – разработало специализированный архив для банковских клиентских документов.
• Местные IT‑компании (например, ОСГ) предоставляют услуги сканирования, оцифровки и последующего размещения в электронных архивах.

Процедуры создания и ведения электронного архива

Стандартный процесс выглядит следующим образом:

1. Сканирование оригиналов – использование сканеров с разрешением не менее 300 dpi.
2. Обработка изображений – очистка, коррекция яркости, распознавание текста (OCR).
3. Классификация и метаданные – присвоение типовых атрибутов (дата, автор, подразделение) согласно онтологической модели.
4. Хранение – загрузка в СУБД (Oracle/PostgreSQL) с резервным копированием на отдельный сервер или в облако.
5. Контроль доступа – настройка ролей, использование ЭЦП для подтверждения подлинности.
6. Мониторинг и аудит – регулярные проверки целостности файлов и соответствия требованиям законодательства.

Преимущества электронного архива для бизнеса и государства

Внедрение электронных архивов дает следующие выгоды:

• Сокращение затрат – отсутствие необходимости в аренде физических помещений и обслуживании бумажных архивов.
• Ускоренный доступ – поиск по метаданным и полному тексту за секунды.
• Повышенная безопасность – контроль доступа, шифрование и резервное копирование.
• Соответствие нормативам – автоматическое соблюдение сроков хранения и требований к подписи.
• Экологичность – уменьшение потребления бумаги и химических веществ.

Проблемы и вызовы

Несмотря на очевидные плюсы, в Казахстане остаются актуальными следующие задачи:

• Сохранность данных – необходимость долгосрочного хранения (до 100 лет) без потери целостности.
• Совместимость – интеграция разнородных систем (Oracle, PostgreSQL, Microsoft SQL) и форматов файлов.
• Кибербезопасность – защита от несанкционированного доступа и атак типа ransomware.
• Квалификация персонала – нехватка специалистов, умеющих работать с онтологическими моделями и системами OCR.
• Финансирование – высокие первоначальные инвестиции в оборудование и программное обеспечение.

Перспективы развития: «Цифровой Казахстан» и Национальный цифровой архив

В рамках государственной программы «Цифровой Казахстан» к 2025 году планируется завершить создание Национального цифрового архива, который объединит:

• Исторические документы, хранящиеся в ЦГА РК и Национальном архиве.
• Электронные документы государственных органов (законы, нормативные акты, статистика);
• Корпоративные архивы крупных компаний, участвующих в проекте.

Ожидается, что система будет поддерживать открытый API, что позволит сторонним разработчикам создавать сервисы поиска и аналитики.

Как подключиться к государственному порталу «Единый электронный архив документов»

Для физических и юридических лиц процесс выглядит так:

1. Перейти на официальный портал и нажать кнопку «Авторизация».
2. Ввести логин и пароль, полученные после регистрации в базе мобильных граждан.
3. Выбрать нужную услугу (например, «Заказ электронного архива»).
4. Заполнить обязательные поля формы и прикрепить сканированные копии документов.
5. Подписать заявку с помощью ЭЦП или SMS‑пароля;
6. Отследить статус заявки в личном кабинете и получить готовый архив в электронном виде.

Электронный архив документов в Казахстане – это ключевой элемент стратегии «Цифровой Казахстан», который уже сегодня обеспечивает более эффективное управление информацией, повышает прозрачность государственных процессов и создает новые возможности для бизнеса. При правильном подходе к технической реализации, соблюдению правовых требований и инвестированию в подготовку кадров, электронный архив станет надежным фундаментом для дальнейшего цифрового развития страны.

Дата публикации: 09 июля 2026 г.