Электронный архив ВРМ (Внутренний ресурсный менеджер) – это модуль в составе платформы 1С:Предприятие 8, который позволяет
создавать, хранить, управлять и архивировать электронные документы и файлы в единой системе,
полностью соответствующей требованиям ФЗ‑44, ФЗ‑63 и требованиям ФНС по электронному документообороту.

Содержание

1. Что такое электронный архив ВРМ?
2. Ключевые функции и возможности
3. Техническая архитектура
4. Юридическое соответствие
5. Этапы внедрения
6. Миграция из файлового хранилища
7. Интеграция с другими решениями 1С
8. Лучшие практики эксплуатации
9. FAQ

Что такое электронный архив ВРМ?

Электронный архив ВРМ – это специализированный модуль, построенный на базе 1С:Документооборот КОРП и
расширяющий его функционал до уровня полноценного Enterprise Content Management (ECM). Он обеспечивает:

• Хранение всех видов электронных файлов (PDF, DOCX, XLSX, изображения, скан‑копии и т.д.) в единой базе данных;
• Контроль жизненного цикла документов: создание → согласование → исполнение → архивирование → уничтожение;
• Поддержку электронных подписей и шифрования;
• Автоматическое формирование метаданных и их индексацию для быстрого поиска;
• Соблюдение требований ФЗ‑44 «О контрактной системе» и ФЗ‑63 «Об электронной подписи».

ВРМ (Внутренний ресурсный менеджер) в контексте 1С – это набор средств, позволяющих управлять не только
документами, но и «ресурсами» (изображения, чертежи, справочные материалы), которые могут использоваться в
различных бизнес‑процессах (бухгалтерия, склад, лизинг, кадровый учет).

Ключевые функции и возможности

Универсальное хранилище

Все файлы сохраняются в базе 1С в виде BLOB‑полей, что исключает необходимость в отдельном файловом сервере.
Для больших объёмов данных предусмотрена поддержка внешних файловых хранилищ (NAS, S3, Azure Blob).

Метаданные и классификация

При загрузке документа система автоматически заполняет метаданные:

• Тип документа (счёт‑фактура, договор, акт, ТТН и т.д.);
• Контрагент, подразделение, проект;
• Ответственный пользователь.

Метаданные индексируются, что позволяет выполнять поиск по любому полю за доли секунды.

Жизненный цикл и политики хранения

Для каждой категории документов задаются политики:

1. Срок активного использования (например, 3 года);
2. Период архивного хранения (до 10 лет);
3. Автоматическое уничтожение после истечения срока.

Все действия фиксируются в журнале аудита.

Электронные подписи и шифрование

Поддержка КриптоПро CSP и ЭЦП позволяет подписывать документы в процессе загрузки.
Шифрование данных осуществляется на уровне СУБД (Transparent Data Encryption) и/или на уровне файлового хранилища.

Интеграция с бизнес‑процессами

Документы из архива могут быть использованы в:

• Бухгалтерском учете (при формировании бухгалтерских проводок);
• Лизинговых сделках (в рамках проекта ВТБ Лизинг – 1С‑ЭДО);
• Кадровом документообороте (КЭДО);
• Торговле (1С:Касса, 1С:Управление торговлей).

Доступ через облако

С помощью 1С:Облачный сервис пользователи могут работать с архивом из любой точки мира,
используя веб‑клиент или мобильные приложения. Это особенно актуально для компаний, использующих
удалённый доступ к 1С (например, через 1C:Fresh).

Техническая архитектура

Ниже представлена типовая схема взаимодействия компонентов:

┌─────────────────────┐
│ 1С:Предприятие 8 │
│ (Конфигурация │
│ «Электронный архив»│
└───────┬─────────────┘
 │
 │ 1С:Документооборот КОРП (ядро ECM)
 ▼
┌─────────────────────┐
│ СУБД (MS SQL / PostgreSQL) │
│ • Таблицы документов │
│ • Таблицы метаданных │
│ • Журнал аудита │
└───────┬─────────────┘
 │
 │ Хранилище BLOB / внешнее файловое хранилище
 ▼
┌─────────────────────┐
│ Облачный сервис 1С │
│ (1C:Fresh, 1C:ITSM)│
└─────────────────────┘

Для масштабных решений рекомендуется:

• Разделить базу данных и файловое хранилище (использовать отдельный сервер NAS или облачное S3);
• Включить репликацию СУБД для отказоустойчивости;
• Настроить резервное копирование метаданных и файлов отдельно.

Юридическое соответствие

Электронный архив ВРМ полностью соответствует требованиям:

• ФЗ‑44 – хранение электронных документов в электронном виде, обеспечение их подлинности и целостности;
• ФЗ‑63 – использование квалифицированных электронных подписей;
• ФЗ‑152 (о персональных данных) – шифрование и контроль доступа к документам, содержащим ПДн;
• Требования ФНС к электронному документообороту (ЭДО) – возможность передачи документов в формате XML/UBL.

Все операции (загрузка, подпись, перемещение в архив, удаление) фиксируются в журнале аудита с указанием
пользователя, времени и причины действия, что упрощает подготовку к проверкам.

Этапы внедрения

Подготовительный этап

1. Анализ текущих процессов документооборота и определение типов документов, подлежащих архивированию;
2. Определение требований к срокам хранения и политикам доступа;
3. Выбор инфраструктуры (сервер БД, файловое хранилище, облачный сервис).

