В эпоху цифровизации культурного и научного наследия создание удобных и доступных инструментов поиска архивных документов становится приоритетной задачей. Электронный каталог Архива РАН — это ключевой информационный ресурс, обеспечивающий удаленный доступ к фондам одного из крупнейших научных архивов страны. В данной статье подробно рассматриваются история создания, структура, функционал и порядок работы с данной системой.

Общие сведения об Архиве РАН

Архив Российской академии наук (АРАН) — это федеральное государственное бюджетное учреждение науки (ФГБУН), являющееся центральным архивом Академии наук, хранящим документы по истории отечественной науки с XVIII века по настоящее время.

• Официальное наименование: Федеральное государственное бюджетное учреждение науки «Архив Российской академии наук».
• Сокращенное наименование: АРАН.
• Адрес (Москва): 117218, г. Москва, В-218, Новочеремушкинская ул., д. 34.
• Директор: Работкевич Александр Викторович, кандидат культурологии.
• Контакты: тел. 8 (499) -29-35-55; e-mail: archive_ran@mail.ru (восстановлен на основе предоставленных данных).
• Санкт-Петербургский филиал (СПбФ АРАН): имеет самостоятельный электронный каталог и сайт.

Информационная система «Архивы РАН» (ИС АРАН)

Технологической основой электронного каталога является Информационная система «Архивы РАН» (ИС АРАН). Ядро системы — программное обеспечение «Учет и Каталог» и база данных «Архив РАН».

Важный исторический этап: в декабре 2009 года данные программные продукты и база данных были официально зарегистрированы в Роспатенте (свидетельства № 2009620604 и № 2009617035), что подтверждает их уникальность и авторские права.

Цели создания ИС АРАН:

1. Обеспечение неограниченного доступа пользователей к электронным формам научно-справочного аппарата и архивных материалов.
2. Отражение научного и культурного наследия России.
3. Использование ресурсов в научных, образовательных и познавательных целях.
4. Формирование единого централизованного доступа к информации о фондах (взаимодействие с ГИС УИАД, Государственной информационной системой единого архивного фонда, создаваемой Росархивом).

Структура и состав электронного каталога

Электронный каталог АРАН — это не просто перечень дел, а сложная многоуровневая система, интегрирующая различные виды описи и каталоги. На данный момент (с учетом перспектив развития) в системе доступны или планируются к размещению следующие разделы:

Центральный фондовый каталог (Москва)

Основной раздел, охватывающий документальный фонд Архива РАН в Москве. Здесь представлена задокументированная история учреждений Академии наук после 1934 года (официальная дата переезда Академии в Москву). Включает:

• Список фондов: полная номенклатура фондообразователей.
• Реестр описей: подробное описание состава фондов.
• Электронный каталог дел: поиск по заглавиям дел, датам, шифрам.

Электронный каталог СПбФ АРАН (Санкт-Петербургский филиал)

Имеет собственный интерфейс и расширенный функционал поиска:

• Расширенный поиск (а-я): по реквизитам дела, хронологии, фондообразователю.
• Поиск по структуре: Фонды → Дела → Документы.
• Именной указатель: поиск персон (ученых, сотрудников Академии), упоминаемых в документах.
• Разделы «Об архиве» и «Фонды»: справочная информация о структуре и истории филиала.

Специализированные каталоги и базы данных

Помимо основного фондового каталога, в ИС АРАН интегрируются (или планируется интеграция) специализированные ресурсы:

• Электронный фотокаталог (фототека): доступ к визуальным материалам — портретам ученых, снимкам научных объектов, экспедиций, церемоний.
• Каталог научно-справочной библиотеки: учет книжных фондов, периодики, раздробленых публикаций.
• Каталоги отчётов о полевых исследованиях: уникальные коллекции отчетов экспедиций (в т.ч. Научно-отраслевого архива ИА РАН).
• Электронные полевые отчёты: полнотекстовый доступ к цифровизированным версиям отчетов.
• Справочно-информационный фонд: вспомогательные материалы, биографические справки, тематические указатели.

Функционал и возможности для пользователя

Современный интерфейс ИС АРАН (доступный по адресу arran.ru и сайтам филиалов) предоставляет следующие ключевые функции:

Регистрация и личный кабинет

Для полноценной работы с системой (в частности, для заказа документов) требуется регистрация на сайте. После авторизации пользователю доступен личный кабинет с историей запросов и статусами заказов.

Удаленный заказ документов

Одна из самых востребованных функций — возможность заказать дело удаленно:

1. Пользователь находит нужное дело через каталог.
2. Нажимает кнопку заказа (электронное требование).
3. Срок готовности: заказанные дела доступны для работы в читальном зале на третий рабочий день после подачи требования.

Примечание: Сам документ в полнотекстовом виде в открытом доступе может отсутствовать (из-за авторских прав или отсутствия оцифровки), каталог дает описание (описную единицу хранения). Для изучения оригинала необходим визит в читальный зал.

Видеоинструкции и справка

На сайте размещены видеоинструкции по работе с электронным каталогом, что значительно снижает порог входа для новых пользователей (историков, студентов, генеалогов).

Уточнение информации

Предусмотрен механизм обратной связи: пользователи могут сообщать об ошибках в каталогах (опечатки в заглавиях, неточности в датах), что способствует постоянному улучшению качества данных.

Прием-передача документов и пополнение каталога

Электронный каталог — это живой организм. Архив ведет активную работу по пополнению фондов:

• Прием-передача кинофотовидеодокументов в архив.
• Оцифровка и описание новых поступлений (в т.ч. личных фондов ученых, архивов научных институтов).
• Регулярное обновление реестра описей и именных указателей.

Значение для науки и общества

Создание и развитие электронного каталога АРАН имеет фундаментальное значение:

• Демократизация доступа: исследователи из любых регионов России и мира могут провести предварительный поиск без поездки в Москву или Санкт-Петербург.
• Сохранение оригиналов: уменьшается физическая нагрузка на уникальные документы за счет предварительного отсева нерелевантных дел через каталог.
• Наукоуправление и история науки: система позволяет восстанавливать организационную структуру Академии, кадровую политику, хронику открытий и экспедиций.
• Интеграция в ГИС УИАД: данные АРАН становятся частью национального архивного информационного пространства, обеспечивая межархивный поиск.

Перспективы развития

Согласно информации, размещенной на ресурсах Архива, в ближайшее время планируется:

• Размещение полной информации о составе документов и фондов архива.
• Публикация описей фондов в открытом доступе (в формате PDF или интерактивных таблиц).
• Полная интеграция каталогов фототеки и научно-справочной библиотеки в единый поисковый интерфейс.
• Расширение базы полнотекстовых электронных копий документов (в рамках проектов оцифровки).

Полезные ссылки и ресурсы

Для начала работы рекомендуется использовать следующие официальные точки входа:

• Официальный сайт Архива РАН (Москва): arran.ru (архивная копия доступна на Wayback Machine).
• Сайт Информационной системы «Архивы РАН»: прямой доступ к Центральному фондовому каталогу.
• Официальный сайт Санкт-Петербургского Филиала АРАН: для работы с фондами СПбФ (исторический архив Академии до 1934 г. и Ленинградского отделения).
• Сайт Федерального архивного агентства (Росархив): rosarchives.gov.ru — для межархивного поиска через ГИС УИАД.

Электронный каталог Архива РАН, это не просто цифровая копия карточки каталога, а мощная информационно-аналитическая система, созданная на базе зарегистрированного в Роспатенте программного обеспечения. Она решает ключевую задачу — делает прозрачным и доступным массив документов, отражающий историю российской науки за почти три столетия. Благодаря возможности удаленного заказа, наличию именных указателей, специализированных каталогов (фото, полевые отчеты) и интеграции с государственными системами (ГИС УИАД), ИС АРАН является незаменимым инструментом для историков науки, биографов, социологов и всех, кто интересуется наследием Академии наук.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта АРАН, ИС «Архивы РАН», ресурсов СПбФ АРАН и Росархива. Актуально на .