Электронный петербургский архив – это комплексная система, объединяющая цифровые хранилища, программное обеспечение и онлайн‑порталы, предназначенные для долговременного сохранения и удобного доступа к документам, относящимся к истории Санкт‑Петербурга и его регионов․ Проект реализуется под руководством Архивного комитета Санкт‑Петербурга и тесно взаимодействует с национальными институтами, такими как Российский государственный исторический архив (РГИА)․

Исторический контекст и законодательная база

Архивный комитет Санкт‑Петербурга является исполнительным органом государственной власти, отвечающим за формирование и реализацию государственной политики в области архивного дела на территории города․ Его задачи включают:

• координацию работы всех государственных и муниципальных архивов;
• разработку нормативных актов, регулирующих хранение и доступ к архивным материалам;
• внедрение современных технологий для обеспечения юридической значимости электронных документов․

С 2022 года в России действует Федеральный закон «Об архивном деле», который определяет требования к электронному архиву, в т․ч․:

1. обеспечение неизменности и подлинности электронных документов;
2. долговременное хранение с гарантией сохранности не менее 100 лет;
3. защиту от несанкционированного доступа, удаления и модификации․

Технологические решения

2․1 Роботизированные накопители ELARobot НСМ

На Петербургском международном экономическом форуме (ПМЭФ) был представлен российский опыт применения ELARobot НСМ – автоматизированных систем хранения, способных удерживать данные в течение более ста лет․ Ключевые особенности:

• модульная архитектура, позволяющая масштабировать ёмкость от нескольких терабайт до нескольких петабайт;
• полный контроль над процессом миграции данных и их проверкой на целостность;
• интеграция с системами электронного подписания для подтверждения юридической силы документов․

2․2 Оптические носители архивного класса

Для обеспечения «физической» долговечности данных используются оптические диски (BD‑XL, архивные DVD) с покрытием, устойчивым к воздействию УФ‑излучения и температурных колебаний․ Такие носители способны сохранять информацию без деградации более 100 лет при соблюдении условий хранения;

2․3 Программное обеспечение

Для создания и управления электронными архивами в Санкт‑Петербурге применяются две основные системы:

АРХИВ‑СПБ «Электронный архив» 1․29SE

Эта программа предназначена для внедрения электронных архивов в организациях любого типа, включая филиалы и холдинги․ Функционал включает:

• автоматизированный ввод и классификацию документов;
• поддержку метаданных в соответствии с ГОСТ 7․0‑2003;
• контроль доступа и журналирование действий пользователей;
• интеграцию с системами электронного документооборота (ЭДО)․

ЭТЛАС – юридически значимый электронный архив

Компания Этлас‑Софт реализует внедрение решения ЭТЛАС в Санкт‑Петербургском центре повышения квалификации и в ряде муниципальных учреждений․ Система обеспечивает:

• подтверждение юридической силы электронных копий;
• шифрование данных и их хранение в «облачных» резервных копиях;
• возможность удалённого доступа через защищённый веб‑интерфейс․

Онлайн‑порталы и сервисы доступа

3․1 spbarchives․ru

Портал spbarchives․ru объединяет семь городских архивов и предоставляет пользователям:

• поиск и просмотр архивных документов онлайн;
• заказ копий и цифровых сканов;
• подачу запросов в электронном виде;
• регистрацию единого аккаунта для доступа ко всем архивам Санкт‑Петербурга․

3․2 Электронный архив национальной периодики

В рамках проекта Электронный архив национальной периодики оцифрованы газеты и журналы, издававшиеся в Петрограде с XIX века․ Пользователи могут:

1. выполнять расширенный поиск по датам, темам и авторам;
2. скачивать отдельные выпуски в формате PDF;
3. использовать материалы в научных и образовательных проектах․

3․3 Портал запросов в архивы (cgashidak․gov․spb․ru)

Сайт cgashidak․gov․spb․ru позволяет подавать заявления на получение услуг архивов в электронной форме, а также оплачивать продление доступа к документам․

Ключевые проекты и инициативы

• ELARobots NCM – демонстрация роботизированных систем хранения на ПМЭФ 2024․
• Проект «Год литературы в России» – цифровой доступ к документам о жизни Н․ А․ Лохвицкой (Тэффи) в 1960‑х годах․
• «Блокада Ленинграда: главные документы» – онлайн‑коллекция, подготовленная Росархивом в 2024 году․
• Создание Электронного семейного архива при поддержке Петербургского Института Иудаики․

Преимущества электронного архива

Проблемы и вызовы

Несмотря на очевидные выгоды, переход к полностью электронному архиву сопряжён с рядом сложностей:

• Техническая совместимость – необходимость интеграции разнородных ИТ‑систем и обеспечения их долгосрочной поддержки․
• Кибербезопасность – защита от хакерских атак, ransomware и несанкционированного доступа․
• Юридическая адаптация – согласование электронных подписей и метаданных с действующим законодательством․
• Обучение персонала – подготовка архивистов к работе с новыми инструментами и процессами․

Перспективы развития

В ближайшие пять‑десять лет планируется:

1. Полная миграция всех фондов Санкт‑Петербургского архивного комитета в электронный формат;
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в исторических рукописях;
3. Создание единой национальной сети «Электронный архив России», где петербургские фонды станут ключевыми узлами;
4. Развитие открытого доступа к документам, не подпадающим под ограничения по конфиденциальности, с целью поддержки научных исследований и образования․

Как воспользоваться электронным архивом Санкт‑Петербурга

Для граждан и исследователей процесс доступа выглядит следующим образом:

1. Зарегистрировать аккаунт на портале spbarchives․ru (можно использовать один логин для всех семи архивов)․
2. Ввести запрос в электронную форму, указав параметры поиска (дата, тема, тип документа)․
3. Получить результаты в виде цифровых копий, просмотреть их онлайн или заказать печатные репродукции․
4. При необходимости продлить доступ к материалам – нажать кнопку «Продлить доступ» и оплатить требуемый период․

Контактные данные для справок:

• Телефон: (812) -17‑54‑76
• Электронная почта: cgashidak@gov․spb․ru

Электронный петербургский архив – это современный пример того, как традиционное архивное дело может трансформироваться под воздействием новых технологий, сохраняя при этом историческую ценность и юридическую силу документов․ Интеграция роботизированных накопителей, оптических носителей архивного класса, а также специализированных программных решений делает возможным хранение информации более 100 лет, открывая новые горизонты для исследователей, историков и простых граждан․

С учётом текущих тенденций и планов развития, петербургский электронный архив обещает стать одной из самых передовых цифровых архивных систем в России и в Европе․