Установка и настройка

• Установить конфигурацию 1С:Электронный архив ВРМ (доступна в каталоге 1С:ИТС);
• Подключить модуль 1С:Документооборот КОРП и настроить интеграцию с основной учетной системой (Бухгалтерия, Управление торговлей и т.д.);
• Создать роли и группы доступа (администратор, архивариус, пользователь‑загрузчик).

Настройка метаданных и классификаторов

В разделе «Справочники» создать классификаторы:

• Тип документа;
• Подразделение;
• Контрагент;
• Проект/Сделка.

Определение политик хранения

Для каждой категории документов задать правила:

1. Срок активного использования;
2. Срок архивного хранения;
3. Требования к подписи (ЭЦП/КЭП).

Обучение пользователей

Провести тренинги по:

• Загрузке и классификации документов;
• Работе с поиском и просмотром;
• Подписанию и передаче в архив.

Тестовый запуск и проверка соответствия

Смоделировать типовые сценарии (создание счета‑фактуры, подписание, архивирование) и убедиться в корректной работе
журнала аудита и резервного копирования.

Переход в продуктив

После успешного теста выполнить миграцию исторических файлов (см. раздел «Миграция») и включить автоматическое
удаление по истечении срока.

Миграция из файлового хранилища

Многие компании используют традиционные файловые серверы (Windows Server, Samba). Перенос в ВРМ происходит в 3 шага:

1. Анализ структуры – сканировать каталоги, определить типы файлов и метаданные (по имени, дате, контрагенту).
2. Экспорт‑импорт – с помощью встроенного механизма «Импорт из файловой системы» загрузить файлы в архив,
   автоматически сопоставив их с классификаторами (можно задать правила маппинга).
3. Верификация – проверить количество загруженных файлов, целостность (контрольные суммы) и корректность метаданных.

Для больших объёмов (терабайты) рекомендуется использовать пакетный импорт через 1С:Enterprise Scheduler или
внешний скрипт (PowerShell + OData) для параллельной загрузки.

Интеграция с другими решениями 1С

Все интеграции реализуются через Общие модули и Обработки, которые вызываются из бизнес‑процессов
(проведение, согласование, печать). При необходимости можно использовать веб‑сервисы (SOAP/REST) для обмена
с внешними системами (CRM, ERP, порталы госуслуг).

Лучшие практики эксплуатации

• Регулярные резервные копии – минимум один полный бэкап БД и отдельный бэкап файлового хранилища каждый день.
• Контроль доступа – использовать роли 1С и групповые политики ОС; ограничить права «удалять» только архивариусам.
• Мониторинг производительности – следить за ростом таблицы Документы, использовать индексы по полям Дата и Тип.
• Обновление криптографии – своевременно обновлять версии КриптоПро CSP и сертификаты ЭЦП.
• Аудит и отчётность – формировать ежемесячные отчёты о количестве загруженных, подписанных и архивированных документов.
• Обучение персонала – проводить повторные тренинги раз в полгода, особенно после обновления конфигурации.

FAQ – часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать ВРМ без 1С:Документооборот?

Технически модуль Электронный архив построен как надстройка над 1С:Документооборот КОРП. Поэтому без него
нельзя получить полноценный ECM‑функционал (журнал аудита, политики хранения, интеграция с подписью).

Какой объём данных поддерживается?

Ограничения зависят от выбранной СУБД и файлового хранилища. При использовании MS SQL Server 2019+ и
внешнего S3‑хранилища практический предел – несколько петабайт, при условии корректного масштабирования.

Нужно ли платить отдельную лицензию?

Лицензирование происходит по модели «пользователь‑модуль». Для небольших компаний (до 20 активных пользователей)
можно оформить «расширенный тариф» 1С:Касса – 200 руб/мес, который уже включает базовый набор функций
ЭДО и архивирования. Для крупных организаций рекомендуется отдельный пакет «Электронный архив ВРМ»,
цена которого обсуждается с представителем 1С.

Как обеспечить соответствие требованиям ФЗ‑44 при работе в облаке?

Облачный сервис 1С (1C:Fresh) обеспечивает:

• Шифрование данных в покое и при передаче;
• Хранение журналов аудита в отдельном защищённом репозитории;
• Географическое расположение дата‑центров в РФ (требуется для персональных данных).

Можно ли интегрировать ВРМ с внешними системами (например, SAP)?

Да. Через OData и REST‑API 1С можно реализовать двусторонний обмен документами. Пример:
SAP получает список подписанных договоров из ВРМ и автоматически загружает их в свой модуль «Contract Management».

Электронный архив ВРМ – это мощный инструмент, позволяющий компаниям полностью перейти
на электронный документооборот, сократить затраты на хранение бумажных носителей и обеспечить
соответствие строгим требованиям российского законодательства. При правильной подготовке,
внедрении и поддержке система становится «единой правдой» для всех бизнес‑процессов:
от бухгалтерии и лизинга до кадрового учета и розничных продаж.

Если вы планируете внедрять ВРМ в своей организации, начните с анализа текущих процессов,
выберите подходящую инфраструктуру и не забывайте про обучение персонала – это залог
успешного перехода к полностью цифровой компании.

Удачной автоматизации!