Электронный архив записей актов гражданского состояния (ЭА ЗАГС) – это централизованная информационная система‚ в которой хранятся оцифрованные копии всех метрических книг и иных документов‚ фиксирующих рождение‚ смерть‚ брак‚ развод‚ усыновление‚ установление отцовства‚ перемену имени и другие важные события гражданской жизни.
Правовое основание и цели создания
Создание и функционирование ЭА ЗАГС регулируется рядом нормативных актов‚ среди которых:
- Федеральный закон от № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
- Постановление Правительства РФ от № 513 «Об утверждении методики распределения субвенций»;
- Федеральные программы развития электронного правительства (2009‑2025 гг.).
Основные цели:
- Обеспечение долговременного и надёжного хранения актовых записей;
- Упрощение доступа к архивным данным для уполномоченных органов и граждан;
- Сокращение бумажного документооборота и ускорение государственных услуг;
- Повышение прозрачности и контроля за сохранностью исторических данных.
Структура и объём архива
В рамках объединённого архива ЗАГС (офиц. название – Архивно‑информационный отдел) находятся:
- Вторые экземпляры записей о рождении‚ смерти‚ брачных союзах‚ разводах‚ усыновлении‚ установлении отцовства и переменах имени;
- Метрические книги православных церквей‚ римско‑католических костёлов и казённых раввинатов;
- Документы‚ срок хранения в органах ЗАГС превысил 100 лет и переданы в государственное хранение.
На 2026 год в системе уже оцифрованы более 31 млн записей по всей России‚ включая Москву‚ Подмосковье‚ Казань и другие регионы.
Технологическая платформа
ЭА ЗАГС реализован в виде единой облачной среды‚ доступной через ГИС «Электронный архив». Ключевые технические характеристики:
- Хранение данных в зашифрованных контейнерах с резервным копированием в нескольких дата‑центрах;
- Поддержка удалённого доступа через защищённый VPN и двухфакторную аутентификацию;
- Интеграция с Госуслугами и ЕГР ЗАГС;
- Возможность работы в читальном зале архивов с использованием специализированных терминалов.
Как получить доступ к архивным данным
Сведения из актов гражданского состояния не являются общедоступными. Доступ предоставляется только уполномоченным лицам (запросы от органов ЗАГС‚ судов‚ нотариусов‚ а также от граждан‚ имеющих законный интерес).
Пошаговая инструкция для граждан
- Подайте заявление в ЗАГС по месту предполагаемой регистрации (можно через МФЦ или Личный кабинет на портале Госуслуг).
- Укажите точные параметры поиска: фонд‚ опись‚ дело‚ дата (при наличии).
- Приложите копию паспорта и документ‚ подтверждающий интерес (например‚ решение суда).
- Получите справку или копию записи в электронном виде (PDF) через Электронный архив или в читальном зале.
Доступ для сотрудников органов ЗАГС
Сотрудники используют единую учетную запись в системе ГИС Электронный архив. Через неё они могут:
- Выполнять поиск по любому параметру;
- Составлять и выдавать повторные свидетельства;
- Обновлять статус актов (например‚ регистрировать развод);
- Экспортировать данные в форматы‚ совместимые с другими государственными информационными системами.
Региональные особенности
Хотя основной реестр централизован‚ каждый субъект РФ имеет свои региональные архивы‚ где хранятся локальные фонды:
- Москва – крупнейшее хранилище вторых экземпляров‚ полностью оцифровано.
- Казань – в 2025 году начала масштабную оцифровку‚ планируется перевести в электронный вид 4 млн записей.
- Самарская область – в рамках Плана 2010‑2012 была реализована система ГИС УИАД (удалённое использование архивных документов).
- Подмосковье – завершено сканирование всех метрических книг‚ доступ через единый портал.
Преимущества электронного архива
| Показатель | Традиционный бумажный архив | Электронный архив |
|---|---|---|
| Время поиска | От нескольких дней до недель | Мгновенно (секунды) |
| Риск потери документов | Высокий (пожары‚ затопления) | Низкий (многократное резервирование) |
| Стоимость хранения | Высокие расходы на помещение и охрану | Оптимизированные расходы на ИТ‑инфраструктуру |
| Доступность для граждан | Только в читальном зале | Онлайн через портал или в МФЦ |
Текущие задачи и перспективы развития
Несмотря на уже достигнутый уровень‚ перед системой стоят следующие задачи:
- Полная оцифровка всех архивных фондов до 2030 года‚ включая религиозные метрические книги.
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей и их индексации.
- Расширение модульной интеграции с другими государственными системами (судебные‚ нотариальные‚ миграционные).
- Обеспечение доступности для лиц с ограниченными возможностями (адаптивный интерфейс‚ голосовое управление).
Как связаться с архивом
Для получения справочной информации рекомендуется обращаться в:
- Орган ЗАГС по месту регистрации;
- Справочно‑информационный центр «Поиск архивной информации» (на официальном сайте архива ЗАГС Москвы);
- Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно).
Электронный архив записей актов гражданского состояния – это фундаментальная часть современной информационной инфраструктуры России. Он обеспечивает надёжное хранение исторических данных‚ упрощает доступ к ним для граждан и государственных органов‚ а также служит базой для дальнейшего цифрового развития страны.
Помните: при необходимости получения копий актов или справок‚ первым шагом всегда является обращение в местный ЗАГС. Если же требуется работа с архивными фондами‚ используйте официальный портал ГИС «Электронный архив» или посетите читальный зал соответствующего регионального архива.
Дата публикации: 11 июля 2026 г.