В современном мире хранение исторической памяти немыслимо без внедрения информационных технологий. Архивы по всей России проходят масштабную трансформацию, переводя бумажные фонды в цифровой формат. Государственный архив Владимирской области (ГБУВО ГАВО) — одно из таких учреждений, которое активно интегрирует современные технологии в свою работу. Особое внимание в последние годы уделяется развитию концепции «электронного читального зала», позволяющего исследователям работать с документами удаленно или с использованием цифровых копий на месте.
О Государственном архиве Владимирской области
Государственный архив Владимирской области является крупнейшим хранилищем документов на территории региона. Архив располагает богатыми фондами, отражающими экономическую, социально-политическую, научную и культурную историю Владимирского края. В стенах учреждения хранятся документы, начиная с XVIII века и до наших дней: метрические книги, ревизские сказки, фонды дореволюционных учреждений, советских органов власти и многое другое.
Для удобства граждан работают как сам архив, так и Архивный отдел Администрации города Владимира. Вся актуальная информация о времени работы, адресах филиалов и контактных телефонах доступна на официальном портале «Архивы России», а также в справочных сервисах (например, 2ГИС).
Оцифровка фондов: от бумаги к цифровому образу
Долгое время исследователи, посещающие ГАВО, сталкивались с определенными трудностями. Как отмечали пользователи на краеведческих форумах, читальный зал архива исторически отличался небольшими размерами, а оцифрованных документов долгое время практически не было. Однако ситуация кардинально изменилась благодаря федеральным и региональным программам цифровизации.
На сегодняшний день оцифровка в Государственном архиве Владимирской области производится в строгом соответствии с Перспективным планом работ по оцифровке архивных документов на 2024–2028 гг. В рамках этого плана предусмотрен перевод в электронный вид огромного массива дел, что является базой для создания полноценного электронного читального зала.
Проекты по оцифровке метрических книг и ревизских сказок
Наибольший интерес для генеалогов и краеведов представляют метрические книги и ревизские сказки, главные источники для составления родословных. Как сообщалось в профильных IT-изданиях (CNews, новости ЭЛАР), Владимирский архив реализовал масштабный проект по оцифровке этих ценных документов.
По словам Натальи Владимировны Мозиной, представляющей архив, электронные копии оцифрованных архивных документов выдаются сотрудникам и пользователям читального зала. Более того, цифровые образцы подгружаются в комплексную информационную систему «КАИСА-Архив», что в перспективе открывает возможности для их удаленного просмотра через интернет. Это важнейший шаг к созданию удаленного электронного читального зала.
Порядок работы в читальном зале и доступ к документам
Доступ к архивным документам, в т.ч. к электронным образам, регулируется законодательством Российской Федерации. Особое внимание уделяется документам, содержащим государственную или конфиденциальную информацию — доступ к ним осуществляется с учетом установленных ограничений.
Правила заказа документов
Для работы в читальном зале архива необходимо соблюдать определенный порядок заказа дел. В архивах Российской Федерации (и ГАВО не является исключением) действуют строгие лимиты для обеспечения сохранности фонда и равномерной нагрузки на сотрудников хранилища:
- Заказ документов для работы в читальном зале ограничен 20 делами общим объемом не более 1500 листов.
- Допускается заказ не более одного дела, если его объем превышает 1500 листов.
Для экономии времени исследователя заказы-требования на дела должны передаваться за несколько дней до фактического посещения Архива. При наличии точных поисковых данных (архивных шифров: фонд, опись, дело/единица хранения) заявки можно подавать дистанционно — по телефону или по электронной почте.
Санитарные нормы и безопасность
Важно отметить, что работа читальных залов государственных и муниципальных архивов РФ регламентируется не только архивными правилами, но и методическими рекомендациями Роспотребнадзора (в частности, МР 3.1/-20, утвержденные ). Эти рекомендации определяют порядок работы архивов в условиях сохранения рисков распространения инфекционных заболеваний, обеспечивая безопасность как сотрудников, так и посетителей.
Электронный архив документов Правительства Владимирской области
Стоит отметить, что понятие «электронного архива» во Владимирской области применимо не только к историческим документам, но и к современным нормативным актам. Существует отдельный Архив документов правительства Владимирской области. В этой электронной базе данных можно найти приказы, постановления, распоряжения, письма, решения, законы и положения исполнительных органов власти региона. Этот ресурс полностью удаленный и доступен любому пользователю сети Интернет без необходимости заказа дел.
Развитие электронного читального зала Государственного архива Владимирской области — это поступательный процесс. Благодаря внедрению системы «КАИСА-Архив» и выполнению плана оцифровки на 2024–2028 годы, архив преодолевает прежние ограничения, такие как нехватка рабочих мест в физическом читальном зале.
Сегодня исследователям доступны высококачественные электронные копии метрических книг и ревизских сказок прямо в стенах архива, а в будущем объем удаленного доступа к цифровому наследию Владимирского края будет только расширяться, делая работу с историческими источниками более комфортной и безопасной для самих уникальных бумажных оригиналов.