В последние годы в России активно внедряется цифровизация государственных услуг. Одним из ключевых проектов в этой сфере стал Электронный архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС). В статье рассматривается, как реализован этот процесс в Ковровском ЗАГСе (Владимирская область), какие задачи решает электронный архив, какие технологии использованы и какие выгоды получают граждане и сотрудники учреждения.

Исторический контекст и законодательная база

С 1 октября 2018 г. во всех территориальных управлениях Агентства государственных услуг России введена должность архивариуса. Его основная задача – оцифровка всех бумажных документов, находящихся в отделениях ЗАГС, и формирование единого электронного архивного фонда.

Ключевые нормативные акты, регламентирующие процесс:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Минцифры России № 123 от  г. «Об организации электронного архива государственных органов»;
3. Постановление Правительства РФ № 1234 от  г. «О переходе к электронному документообороту в органах ЗАГС».

Согласно плану, все документы, имеющиеся в архиве Ковровского ЗАГСа, должны быть переведены в электронный вид не позднее 1 января 2022 года. На практике процесс завершён, и сейчас работает полностью интегрированная система «Единый электронный архив ЗАГС».

Организационная структура проекта в Коврове

Архивариус – главный исполнитель

В каждом территориальном управлении назначается архивариус. В Ковровском ЗАГСе его обязанности включают:

• Сбор и подготовку бумажных актов (свидетельства о рождении, браке, разводе и др.).
• Оцифровку документов с помощью сканеров высокого разрешения.
• Контроль качества сканов и их соответствия оригиналам.
• Загрузка файлов в централизованную систему и формирование метаданных.
• Обеспечение доступа к архиву для уполномоченных сотрудников через корпоративную VPN‑сеть.

Техническая поддержка

Техническое сопровождение проекта реализовано компанией ЭЛАР совместно с разработчиками системы SAPERION. Основные функции платформы:

• Хранение и резервное копирование цифровых копий актов.
• Управление правами доступа (роли «оператор», «архивариус», «руководитель»).
• Поиск и быстрый вывод документов по параметрам (ФИО, дата, тип акта).
• Интеграция с порталом Госуслуги и локальной информационной системой ЗАГСа.

Технологический стек и процесс оцифровки

Оборудование

Для сканирования используется промышленный сканер формата A3 с разрешением 600 dpi, что позволяет сохранять мелкие детали (подписи, печати, штампы). Сканеры подключаются к отдельному серверу, где происходит предварительная обработка файлов (обрезка, коррекция контрастности).

Программное обеспечение

• SAPERION – ядро архивной системы, отвечает за хранение, индексацию и поиск.
• Модуль Электронный подпись (ЭП) – позволяет подписывать сканы усиленной электронной подписью (УЭП) для юридической силы.
• Интеграционный шлюз API Госуслуг – обеспечивает прямой обмен данными с порталом государственных услуг.

Этапы оцифровки

1. Подготовка документов – сортировка, проверка целостности, удаление дублей.
2. Сканирование – создание TIFF‑файлов, последующее преобразование в PDF/A‑2b (стандарт архивного формата).
3. Метаданные – заполнение полей: номер акта, ФИО, дата, тип документа, ответственный архивариус.
4. Подписание – при необходимости документ подписывается УЭП архивариуса.
5. Загрузка в SAPERION – файлы помещаются в центральный репозиторий, где происходит резервное копирование.
6. Контроль качества – проверка соответствия скана оригиналу, исправление ошибок.

Практические возможности для граждан

Регистрация брака онлайн

Для подачи заявления на регистрацию брака достаточно:

• Подтверждённой учётной записи на портале Госуслуги;
• Электронных копий паспортов (сканы в формате PDF);
• Выбора даты и места проведения церемонии (в Коврове – ул. Дегтярева, д. 19).

Если оба супруга обладают усиленной электронной подписью (УЭП), заявление подписывается полностью онлайн, без необходимости личного визита.

Регистрация расторжения брака

Процедура аналогична: один из супругов отправляет форму, второй получает уведомление в личном кабинете и подтверждает согласие. При наличии УЭП процесс завершается в режиме «один клик».

Доступ к архивным документам

Граждане могут запросить копию любого акта (свидетельство о рождении, браке, разводе) через личный кабинет на портале Госуслуг. После проверки полномочий система автоматически генерирует PDF‑документ с цифровой подписью ЗАГСа.

Адреса и контактные данные

• Главный офис ЗАГСа Ковровского района – 601900, Владимирская область, г. Ковров, ул. Дегтярева, д. 19.
• Отдел записи актов гражданского состояния (АДРЕС 2) – 601902, Владимирская область, г. Ковров, ул. Абельмана, д. 86.
  Тел.: 8 (49232) -‑58‑28 – начальник отдела;
  8 (49232) -‑14‑19 – специалисты.
• Электронная почта: zags.kovrov@gov.ru
• Сайт ЗАГСа: kovrovzags.ru

Преимущества электронного архива

Перспективы развития

На ближайшие годы планируется расширить функционал:

• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в старых сканах.
• Интеграция с медицинскими и образовательными системами для автоматической передачи данных о рождении ребёнка.
• Развитие мобильных приложений, позволяющих сканировать и отправлять документы прямо со смартфона гражданина.
• Создание единой национальной справочной службы, где любой пользователь сможет искать акт по ФИО, дате или номеру без обращения в конкретный ЗАГС.

Электронный архив Ковровского ЗАГСа – это пример того, как современные ИТ‑решения могут трансформировать традиционный государственный сервис, делая его быстрее, удобнее и безопаснее. Благодаря работе архивариусов, платформе SAPERION и поддержке корпорации ЭЛАР жители Коврова уже сегодня могут оформить брак, развод или получить копию любого акта, не выходя из дома. Дальнейшее развитие проекта обещает ещё более тесную интеграцию с другими государственными системами и полное цифровое обслуживание граждан.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в работе с электронным архивом, звоните по указанным выше телефонам или пишите на электронную почту. Сотрудники ЗАГСа всегда готовы помочь.