Электронный архив ЗАГС СПб – это централизованная система хранения, учёта и предоставления в электронном виде актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, перемены имени и др.). Система создана в рамках цифровой трансформации государственных услуг и позволяет гражданам получать выписки, апостилировать документы и исследовать исторические записи без необходимости посещать архивные залы.

Правовая основа функционирования архива

Деятельность электронного архива регулируется рядом нормативных актов:

• Административный регламент по исполнению государственной функции по формированию, хранению, учёту и использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния (распоряжение Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт‑Петербурга от 21 декабря 2009 г.) – основной документ, определяющий порядок ведения и оцифровки актовых книг.
• Изменения к регламенту от 24 февраля 2021 г. (включают требования к защите персональных данных и к электронному документообороту).
• Постановления Правительства Санкт‑Петербурга от 22 октября 2018 г. о создании единого портала «Архивы Санкт‑Петербурга», где открыт удалённый платный доступ к книгам ЗАГС 1918‑1924 гг.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и закон «О персональных данных» – гарантируют законность хранения и доступа к электронным копиям.

Организационная структура

Электронный архив находится в подчинении Отдела информационных технологий, ведомственного архива и информационной безопасности Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт‑Петербурга. Основные подразделения:

1. Сектор ведомственного архива и апостиля – отвечает за хранение оригинальных актовых книг, их оцифровку и выдачу апостилей.
2. Управление информационных технологий – поддерживает программные решения, обеспечивает безопасность данных и интеграцию с порталом «Госуслуги».
3. Отдел регистрации актов о смерти – специализированный доступ к актам о смерти, включая статистику.

Адрес офиса: Фурштатская улица, 52, Санкт‑Петербург (вход со двора). Телефон справочной службы: (812) -17‑54‑76.

Что находится в электронном архиве?

В архиве хранятся как современные, так и исторические записи:

• Книги актов гражданского состояния с 1926 года по настоящее время (рождения, браки, смерти, перемены имени).
• Оцифрованные метрические книги (до 1917 г.) и книги ЗАГС Петрограда (Ленинграда) за 1918‑1924 гг.
• Электронные копии актов, выданных в рамках цифровой трансформации (например, электронные свидетельства о браке, выданные в 2020‑2024 гг.)
• Документы, связанные с международным признанием (апостиль, легализация).

Как получить доступ к электронному архиву?

Существует два основных пути:

Через портал «Архивы Санкт‑Петербурга»

1. Зарегистрируйтесь на официальном портале archives.spb.ru (используйте ЕПГУ/ЕСИА).
2. Выберите раздел «ЗАГС – книги актов» и укажите интересующий период и тип акта.
3. Оплатите услугу (стоимость зависит от объёма и типа документа; цены указаны в тарифном листе портала).
4. Получите электронную копию в формате PDF или оригинальный скан в высоком разрешении.

Через личный кабинет на «Госуслугах»

• Войдите в Госуслуги и найдите услугу «Получить выписку из ЗАГС».
• Заполните заявку, указав ФИО, дату и место события.
• Если документ уже оцифрован, система выдаст его в течение 1‑3 рабочих дней.
• Для получения апостиля – выберите соответствующий пункт и укажите страну назначения.

Важно: При запросе исторических записей (до 1990 г.) может потребоваться подтверждение родства или интереса (например, исследовательская цель).

Процедура получения выписки из электронного архива

1. Подготовка данных – соберите паспортные данные, дату и место события, а также цель получения (для личных нужд, юридических целей, исследования).
2. Заполнение онлайн‑заявки – укажите все обязательные поля, загрузите скан паспорта (для подтверждения личности).
3. Оплата услуги – через банковскую карту, электронный кошелёк или СБП. Сумма варьируется от 300 руб. (выписка) до 1 500 руб. (апостиль).
4. Обработка запроса – сотрудники архива проверяют наличие оцифрованного документа и соответствие запросу (примерно 1‑2 дня).
5. Получение результата – документ отправляется в ваш личный кабинет в виде защищённого PDF; при необходимости можно запросить печатную копию в архиве.

Апостиль и международное признание

Для использования актов за границей необходимо оформить апостиль. Электронный архив позволяет:

• Получить электронный документ с отметкой «Апостиль» в формате PDF.
• Заказать физический апостиль в отделе апостиля (время выполнения – 3‑5 рабочих дней).
• Отслеживать статус заявки через личный кабинет.

Текущие проекты и планы развития

С 2020‑го года в Санкт‑Петербурге активно ведётся оцифровка архивных материалов:

• «Брак и рождение в цифре» – к концу 2024 г. планируется оцифровать все записи ЗАГС с 1926 по 2024 год.
• Сотрудничество с компанией «Ру‑Скан» – автоматизация сканирования актовых книг, внедрение распознавания текста (OCR) для быстрого поиска.
• Интеграция с чат‑ботом «Цифровой Петербург» – пользователи могут задать вопрос о статусе заявки, получить инструкцию по получению выписки и даже оформить запрос через мессенджер.
• Развитие открытого доступа – планируется расширить бесплатный доступ к метрическим книгам 1918‑1924 гг. через библиотечные порталы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Контактные данные и часы работы

Сектор ведомственного архива и апостиля
Комитет по делам записи актов гражданского состояния Санкт‑Петербурга
Адрес: 199106, Санкт‑Петербург, Фурштатская улица, 52 (вход со двора)
Телефон: (812) -17‑54‑76
Электронная почта: archive@zags.spb.ru

Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)

Электронный архив ЗАГС Санкт‑Петербурга – это современный инструмент, который упрощает доступ к важным документам, повышает прозрачность государственных услуг и сохраняет историческое наследие города. Благодаря правовым регламентам, продуманной структуре и активному процессу оцифровки, жители и исследователи могут быстро получать нужные выписки, оформлять апостили и пользоваться архивными материалами без лишних визитов в офис.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в Сектор ведомственного архива и апостиля по указанным выше контактам или воспользоваться онлайн‑службами портала «Архивы Санкт‑Петербурга».