Процесс комплектования государственных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) — это строго регламентированная юридически и методически процедура, направленная на систематическое пополнение архивов документами, подлежащими государственному хранению. Основой для этого процесса служат Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ (утв. Приказом Минкультуры РФ от , с изменениями от № 24) и Методические рекомендации к ним.

Ниже подробно описаны ключевые этапы этого процесса, выделенные в нормативных актах и архивной практике.

Этап 1. Определение и утверждение источников комплектования

Это исходный организационный этап, на котором архив формирует свою «карту» фондообразователей.

• Выявление организаций-источников: Государственный архив определяет круг государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и физических лиц, документы которых подлежат передаче в данный архив.
• Ведение наблюдательных дел: На каждую организацию-источник комплектования архив заводит наблюдательное дело. В нем фиксируются сведения о структуре организации, ее деятельности, порядке документирования, объемах и сроках хранения дел.
• Проектирование списков источников: Составляются проекты списков источников комплектования, которые согласовываются с вышестоящими архивными органами (Федеральным архивным агентством — Росархивом).
• Работа с бесхозяйными документами: При обнаружении документов, не имеющих владельца (бесхозяйных), они изучаются, и по решению суда те, что относятся к АФ РФ, передаются в соответствующий архив.

Этап 2. Фондирование и экспертиза ценности документов (в источнике комплектования)

Данный этап проходит непосредственно у фондообразователя (в организации-источнике) под методическим руководством архива. Это ключевой момент формирования архивного фонда.

• Фондирование: Определение и уточнение фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов. Осуществляется в процессе формирования дел на основе номенклатур дел.
• Экспертиза ценности документов (ЭПК): Проведение экспертизы документов по срокам хранения и ценности. Решающий орган, Экспертная комиссия (ЭК) организации (при участии представителя архива) или Экспертно-консультативная комиссия (ЭПК) архива для уникальных/сложных массивов.
• Отбор документов: На основе актов экспертизы осуществляется отбор документов на постоянное хранение (передача в госархив) и уничтожения документов, не представляющих архивной ценности (по истечении сроков временного хранения).
• Формирование дел: Документы собираются в дела в соответствии с номенклатурой, внутри дел документы упорядочиваются, нумеруются листы.

Этап 3. Подготовка документов к передаче и оформление передаточной документации

После формирования дел и прохождения экспертизы начинается подготовка физических или электронных носителей к перемещению.

• Составление описей дел: Составляются описи дел постоянного хранения (инвентаризации). Для электронных документов формируются метаданные и контрольные суммы.
• Утверждение описей: Описи дел постоянного хранения утверждаются на заседании ЭПК государственного архива (принимающего архива). Это обязательное условие перед передачей.
• Оформление акта приема-передачи: Готовится Акт приема-передачи документов на государственное хранение (по установленной форме).
• Подготовка договора (для документов личного происхождения): При комплектовании за счет документов личного происхождения (физических лиц) на этом этапе готовится и согласовывается с фондодателем проект договора о передаче документов в архив (безвозмездном или ином).

Этап 4. Передача документов в государственный архив (физическое перемещение)

Этап логистики и передачи прав владения/распоряжения.

• Сроки передачи: Передача документов осуществляется ежегодно или раз в 3–5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя и нормативных сроков хранения в организации — обычно после истечения 5 или 10 лет хранения в ведомственном архиве).
• Транспортировка: Обеспечивается безопасность документов при перевозке (упаковка, пломбирование, сопровождение, климат-контроль при необходимости).
• Приемка в архиве: Прибывшие документы осматриваются комиссией архива на соответствие описям, сохранность, отсутствие повреждений, грибка, насекомых.

Этап 5. Приемка на хранение, государственный учет и включение в состав АФ РФ

Юридическое закрепление документов за государственным архивом.

• Приемка на хранение: После проверки документы принимаются на государственное хранение. Подписывается Акт приема-передачи.
• Государственный учет: Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании акта приема-передачи. Присваиваются фондовые номера, дела ставятся на учет в Государственном реестре архивных фондов и Единой государственной автоматизированной информационной системе архивного дела (ЕГАИСАД).
• Паспортизация: Организации-источники ежегодно (к 30 декабря) составляют и представляют в архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря отчетного года для централизованного государственного учета.

Этап 6. Научно-техническая обработка (внутренний этап архива)

Хотя формально это этап работы архива с уже принятыми документами, нормативно он неразрывно связан с завершением процесса комплектования, так как только после обработки документы становятся доступны для использования.

• Систематизация и описание: Детальная научная опись фондов (составление путеводителей, реестров, каталогов).
• Реставрация и консервация: Мероприятия по приведению документов в состояние, пригодное для длительного хранения и использования.
• Оцифровка (по плану): Создание электронных копий для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Размещение в хранилищах: Размещение дел в фондовых хранилищах в соответствии с системой адресного хранения.

Специфика этапов для разных категорий документов

Документы личного происхождения (физических лиц)

Согласно Методическим рекомендациям Росархива, процесс включает три специфических подэтапа:

1. Поисковый и претензионный: Выявление владельцев документов, переговоры, оценка исторической значимости.
2. Договорной: Подготовка и согласование проекта договора о передаче документов (безвозмездная передача, дарение, покупка, хранение на правах доверительного управления).
3. Заключительный (приемка): Рассмотрение вопроса на заседании ЭПК архива о приеме документов и включении гражданина в список источников комплектования архива.

Электронные документы (ЭД)

• Передача ЭД осуществляется в составе фондов организаций-источников.
• Обязательна проверка подлинности, целостности (контрольные суммы), читаемости форматов и наличия метаданных.
• Архивы организаций обеспечивают прием, учет, отбор и подготовку ЭД к передаче на госхранение.

Нормативная база, регулирующая этапы

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 16, 17, 22).
2. Приказ Минкультуры РФ от № 526 (ред. от № 24) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ…».
3. Приказ Росархива от № 24 (утверждение Правил для госархивов, музеев, библиотек, научных организаций);
4. Методические рекомендации по применению Правил… (утв. Минкультуры РФ).
5. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения (ВНИИДАД, Росархив).
6. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Росархив).
7. Регламент государственного учета документов АФ РФ (Росархив).

Процесс комплектования государственных архивов — это многоступенчатая система, начинающаяся с планирования (определения источников) и заканчивающаяся включением документов в государственный учет и их научной обработкой. Ключевыми контрольными точками («воротами») являются: экспертиза ценности (ЭПК фондообразователя), утверждение описей ЭПК принимающего архива и государственный учет. Нарушение процедуры на любом из этапов (отсутствие номенклатуры, пропуск экспертизы, передача без акта) ведет к невозможности легального включения документов в состав АФ РФ и потере гарантий их сохранности.