В современном бизнесе и в государственных структурах всё большее значение приобретает электронный документооборот. Правильное оформление, хранение и последующее использование электронных документов в архиве регулируются рядом нормативных актов, среди которых ключевую роль играет ГОСТ Р 59999‑2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели», вступивший в силу 1 декабря 2025 года.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, определяющие порядок работы с электронными архивными материалами:

1. Федеральный закон от 29 июня 2015 г. № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (статья 26 – правила применения ГОСТ Р 59999‑2025).
2. ГОСТ Р 59999‑2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели».
3. Приказы Минцифры РФ, регламентирующие долгосрочное хранение электронных документов (в частности, требования к формату, метаданным и средствам защиты).
4. Правила обмена электронными грузовыми накладными на воздушном транспорте (утверждены правительством РФ) – пример отраслевого применения.

Все эти документы образуют единую правовую основу для формирования, регистрации, хранения и использования электронных архивных материалов.

Основные понятия

• Электронный документ (ЭД) – информация в цифровой форме, оформленная в соответствии с установленными требованиями к структуре, метаданным и средствам защиты.
• Электронный архив (ЭА) – совокупность электронных документов, их метаданных и средств их обеспечения, предназначенных для длительного хранения и последующего использования.
• Эталонная модель – набор обязательных и рекомендательных требований к структуре, содержанию и процессам управления электронными документами (см. ГОСТ Р 59999‑2025).
• Метаданные – сведения, описывающие документ (дата создания, автор, тип, классификатор, срок хранения и т.д.).
• Электронная подпись (ЭП) – криптографический механизм, обеспечивающий подлинность и целостность ЭД.

Этапы оформления электронного документа в архив

Процесс оформления электронного документа в архив делится на несколько последовательных этапов. Каждый из них имеет свои требования и контрольные точки.

Инициирование документа

1. Определение типа документа (служебная записка, договор, акт, электронная накладная и т.д.) согласно классификатору организации.
2. Назначение ответственного за создание (автора) и контролирующего (руководителя подразделения).
3. Выбор формата файла в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 59999‑2025 (PDF/A‑2, XML, TIFF и др.).

Формирование содержания

• Соблюдение структурных требований (заголовок, реквизиты, основной текст, подписи).
• Применение унифицированных справочников (коды ОКВЭД, ОКТМО, классификатор дел).
• Обеспечение целостности данных – проверка отсутствия ошибок, дублирования и несоответствий.

Присвоение метаданных

Метаданные заполняются автоматически системой электронного документооборота (СЭД) или вводятся вручную в случае отсутствия автоматизации. К обязательным полям относятся:

Применение электронной подписи

1. Генерация криптографического хеша документа.
2. Подписание хеша с помощью сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
3. Встраивание подписи в документ (PDF/A‑2 с подписью, XML‑DSig и др.).
4. Регистрация подписи в журнале контроля (лог‑файл).

Регистрация в системе электронного архива

После подписания документ помещается в хранилище электронных архивов (E‑Archive). На этом этапе происходит:

• Запись журнала регистрации (время, пользователь, действие).
• Назначение уровня доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный).
• Создание резервных копий в соответствии с политикой резервного копирования (минимум 3 копии, хранение в разных географических зонах).

Долгосрочное хранение

ГОСТ Р 59999‑2025 предписывает использовать форматы, обеспечивающие непрерывный доступ к документу в течение всего срока хранения (PDF/A, XML, OpenDocument). Кроме того, необходимо:

1. Периодически проверять целостность файлов (контрольные суммы SHA‑256).
2. Обновлять технологию хранения (медиа‑замена, миграция форматов) не реже чем раз в 5 лет.
3. Вести реестр миграций, фиксируя дату, тип операции и ответственного.

Технические требования к системе электронного архива

• Поддержка форматов, одобренных ГОСТ Р 59999‑2025 (PDF/A‑2, XML, TIFF, CSV).
• Механизмы контроля доступа (RBAC – role‑based access control, MFA – многофакторная аутентификация).
• Средства криптографической защиты (ЭП, шифрование данных в покое и при передаче).
• Автоматическое формирование и хранение журналов (лог‑файлы, аудит).
• Интеграция с СЭД и другими корпоративными системами (ERP, CRM).

Процедуры контроля и аудита

Для обеспечения соответствия требованиям ГОСТ и ФЗ 162‑ФЗ необходимо проводить регулярные проверки:

1. Внутренний аудит – минимум раз в полугодие, проверка полноты метаданных, корректности подписей, соответствия сроков хранения.
2. Внешний аудит – по требованию контролирующего органа, с предоставлением доступа к журналам и резервным копиям.
3. Тестирование восстановления – ежегодная проверка возможности восстановления документов из резервных копий в течение 24 часов.

Практические рекомендации

• Стандартизировать названия файлов: YYYYMMDD_Тип_УникальныйID.pdf.
• Использовать централизованный справочник классификаторов (ОКВЭД, ОКТМО) для единообразия метаданных.
• Обучать персонал правилам работы с ЭП и требованиям к заполнению метаданных.
• Внедрять автоматические уведомления о приближении срока уничтожения или миграции документов.
• Регулярно обновлять программное обеспечение архивной системы, учитывая новые версии ГОСТ и рекомендации Минцифры.

Оформление электронных документов в архив – это комплексный процесс, который включает в себя правовую, методологическую и техническую составляющие. С введением в действие ГОСТ Р 59999‑2025 организации получили чёткую эталонную модель, позволяющую обеспечить:

• Долговременное и надёжное хранение электронных материалов;
• Гарантированную подлинность и целостность документов;
• Удобный поиск и доступность информации для уполномоченных лиц;
• Соответствие требованиям законодательства РФ.

Тщательное соблюдение описанного порядка оформления и постоянный контроль за соблюдением нормативов позволяют компаниям и государственным структурам эффективно управлять своими электронными архивами, минимизировать риски потери данных и обеспечить юридическую силу электронных документов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.