Электронный архив Югры – это государственная информационная система (АИС), созданная для оцифровки, хранения и предоставления доступа к документам Ханты‑Мансийского автономного округа – Югры. Проект реализуется совместно Службой по делам архивов ХМАО‑Югры, Государственным архивом Югры и муниципальными архивами округа.

Предыстория и нормативная база

Идея создания электронного архива возникла в рамках реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации. Согласно этой стратегии, к 2015 году объем оцифрованных фондов государственных архивов должен был достичь определенного показателя. Архивная служба Югры приняла вызов и приступила к работе над проектом.

• 2013 год – начало пилотного оцифровывания наиболее востребованных дел;
• 2015 год – достижение показателя: 20 % от общего объема фондов Государственного архива Югры переведено в электронный вид;
• 2016‑02‑27 – официальное подтверждение перевода более 26 тыс. особо ценных и востребованных дел в электронный формат;
• 2020‑05‑26 – запуск интернет‑портала «Победа одна на всех!» в честь 75‑летия Победы.

Цели проекта

1. Создать единую электронную базу данных архивных документов ХМАО‑Югры;
2. Обеспечить удаленный доступ к документам для государственных органов, исследователей и широкой публики;
3. Сохранить уникальное документальное наследие региона, особенно документы в ветхом состоянии;
4. Интегрировать архивную систему с другими региональными и федеральными информационными ресурсами (например, порталом «Связь поколений Югры» и генеалогическими сервисами).

Техническая реализация

Основой электронного архива является государственная автоматизированная информационная система (АИС) Электронный архив Югры. Система построена на современных технологиях:

• Используется российская СУБД SMART technologies для обработки больших данных в реальном времени;
• Для хранения изображений документов применяются форматы TIFF и PDF/A, обеспечивающие долгосрочную сохранность;
• Метаданные описываются по стандартам ISAD(G) и Dublin Core, что облегчает поиск и обмен данными;
• Доступ к системе осуществляется через веб‑интерфейс, адаптированный под различные устройства (ПК, планшеты, смартфоны).

На 28 августа 2015 года в работе АИС участвовали:

• руководители и специалисты Службы по делам архивов ХМАО‑Югры;
• сотрудники Государственного архива округа;
• представители 22 муниципальных архивов.

Ключевые показатели и результаты

Показатель	Значение
Оцифрованных особо ценных дел	более 26 тыс.
Процент оцифрованных фондов Госархива Югры	20 % (по состоянию на 2015 г.)
Количество образов листов описей, переведенных в электронный вид	данные уточняются в отчетах за 2014‑2015 гг.
Количество образов архивных документов, переведенных в электронный вид	данные уточняются в отчетах за 2014‑2015 гг.

Помимо основного массива документов, в рамках проекта созданы специализированные порталы:

• Портал «Победа одна на всех!» (запущен 26 мая 2020 г.) – объединяет электронные копии документов, связанных с Великой Отечественной войной, и предоставляет доступ к ним широкой аудитории;
• Генеалогический портал «Связь поколений Югры» – помогает пользователям восстанавливать родословные, используя метрические книги, переписи и другие архивные источники.

Перспективы развития

Архивная служба Югры планирует:

1. Продолжить оцифровку оставшихся фондов, уделяя особое внимание документам в ветхом и аварийном состоянии;
2. Расширить функционал АИС: внедрение модулей распознавания текста (OCR) для рукописных документов, улучшение поисковой аналитики на основе искусственного интеллекта;
3. Интеграция с федеральной государственной информационной системой удаленного использования архивных документов (ГИС УДА), что позволит пользователям осуществлять межрегиональные запросы без необходимости посещения нескольких архивов;
4. Развитие мобильных приложений и сервисов уведомлений о newly оцифрованных материалах.

Электронный архив Югры стал важным элементом информационной инфраструктуры Ханты‑Мансийского автономного округа. Благодаря системному подходу, использованию отечественных технологий и активному взаимодействию всех уровней архивной службы, проект достиг значительных результатов: оцифрованы десятки тысяч ценных документов, созданы удобные онлайн‑порталы для исследователей и широкой публики, заложена основа для дальнейшего развития цифрового наследия региона. Опыт Югры демонстрирует, как современные информационные технологии могут эффективно сохранять и популяризировать историческое наследие, делая его доступным для нынешних и будущих поколений.