Электронный архив (ЭА) – это система, предназначенная для долгосрочного хранения, управления и обеспечения доступа к электронным документам в соответствии с нормативными требованиями РФ. В статье рассмотрим основные задачи, виды, нормативную базу, типовые требования к системам, а также пошаговый чек‑лист по созданию цифрового архива в организации.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это информационная система, в которой хранятся электронные документы (ЭД) и связанные с ними метаданные, подписи, машиночитаемые доверенности (МЧД) и другие атрибуты, обеспечивающие их юридическую силу и достоверность.

• Документы могут быть как формализованными (созданными в электронных формах, подпадающих под требования ФЗ «Об электронном документообороте»), так и неформализованными (скан‑копии бумажных документов).
• ЭА обеспечивает единую точку доступа для всех подразделений организации, устраняя необходимость одновременного использования бумажных носителей.
• Система гарантирует целостность, подлинность и конфиденциальность хранимой информации.

Ключевые задачи электронного архива

1. Сокращение времени поиска и получения документов.
2. Устранение риска потери или порчи бумажных носителей.
3. Обеспечение соответствия требованиям нормативных актов (Федеральный закон № 402‑ФЗ, Приказ Росархива № 77 от г. и др.).
4. Поддержка электронных подписей и МЧД.
5. Автоматизация процессов сдачи и получения документов в архив.

Нормативно‑правовая база

Для работы электронного архива необходимо учитывать следующие нормативные документы:

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (утверждён Указом Президента РФ от г.).
• Положение о Федеральном архивном агентстве (пункт 6, подпункт 4).
• Приказ Росархива № 77 от г. – новые требования к системам электронного документооборота (СХЭД).
• Требования к электронным подписям и машиночитаемым доверенностям (МЧД), установленные в рамках ФЗ «Об электронной подписи».
• Методические рекомендации по процессу сдачи электронных документов в архив (разработанные экспертными комиссиями).

Типовые функциональные требования к системам ЭА

Согласно Типовым требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, система должна обеспечивать:

• Поддержку электронных подписей и их проверку.
• Хранение машиночитаемых доверенностей (МЧД) вместе с документами.
• Возможность массовой сдачи документов в архив (batch upload) с автоматическим формированием метаданных.
• Контроль доступа на уровне ролей и прав (RBAC).
• Полный журнал аудита всех операций (просмотр, изменение, удаление).
• Поддержку долгосрочного хранения (не менее 10 лет) с обеспечением неизменности данных.
• Интеграцию с корпоративными СЭД (например, 1С:Документооборот, 1С:Архив) и другими ИТ‑системами.

Виды электронных документов, подлежащих архивированию

К долгосрочному хранению в электронном архиве рекомендуется отнести:

1. Договоры, контракты и их дополнения.
2. Бухгалтерская и налоговая отчетность.
3. Лицензионные соглашения, патенты, сертификаты.
4. Документы, связанные с государственной регистрацией (учредительные документы, уставы).
5. Документы, подпадающие под обязательное хранение в соответствии с отраслевыми нормативами (например, медицинские карты, кадровые дела).
6. Электронные доверенности (МЧД) и другие юридически значимые документы.

Как подготовиться к внедрению электронного архива

Этап 1 – Анализ текущих процессов

• Определить объём и типы документов, которые находятся в бумажном виде.
• Выявить узкие места в текущем документообороте (потери, длительные согласования, отсутствие единого доступа).
• Сформировать команду проекта (архивисты, ИТ‑специалисты, представители бизнес‑подразделений).

Этап 2 – Выбор решения

При выборе системы следует учитывать:

• Соответствие типовым требованиям и нормативам РФ.
• Возможность интеграции с уже используемыми СЭД (1С:Архив, 1С:Документооборот, Etlas‑Soft и др.).
• Наличие модулей сканирования и оцифровки бумажных документов.
• Гибкость управления правами доступа и журнал аудита.

Этап 3 – Актуализация регламентирующей документации

Необходимо привести в соответствие:

• Положение о хранении документов.
• Инструкцию по делопроизводству.
• Положение об экспертной комиссии.
• Регламенты по использованию электронных подписей и МЧД.

Этап 4 – Оцифровка и миграция данных

1. Сканировать бумажные документы с соблюдением требований к качеству (разрешение, цветность).
2. Присвоить каждому документу уникальный идентификатор и заполнить метаданные (дата, тип, ответственный).
3. Проверить корректность электронных подписей и привязать к документу МЧД, если требуется.
4. Загрузить документы в архивную систему, используя функции массовой загрузки.

Этап 5 – Обучение персонала и запуск

• Провести тренинги для архивистов, делопроизводителей и конечных пользователей.
• Разработать инструкции по работе с системой (поиск, получение, сдача документов).
• Запустить пилотный проект в одном подразделении, собрать обратную связь и скорректировать процессы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Чем различаются формализованные и неформализованные электронные документы?

Формализованные документы создаются в электронных формах, поддерживают электронную подпись и полностью соответствуют требованиям ФЗ «Об электронном документообороте». Неформализованные – это скан‑копии бумажных документов, которые могут быть подписаны только в виде изображения подписи.

Какие электронные документы рекомендуется хранить долгосрочно?

Документы, подлежащие обязательному хранению согласно законодательству (договоры, бухгалтерская отчетность, лицензии, МЧД, кадровые документы и др.).

Как обеспечить совместный доступ к одному документу нескольким пользователям?

В электронном архиве документ хранится в единой базе, а доступ к нему регулируется ролями. Пользователи могут одновременно просматривать и работать с документом без необходимости создания бумажных копий.

Что изменилось в порядке подписания электронных документов с 2023 года?

С 1 сентября 2023 г. вступили в силу новые требования, закреплённые Приказом Росархива № 77, которые уточняют порядок применения квалифицированных электронных подписей и обязательность хранения МЧД вместе с подписанными документами.

Чек‑лист по созданию цифрового архива в компании

Примеры реализации

Одним из популярных решений на российском рынке является 1С:Архив. Система поддерживает:

• Автоматическую сдачу электронных документов в архив.
• Хранение МЧД и проверку их подлинности.
• Интеграцию с 1С:Документооборот, что упрощает миграцию данных.
• Гибкую настройку прав доступа и журнал аудита.

Другой пример – Etlas‑Soft, предлагающий модульные решения для государственных органов, полностью соответствующие Приказу Росархива № 77.

Переход от бумажного к электронному архиву – это стратегический шаг, позволяющий организации сократить издержки, ускорить бизнес‑процессы и обеспечить полное соответствие нормативным требованиям. Ключевыми факторами успешного внедрения являются тщательная подготовка, выбор системы, соответствующей типовым требованиям, и грамотная работа с регламентирующей документацией.

Если у вас остались вопросы по организации электронного архива, задавайте их в комментариях – мы с радостью поможем разобраться в деталях.