Эвакуация архивных документов – важнейшая мера по обеспечению сохранности культурного и исторического наследия Российской Федерации в условиях чрезвычайных ситуаций (ЧС), мобилизации и военного времени. Ниже приведен подробный обзор нормативных актов, классификации документов, порядка их подготовки к эвакуации и особенностей хранения в условиях угрозы.

Нормативная база

• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления».
• Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (Федеральное архивное агентство).
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом по состоянию на 13 апреля 2022 г.).
• Правила поведения населения при эвакуации во время ЧС (Главное управление МЧС России по Алтайскому краю).
• СП 1.13130.2020 и СП 3.13130.2009 – требования к эвакуационным путям, выходам и системам оповещения и управления evacuation (СОУЭ).

Эти документы совместно определяют, какие именно государственные документы и архивы подлежат эвакуации, как они должны быть учтены, упакованы и перемещены в безопасное место.

Категории документов, подлежащих эвакуации

Согласно пункту 4 Правил организации хранения… (Приказ Росархива № 77) и Методическим рекомендациям, к эвакуации относятся следующие группы:

1. Особо ценные документы Архивного фонда РФ – указы, законы, международные договоры, материалы, имеющие государственное или историческое значение.
2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну – их хранение, комплектование, учет и использование осуществляется в соответствии с законодательством о государственной тайне и настоящими Правилами.
3. Документы, отмеченные особой отметкой о наличии особо ценных материалов, подлежащих эвакуации при возникновении ЧС, в период мобилизации и в военное время – такая отметка ставится в описях и делах архива.
4. Архивные фонды государственных и муниципальных органов, музеев, библиотек и научных организаций, если в их составе присутствуют документы из перечисленных выше категорий.

Все остальные документы (обычные делопроизводственные дела, копии, черновики и т.п.) могут оставаться на месте, если их потеря не угрожает национальной безопасности или культурному наследию.

Порядок подготовки к эвакуации

Инвентаризация и маркировка

Перед возможной эвакуацией проводится:

• проверка наличия отметки «подлежит эвакуации» в описях и делах;
• фиксация количества экземпляров, их физического состояния и места хранения;
• присвоение уникального идентификатора (штрих‑кода, RFID‑метки) для последующего учёта при перемещении.

Упаковка и защита

Согласно Специальным правилам пожарной безопасности и Методическим рекомендациям:

• использовать кислото‑нейтральные коробки и папки;
• обеспечить защиту от влаги, пыли и механических повреждений (пленка, коробгофры, жесткие вкладыши);
• для документов с государственной тайной – применять специальные контейнеры с ограниченным доступом и seals‑пломбами.

Формирование эвакуационных партий

Документы формируются в партии по:

• тематическому признаку (например, «нормативные акты», «фонды военных архивов»);
• объёму и весу (не более 20 кг на одну коробку, чтобы обеспечить безопасную переноску);
• приоритету – сначала вывозятся особо ценные и секретные материалы.

Транспортировка и сопровождение

При перемещении необходимо:

• использовать транспорт, соответствующий требованиям пожарной безопасности (не допускать открытого огня, искр);
• назначить ответственных лиц (архивариус, ответственный за сохранность, представитель службы ЧС);
• вести журнал перемещения с фиксацией времени отправления, прибытия и состояния груза.

Особенности хранения в пунктах временного размещения

После эвакуации документы размещаются в специально подготовленных хранилищах, которые должны удовлетворять следующим требованиям:

• соответствие нормам пожарной безопасности (СП 1.13130.2020, СП 3.13130.2009) – наличие автоматических систем пожаротушения, дымоудаления, четко обозначенных эвакуационных выходов;
• контроль микроклимата: температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %;
• ограничение доступа: только уполномоченные сотрудники, ведение журнала посещений;
• резервное копирование наиболее ценных материалов (микрофильмы, цифровые сканы) в отдельном безопасном хранилище.

В случае обнаружения повреждений при разгрузке проводится немедленная консервация (сушка, дезинфекция, реставрация) согласно Методическим рекомендациям.

Примеры из практики

Эвакуация архивов Ленинграда в Великой Отечественной войне

Во время блокады Ленинграда особо ценные фонды Центрального государственного архива Санкт‑Петербурга были вывезены в глубокий тыл (Волго‑Вятский регион). Для подтверждения факта эвакуации сегодня необходимо обращаться в тот же архив, где хранятся описи и акты о перемещении документов.

Современные учения МЧС

В ежегодных учениях по защите архивных фондов от пожаров и ЧС отрабатываются алгоритмы:

1. оповещение ответственных лиц через СОУЭ;
2. быстрая инвентаризация и маркировка;
3. погрузка в specially equipped транспортные средства;
4. доставка в резервные хранилища, расположенные за пределами зоны риска.

Эти учения подтверждают эффективность существующей нормативной базы и позволяют выявлять слабые места в логистике и обеспечении сохранности.

Государственные документы и архивы, подлежащие эвакуации, определяются чёткими нормативными актами (Приказ Росархива № 77, Специальные правила пожарной безопасности, Методические рекомендации и др.). К эвакуации относятся особо ценные фонды, документы с государственной тайной и материалы, отмеченные специальной отметкой о необходимости вывоза при ЧС, мобилизации и военное время.

Успешная эвакуация возможна только при:

• предварительной инвентаризации и маркировке;
• использовании надёжной упаковки и средств защиты;
• чётком соблюдении порядка формирования партий и их транспортировки;
• размещении в пунктах временного хранения, соответствующих пожарным и климатическим нормам;
• постоянном контроле и документировании всех этапов процесса.

Соблюдение этих требований гарантирует сохранность национального документального наследия даже в самых экстремальных условиях, что является важной составляющей государственной безопасности и культурной политики Российской Федерации.