С развитием цифровых технологий традиционная работа архивариуса претерпела существенные изменения. Сегодня специалист, отвечающий за электронный архив, сочетает в себе знания классической архивной науки и навыки работы с информационными системами. В данной статье подробно рассмотрены основные задачи, функции электронного архива, профессиональный стандарт и ключевые компетенции архивариуса электронного архива.

Что такое электронный архив?

Электронный архив (ЭА) – это информационная система, обеспечивающая структурированное хранение скан‑образов документов и иных файлов, ведение атрибутивных карточек, поиск по различным критериям, поливариантное представление информации и многие другие функции [источник 3].

• Структурированное хранение скан‑образов документов;
• Ведение атрибутивных карточек (метаданные);
• Поиск документов (атрибутивный, полнотекстовый, по штрихкоду);
• Поливариантное представление информации (сортировка, фильтрация, группировка, итоги);
• Добавление и, при необходимости, удаление документов;
• Хранение всех версий документов (версионность);
• Формирование выборок и массовая выгрузка данных;
• Разграничение прав доступа, резервное копирование, ведение журналов действий пользователей.

Электронный архив может выступать как самостоятельное решение или как первый шаг к созданию единого информационного пространства организации, что способствует эффективному взаимодействию подразделений и внешних партнёров.

Основные задачи архивной службы и архивариуса на предприятии

Согласно материалам профильного портала, основная задача архивного специалиста – грамотная подготовка работы архива с документацией [источник 1]. В задачи архивной службы входят:

• Учёт документов;
• Исполнение требований сотрудников компании;
• Обеспечение сохранности документации;
• Проведение экспертизы ценности;
• Научно‑техническая обработка документации;
• Передача документов во временное пользовременное пользование;
• Отбор документов на уничтожение.

Должностные обязанности архивариуса включают:

• Организацию хранения архивной документации;
• Оформление реестров, описей, журналов учёта выдачи и приема;
• Подготовку документов для передачи в ведомственные архивы;
• Обработку и систематизацию документов организации;
• Проведение экспертизы ценности;
• Составление номенклатуры дел подразделений;
• Отбор документов на уничтожение.

Квалифицированный архивариус обеспечивает быстрый доступ к документации, составляет необходимые акты, готовит документы к уничтожению и гарантирует сохранность информации.

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

В 2018 г. приказом Минтруда России № 266н утверждён профессиональный стандарт, регламентирующий трудовые функции специалиста, работающего с электронным архивом [источник 4]. Стандарт предназначен для:

• Специалистов по работе с документами в организациях любого профиля (государственные, коммерческие, некоммерческие);
• Сотрудников делопроизводства, кадровых служб, ИТ‑подразделений, отвечающих за ввод, хранение и предоставление электронных документов;
• Архивариусов, занимающихся сканированием, регистрацией и формированием электронных копий фонда пользования.

Стандарт описывает следующие группы трудовых функций:

1. Подготовка и ввод документов в электронный архив – сканирование, контроль качества изображений, ввод метаданных, проверка соответствия требованиям формата и классификации.
2. Хранение и обеспечение сохранности электронных документов – организация резервного копирования, контроль целостности файлов, управление версиями, соблюдение условий долгосрочного хранения.
3. Обеспечение доступа и поиска информации – настройка прав доступа, разработка и поддержка поисковых запросов, обучение пользователей работе с системой.
4. Администрирование электронного архива – мониторинг работы системы, обновление ПО, ведение журналов действий, обеспечение соответствия нормативным требованиям (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑125 «Об архивном деле» и др.).
5. Экспертиза ценности и подготовка документов к архивному хранению или уничтожению – оценка исторической, юридической и административной значимости, формирование номенклатуры дел, подготовка актов отбора на уничтожение.

Стандарт также определяет необходимые знания и умения:

• Знание законодательства в области архивного дела, защиты персональных данных и электронного документооборота;
• Понимание принципов создания и функционирования электронных архивов (структурирование, метаданные, версии);
• Навыки работы с СЭД (системами электронного документооборота), СУБД, инструментами сканирования и OCR;
• Умение проводить экспертизу ценности документов и составлять номенклатуру дел;
• Навыки обучения пользователей и подготовки методической документации.

Ключевые компетенции архивариуса электронного архива

Для успешной работы специалисту необходимо сочетать следующие навыки:

Технические компетенции

• Умение работать со сканерами, настройкой параметров разрешения, цветности и формата вывода (TIFF, PDF, JPEG);
• Знание систем управления электронным архивом (SharePoint, 1С:Предприятие, открытые решения на базе FreeBSD/Linux);
• Навыки работы с базами данных (SQL, NoSQL) для хранения метаданных;
• Понимание принципов резервного копирования, RAID‑массивов и облачного хранения;
• Умение использовать инструменты OCR и распознавания штрихкодов для автоматизации ввода данных.

Архивные компетенции

• Знание классификаторов (ОКПД2, ОКВЭД, ОКОГУ) и номенклатур дел;
• Умение проводить экспертизу ценности документов;
• Навыки составления описей, реестров, актов приёма‑передачи;
• Понимание требований к долгосрочному сохранению электронных данных (миграция форматов, контроль целостности).

Коммуникационные и управленческие навыки

• Умение взаимодействовать с подразделениями организации для сбора и передачи документов;
• Навыки обучения пользователей работе с электронным архивом;
• Способность составлять техническую документацию и инструкции;
• Навыки ведения журналов действий и подготовки отчётов для руководства и контролирующих органов.

Преимущества внедрения электронного архива под руководством квалифицированного архивариуса

• Сокращение времени поиска документов – благодаря структурированному хранению и мощным поисковым механизмам;
• Снижение затрат на хранение – уменьшение потребности в физических помещениях и расходных материалах;
• Повышение уровня конфиденциальности – гибкая система прав доступа и аудит действий пользователей;
• Обеспечение сохранности и целостности информации – резервное копирование, контроль версий, защита от несанкционированного изменения;
• Упрощение взаимодействия с контролирующими органами – быстрая подготовка запросов и предоставление требуемых документов в электронном виде;
• Поддержка процессов цифровой трансформации – интеграция с СЭД, ERP‑системами и другими корпоративными приложениями.

Вызовы и перспективы развития профессии

Несмотря на очевидные преимущества, архивариус электронного архива сталкивается с рядом вызовов:

• Быстрое изменение технологий – необходимость постоянного обучения новым форматам файлов, облачным платформам и методам обеспечения долгосрочной сохранности;
• Сопротивление изменениям – привычка сотрудников работать с бумажными документами требует проведения обучающих программ и демонстрации преимуществ ЭА;
• Нормативная неопределённость – в некоторых отраслях отсутствуют чёткие регламенты по электронному архивному хранению, что требует активного участия специалиста в разработке внутренних нормативов;
• Безопасность данных – рост киберугроз предъявляет повышенные требования к защите информации и проведению регулярных аудитов.

Перспективы развития связаны с:

• Внедрением искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения метаданных;
• Развитием блокчейн‑технологий для обеспечения неизменяемости и проверяемости архивных записей;
• Переходом к гибридным моделям хранения (локальное + облачное) с учётом требований суверенитета данных;
• Повышением роли архивариуса как консультанта по управлению знаниями и данным в организации.

Архивариус электронного архива – это специалист, стоящий на стыке традиционной архивной науки и современных информационных технологий. Его задачи выходят далеко за рамки простого хранения документов: он обеспечивает структурированное, безопасное и эффективное управление информационными активами организации, способствует соблюдению законодательных требований и поддерживает процессы цифровой трансформации.

Соблюдение профессионального стандарта «Специалист по формированию электронного архива», постоянное повышение квалификации и готовность адаптироваться к новым технологиям позволяют архивариусу оставаться востребованным специалистом на рынке труда и существенно вносить вклад в эффективность и надёжность работы любой организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (архивные порталы, профессиональные стандарты, описания функционала электронных архивов) и актуальна на .