Электронный технический архив (ЭТА) – это система, позволяющая хранить, искать и управлять всеми техническими документами предприятия (чертежи, спецификации, протоколы испытаний, нормативные акты и т.д.) внутри платформы 1С. В статье рассмотрены основные принципы организации ЭТА, его нормативная база, составные части решения 1С:Архив и 1С:БГУ, а также пошаговый план внедрения.

Почему нужен электронный технический архив?

• Сокращение расходов на бумажные носители и их хранение.
• Быстрый поиск нужных чертежей и спецификаций в любой момент.
• Обеспечение юридической значимости документов в соответствии с ФСБУ 27/2021 и требованиями Росархива.
• Автоматизация процессов согласования, подписания и контроля доступа.
• Уменьшение риска потери информации при стихийных бедствиях (резервные копии, репликация).

Нормативно‑правовая база

ЭТА в 1С строится на основе следующих актов:

1. ФСБУ 27/2021 – федеральный стандарт бухгалтерского учёта, регламентирующий хранение электронных документов.
2. Требования Росархива к долговременному хранению электронных и бумажных документов.
3. Нормативные акты по архивному делу (ФЗ 73‑2002, Приказ Минкультуры № 123‑р).

Соблюдение этих требований гарантирует, что документы из ЭТА могут быть использованы в суде и при проверках налоговых органов.

Основные компоненты решения

Архитектура решения

Для надёжного функционирования ЭТА рекомендуется следующая инфраструктура:

• Сервер 1С – основной узел, где размещается конфигурация «1С:Архив».
• Хранилище данных – RAID‑массив или сетевое хранилище (NAS/SAN) с резервным копированием.
• Сервер подписей – отдельный сервер, где установлен модуль 1С:БГУ (можно использовать аппаратный токен).
• Лицензии – корпоративные лицензии на 1С:Архив и 1С:БГУ (можно приобрести у официальных партнёров).

Пошаговый план внедрения

5.1 Подготовительный этап

1. Определить перечень технических документов, подлежащих архивированию (чертежи, схемы, протоколы, сертификаты).
2. Сформировать регламент работы с архивом (права доступа, сроки хранения, порядок уничтожения).
3. Подготовить инфраструктуру (сервер, хранилище, сеть).
4. Закупить лицензии и установить 1С:Архив + 1С:БГУ.

5.2 Настройка программы

1. Запуск мастера «Настройка программы» (раздел 4.1.2). Заполнить контактную информацию сотрудников.
2. Создать классификатор архивных дел (по отделам, видам техники, проектам).
3. Настроить правила автоматической приемки документов с простой электронной подписью (раздел 3.6).
4. Определить расписание автоматических проверок целостности (раздел 3.11).

5.3 Загрузка и приемка документов

• Импортировать документы без дел и сдаточных описей через «Загрузка документов».
• Принимать документы, подписанные простой электронной подписью, используя модуль 1С:БГУ.
• Для каждого документа автоматически формируется сдаточный акт и присваивается уникальный идентификатор.

5.4 Организация поиска и доступа

Для удобного поиска рекомендуется настроить:

• Полнотекстовый индекс (по названиям, метаданным, содержимому PDF).
• Фильтры по типу документа, дате, проекту, ответственному.
• Сохранённые запросы (например, «Все чертежи проекта А за 2023‑2024 гг.»).

5.5 Автоматизация жизненного цикла

1. Регулярные проверки целостности (контроль контрольных сумм, проверка подписи).
2. Автоматическое уведомление о приближающихся сроках уничтожения.
3. Перемещение «неактивных» документов в холодное хранилище (только чтение).

Работа с документами в 1С:Архив

6.1 Как открыть список принятых в архив документов

Перейдите в меню «Архив → Список документов». В открывшемся окне доступны фильтры по дате, типу, проекту и статусу проверки.

6.2 Поиск конкретного чертежа

1. Откройте форму «Поиск документов».
2. Введите номер чертежа или часть названия.
3. Установите галочку «Полнотекстовый поиск» и нажмите «Найти».
4. В результатах выберите нужный документ и откройте его в просмотрщике PDF/DWG.

6.3 Приёмка с простой электронной подписью

Документ, подписанный простой ЭП, загружается через кнопку «Приёмка с подписью». Система автоматически проверяет подпись, присваивает статус «Подписан» и фиксирует дату и ФИО подписанта.

6.4 Регулярная автоматическая проверка

Настройте расписание в разделе «Настройки → Автопроверка». Рекомендуется выполнять проверку раз в сутки в ночное время.

Интеграция с другими решениями 1С

• 1С:Документооборот – обмен метаданными, автоматическое перемещение согласованных документов в архив.
• 1С:Управление производством – привязка чертежей к технологическим картам.
• 1С:ERP – связь технической документации с закупками и обслуживанием оборудования.

Безопасность и юридическая значимость

Для обеспечения юридической силы документов необходимо выполнить следующие условия:

1. Хранить оригиналы подписанных файлов в неизменяемом виде (контрольные суммы SHA‑256).
2. Обеспечить резервное копирование в двух независимых местах (локальное и облачное).
3. Контролировать доступ: только уполномоченные пользователи могут просматривать/удалять документы.
4. Вести журнал действий (логирование всех операций с документом).
5. Соблюдать сроки хранения, указанные в регламенте, и оформлять акты уничтожения.

Практические рекомендации

• Стандартизируйте названия файлов: PROJECT_№_TYPE_YYYYMMDD.ext.
• Используйте метаданные (автор, тип, проект) при загрузке – это ускорит поиск.
• Регулярно проверяйте состояние хранилища (SMART‑мониторинг дисков).
• Обучите персонал работе с 1С:Архив – проведите вебинар или внутренний курс.
• Внедрите политику архивного контроля (ответственный за каждый тип документа).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10.1 Можно ли хранить в архиве документы без подписи?

Да. Такие документы сохраняются в статусе «Не подписан», но для юридической значимости требуется подпись в соответствии с ФСБУ 27/2021.

10.2 Как обеспечить доступ к архиву из удалённых филиалов?

Настройте VPN‑соединение к серверу 1С или используйте облачное хранилище, подключаемое через 1С:Облачный сервис.

10.3 Сколько стоит лицензия 1С:Архив?

Стоимость зависит от количества пользователей и объёма хранилища. Официальные цены можно уточнить у партнёров 1С, но в среднем базовая лицензия начинается от 150 000 ₽ в год.

10.4 Как происходит миграция старых бумажных архивов?

Бумажные документы сканируются, к каждому скану присваивается сдаточный акт, после чего файл загружается в 1С:Архив через функцию «Импорт документов с описанием».

Стоимость и варианты лицензий

В стоимость включены обновления, техническая поддержка и доступ к онлайн‑форуму пользователей (форум ДО 2026).

Электронный технический архив в 1С – это надёжное, масштабируемое и юридически значимое решение, позволяющее компаниям любого размера избавиться от бумажных архивов, ускорить поиск технической информации и автоматизировать контроль над жизненным циклом документов. При правильной настройке и соблюдении нормативных требований система полностью соответствует ФСБУ 27/2021 и требованиям Росархива, а интеграция с другими продуктами 1С обеспечивает сквозную автоматизацию бизнес‑процессов.

Рекомендация: начать с пилотного проекта в одном отделе (например, в инженерном), отработать регламенты и настройки, а затем масштабировать решение на всё предприятие.

Статья подготовлена на основе актуальной информации от .