Ершовский архив – один из крупнейших муниципальных архивов Государственного архива Саратовской области (ГАСО). Он обслуживает Ершовский муниципальный район и хранит более 400 фондов, среди которых находятся уникальные документы периода Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.. В статье рассмотрены история учреждения, его структура, основные фонды, услуги для исследователей и практические рекомендации по работе с архивом.

История архива

Истоки архивного дела в Ершовском районе восходят к началу XX в. В советский период в 1976 г. в рамках реформы архивного дела был создан Ершовский муниципальный архив, который впоследствии вошёл в состав Областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области». С 1990‑х годов архив активно участвует в цифровизации и создании открытых электронных каталогов.

Структура и управление

• Руководитель архива – главный архивист, отвечающий за организацию работы и взаимодействие с региональными органами.
• Отдел фондов и описания – занимается приемом, классификацией и описанием документов.
• Отдел обслуживания запросов – обрабатывает генеалогические и исследовательские запросы, обеспечивает копирование и выдачу материалов.
• Технический отдел – отвечает за цифровизацию, хранение электронных копий и поддержание архивного оборудования.

Фонды и их характеристика

В архиве насчитывается более 400 фондов, охватывающих широкий исторический период. Ниже – основные группы фондов.

Фонды до 1917 года

Содержат документы дореволюционной эпохи, в т.ч. материалы из Новоузенского уезда (часть Самарской губернии), земельные реестры, налоговые книги и переписные листы.

Фонды 1917‑1941 гг.

Отражают советскую эпоху: коллективизацию, индустриализацию, административные акты муниципального уровня.

Фонды Великой Отечественной войны (1941‑1945 гг.)

В архиве хранятся более 400 фондов с документами периода войны, включая:

• Военно-учетные листы жителей района;
• Документы о мобилизации, призыве и награждении;
• Отчёты о тыловом производстве и снабжении;
• Памятные листы погибших и раненых.

Современные фонды (после 1991 года)

Содержат материалы о муниципальном управлении, бюджете, градостроительстве, а также электронные копии документов, поступивших в цифровом виде.

Муниципальные фонды

Включают сведения о среднемесячной заработной плате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров муниципальных учреждений и предприятий Ершовского района.

Услуги архива

1. Поиск и предоставление документов – по запросу исследователя архивисты подбирают нужные материалы в течение трёх месяцев (стандартный срок исполнения генеалогических запросов).
2. Копирование и оцифровка – предоставляются фотокопии, сканы в формате PDF, а также услуги по созданию цифровых архивных наборов.
3. Консультации – бесплатные встречи с архивистами, помощь в формулировании запросов и рекомендациях по работе с ветхими документами.
4. Доступ к электронным каталогам – через официальный сайт ГАСО можно просматривать метаданные фондов, искать по фамилии, дате, типу документа.
5. Генеалогические услуги – подготовка справок о предках, выписок из переписных листов, подтверждений о принадлежности к определённому населённому пункту.

Как обратиться в архив

Для получения доступа к материалам необходимо выполнить несколько простых шагов.

• Контактная информация:
  • Адрес: ул. Кутякова, 15, г. Саратов, Саратовская область
  • Телефон: +7 (8452) -5‑XX‑XX
  • E‑mail: ergovarchive@saratov.gov.ru
  • Сайт: gosarchive-saratov.ru
• Часы работы:
  • Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
  • Сб: 10:00 – 14:00
  • Воскресенье – выходной
• Порядок доступа:
  1. Заполнить заявление‑запрос (можно онлайн).
  2. Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт).
  3. Оплатить услуги копирования (по тарифам, размещённым на сайте).
  4. Получить подтверждение о готовности материалов (обычно в течение 3 месяцев).

Советы исследователям

Работа с архивными материалами может быть сложной, особенно если документы помечены как «ветхие». Ниже – практические рекомендации.

• Тщательно формулируйте запрос. Укажите фамилию, имя, отчество, годы жизни, населённый пункт (например, село Орлов‑Гай, Ершовский район).
• Учитывайте классификацию фондов. В описании фондов часто указываются годы и типы документов (переписные листы, налоговые книги, военные списки).
• Не стесняйтесь задавать вопросы архивистам. Они могут подсказать, где искать редкие материалы, и предупредить о возможных ограничениях доступа.
• При работе с ветхими документами используйте перчатки, не прикасайтесь к краям листов, а при необходимости делайте копии в специально оборудованных залах.
• Сохраняйте полученные копии. Оцифрованные версии удобно хранить в личных облачных хранилищах, а также распечатывать для дальнейшего анализа.

Техническое оснащение и цифровизация

С 2015 года архив активно внедряет современные технологии:

• Сканеры высокого разрешения для оцифровки рукописных актов.
• Электронная система управления фондом (ЭСУФ) – позволяет быстро находить нужные документы по метаданным.
• Онлайн‑каталог с функцией «расширенного поиска» (по фамилии, дате, типу документа).
• Проекты по созданию цифровых репозиториев совместно с Саратовским государственным университетом и региональными музеями.

Партнёрства и научно‑справочный аппарат

Архив сотрудничает с рядом научных и образовательных учреждений:

• Саратовский государственный университет – совместные исследования по истории региона.
• Государственный архив Саратовской области – обмен фондами и методологическая поддержка.
• Региональные генеалогические форумы – проведение семинаров и мастер‑классов.
• Местные музеи (например, Музей истории Ершовского района) – подготовка экспозиций на основе архивных материалов.

Ершовский архив Саратовской области – важный хранитель регионального наследия, предоставляющий исследователям, историкам и простым гражданам доступ к более чем четырёмстам фондам, включая уникальные документы периода Великой Отечественной войны. Благодаря профессиональному коллективу, современному техническому оснащению и открытой политике доступа, архив успешно выполняет запросы (в среднем за три месяца) и способствует развитию исторической науки и генеалогических исследований в регионе.

Если вы планируете изучать историю своего рода, проводить академическое исследование или просто интересуетесь прошлым Ершовского района – обращайтесь в архив, используйте онлайн‑каталог и не забывайте о рекомендациях, изложенных в этой статье.