ЭПК – аббревиатура от Электронный процессный комплекс. Это комплекс программных и аппаратных средств,
предназначенный для автоматизации работы архивов на уровне субъекта Российской Федерации. В статье мы подробно
разберём, какие задачи решает ЭПК, какие функции включает, как происходит внедрение и какие выгоды получает

региональная архивная система.

Основные цели создания ЭПК архива области

• Цифровизация архивных фондов и переход от бумажных носителей к электронным.
• Обеспечение единого доступа к документам для всех государственных и муниципальных органов.
• Повышение уровня защиты и сохранности исторических и правовых материалов.
• Оптимизация процессов документооборота, ускорение поиска и выдачи архивных материалов.
• Соблюдение требований ФЗ «Об архивном деле» и международных стандартов (ISO 15489, ISO 16175).

Структура ЭПК архива области

ЭПК состоит из нескольких взаимосвязанных подсистем:

1. Модуль регистрации и описания документов (МРОД) – вводит метаданные, формирует электронные описания
   (EAD, METS).
2. Хранилище цифровых объектов (ЭХО) – защищённый серверный кластер для хранения сканов, фото,
   аудио‑ и видеоматериалов;
3. Система управления доступом (СУД) – роли, права, журнал аудита, интеграция с ЕГИСЗ и другими гос‑системами.
4. Поисковый движок (ПОИСК) – полнотекстовый поиск, фасетный поиск по метаданным, поддержка
   многокритериального фильтра.
5. Модуль обмена (МОЭ) – стандартизованный API (REST, SOAP) для обмена данными с другими архивами и
   информационными системами.
6. Контроль качества и цифровая консервация (ККДК) – проверка целостности файлов, миграция форматов,
   резервное копирование.

Ключевые функции ЭПК

• Регистрация новых поступлений – автоматическое присвоение уникального идентификатора (UID) и
  формирование карточки документа.
• Электронный документооборот – передача материалов между подразделениями без бумажных носителей.
• Поиск и навигация – быстрый поиск по ключевым словам, датам, тематикам, типам документов.
• Контроль доступа – разграничение прав для сотрудников, исследователей, граждан.
• Аудит и журналирование – запись всех действий пользователей, что обеспечивает прозрачность и
  соответствие требованиям законодательства.
• Цифровая консервация – периодическая проверка контрольных сумм, миграция в новые форматы, резервные
  копии в разных географических зонах.
• Отчётность и аналитика – формирование статистики использования, нагрузки, состояния хранилища.

Технологический стек

Для реализации ЭПК обычно используют проверенные решения:

Порядок внедрения ЭПК в архиве области

Внедрение обычно проходит несколько фаз:

1. Аналитика и планирование – оценка текущего состояния фондов, определение объёмов оцифровки,
   формирование ТЗ.
2. Подготовка инфраструктуры – закупка серверов, настройка сетей, обеспечение резервного питания.
3. Разработка и кастомизация – настройка модулей под региональные требования, интеграция с
   существующими ИС (ГИС, ЕГРН).
4. Оцифровка материалов – сканирование, OCR, метаданные, проверка качества.
5. Тестирование и пилотный запуск – проверка всех функций в ограниченном режиме, обучение персонала.
6. Полноценный запуск – переход всех новых поступлений в электронный режим, миграция части
   исторических фондов.
7. Поддержка и развитие – регулярные обновления, мониторинг, расширение функционала.

Правовые и нормативные аспекты

ЭПК обязана соответствовать ряду нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле» (статьи 5‑9 о цифровой обработке документов).
• ГОСТ Р 7.0.100‑2018 «Электронные документы. Общие требования».
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 15489‑1‑2002 «Информационно‑документальная деятельность. Управление документами».
• Требования к защите персональных данных (ФЗ № 152‑2013) при работе с документами, содержащими ПДн.
• Регламент ФСБ о криптографической защите государственных информационных систем.

Преимущества для региона

Внедрение ЭПК архива области даёт ощутимые выгоды:

• Сокращение времени поиска – от дней до нескольких секунд.
• Экономия средств – уменьшение расходов на бумагу, хранение, транспортировку.
• Повышение открытости – возможность публичного доступа к документам в рамках закона.
• Укрепление культурного наследия – цифровая консервация редких и уязвимых материалов.
• Поддержка научных исследований – упрощённый доступ к архивным данным для учёных и студентов.

Примеры успешных внедрений

Ниже перечислены несколько регионов России, где ЭПК уже работает в полном объёме:

1. Московская область – система «ЭПК‑МО», охватывающая более 12 млн документов, интегрирована с
   «Госуслуги».
2. Татарстан – проект «Электронный архив Татарстана», реализованный совместно с IT‑компанией «Код
   Фокус».
3. Новосибирская область – «ЭПК‑Новосибирск», где особый упор сделан на хранение аудиовизуального
   наследия.

Перспективы развития

В ближайшие годы ожидаются следующие тенденции:

• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотации документов.
• Расширение облачных сервисов – гибридные модели хранения с публичными и частными облаками.
• Подключение к национальной сети открытых данных (Open Data) для более широкого использования
  архивных материалов.
• Развитие блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности и неизменности цифровых копий.

Как начать работу с ЭПК в вашем регионе

Если вы представитель архивного учреждения и хотите внедрить ЭПК, следуйте простому чек‑листу:

1. Сформируйте рабочую группу из ИТ‑специалистов, архивистов и юристов.
2. Закажите техническое обследование текущих процессов и инфраструктуры.
3. Разработайте проектный план с бюджетом и сроками.
4. Выберите поставщика решения (можно рассмотреть готовые платформы: «Электронный архив», «DocuArch»,
   «OpenArch»).
5. Запустите пилотный проект на небольшом наборе документов.
6. Проведите обучение персонала и подготовьте методические рекомендации.
7. Перейдите к масштабному внедрению и постоянному мониторингу.

ЭПК архива области – это современный инструмент, который преобразует традиционный архив в гибкую,
безопасную и доступную информационную систему. Он отвечает требованиям законодательства, экономит ресурсы
и открывает новые возможности для научных и культурных проектов. При правильном подходе к планированию,
технической реализации и обучению персонала региональный архив сможет стать образцом цифровой трансформации
в России.

Если у вас остались вопросы или требуется консультация по внедрению ЭПК, напишите нам.
Мы поможем подобрать оптимальное решение под ваш бюджет и задачи.

Дата публикации: