Деятельность архивов в Российской Федерации строго регламентируется законодательством. Ключевую роль в управлении архивным делом на федеральном уровне играет Федеральное архивное агентство (Росархив). Данная статья подробно разбирает нормативные акты, регулирующие создание, организацию работы и полномочия архивов, с акцентом на Примерное положение об архиве организации и Положение о Федеральном архивном агентстве;

Правовая основа: Положение о Федеральном архивном агентстве

Основным документом, определяющим статус, задачи и функции Росархива, является Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (с последующими изменениями).

Статус и подчиненность

Согласно п. 1 Положения, Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.

Агентство подчиняется непосредственно Правительству Российской Федерации.

Основные функции (согласно п. 6 Положения)

В полномочия Росархива входит широкий спектр задач, среди которых ключевыми для темы архивов являются:

• Управление федеральными архивами: хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и документов федеральных государственных архивов и центров хранения документации (п. 6, подп. «б»).
• Нормативно-методическое обеспечение: разработка и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве (п. 6, подп. 5).
• Согласование отраслевых стандартов: согласование отраслевых стандартов, инструкций и образовательных программ, разрабатываемых государственными органами (п. 6, подп. 2).
• Создание и ликвидация архивов: создание (ликвидация) в установленном порядке подчиненных федеральных государственных архивов, научных и иных организаций (п. 6, подп. 6).
• Мониторинг и контроль: мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда РФ.
• Разработка примерных положений: разработка примерных положений об архивах организаций (п. 6, подп. и об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов (п. 6, подп. 10).
• Право доступа: направление работников Росархива в архивы и подразделения делопроизводства государственных органов и организаций независимо от их организационно-правовой формы для выполнения должностных обязанностей (п. 6, подп. 3).

Примерное положение об архиве организации: История и актуальная редакция

На основании подпункта 8 пункта 6 Положения о Росархиве (Указ Президента РФ от № 293) агентство разработало и утвердило ключевой методический документ для всех организаций — Примерное положение об архиве организации.

Нормативный акт утверждения

• Приказ Росархива от № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован в Минюсте России № 51895).
• Документ действует в редакции Приказа Росархива от (внесшие изменения в Приказ № 42).

Сфера действия

Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Оно служит типовым образцом (базисом), на основании которого каждая конкретная организация разрабатывает и утверждает свое Индивидуальное положение об архиве.

Структура и ключевые разделы Примерного положения

Документ состоит из следующих основных глав:

1. Общие положения: цели, задачи, правовая основа, подчиненность архива руководителю организации.
2. Организация работы архива: формирование архивного фонда, прием документов, учет, описание, обеспечение сохранности.
3. Хранение и защита документов: условия хранения, режим доступа, защита от ЧС, пожарная безопасность.
4. Использование архивных документов: порядок выдачи, ознакомления, копирования, предоставления копий гражданам и организациям.
5. Экспертиза документов и формирование архивного фонда: работа экспертно-проверочной комиссии, сроки хранения, акты отбора/уничтожения.
6. Материально-техническое обеспечение и кадры: штатное расписание, квалификационные требования к архивистам.
7. Контроль за деятельностью архива: внутренний и внешний (Росархива, вышестоящих органов) контроль.

Ключевые операционные требования к работе архива (согласно Примерному положению)

На основе предоставленных фрагментов нормативных актов можно выделить обязательные процессы, которые должны быть зафиксированы в положении об архиве конкретной организации:

Прием и регистрация документов

Архив организации обязан принимать документы, образовавшиеся в ходе деятельности организации, по актам приема-передачи. Критически важным этапом является систематизация и размещение документов, поступающих на хранение (п. 8.4 Примерного положения).

Учет и описание

• Ведение государственных учетных документов (фундамент, описи, карточки учета единиц хранения).
• Применение единых правил описания и классификаций.

Обеспечение сохранности (Физическая и информационная)

• Соблюдение режимов температуры, влажности, освещения в хранилищах.
• Охрана от несанкционированного доступа, пожарная безопасность.
• Создание резервных копий (цифровых) уникальных документов.

Экспертиза документов (Отбор/Уничтожение)

Ни один документ не может быть уничтожен без проведения экспертизы документов экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Положение об ЭПК также разрабатывается на основе примерного, утвержденного Росархивом (согласно подп. 10 п. 6 Положения о Росархиве).

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Перечнями типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, утверждаемыми Росархивом (например, Приказ Росархива от № 1/867-П — для страховых организаций и др.).

Использование и доступ

Положение должно регламентировать:

• Порядок предоставления документов сотрудникам организации (служебное пользование).
• Порядок предоставления архивной справки, выписок, копий гражданам (право на доступ к сведениям, касающимся их прав и свобод — ст. 22 ФЗ-125).
• Режим доступа к документам с ограниченным доступом (гостайна, коммерческая тайна, персональные данные).

Специфика федеральных государственных архивов

Отдельного внимания заслуживает деятельность федеральных государственных архивов (РГАДА, РГИА, ГАРФ, РГАНИ, РГВИА и др.), которые являются подведомственными Росархиву учреждениями.

• Их деятельность регулируется не только общим ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», но и Положениями о конкретных федеральных архивах, утверждаемыми Росархивом.
• Они формируют Архивный фонд Российской Федерации — особо ценную часть национального культурного достояния.
• Росархив осуществляет по отношению к ним функции мониторинга состояния фондов, информационного обеспечения деятельности Президента РФ и Правительства РФ на основе документов фондов.

Дополнительные нормативные акты Росархива, влияющие на положение об архиве

При разработке индивидуального положения об архиве организации необходимо учитывать актуальные приказы и распоряжения Росархива:

Порядок разработки и утверждения индивидуального Положения об архиве в организации

1. Изучение Примерного положения (Приказ Росархива № 42) и ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
2. Адаптация под специфику организации: учет отраслевых стандартов, структуры организации, объема документооборота, наличия электронного архива.
3. Согласование: с юридическим отделом, службой безопасности (если есть секретные документы), IT-отделом (для ЭДО).
4. Утверждение: приказом (распоряжением) руководителя организации.
5. Ознакомление под роспись: всех сотрудников архива и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Нарушение требований Положения об архиве, правил хранения, учетов или сроков хранения влечет за собой ответственность, установленную законодательством РФ:

• Административная: ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение правил ведения делопроизводства, сроков хранения и порядка уничтожения документов) — штрафы на должностных лиц и юрлиц.
• Дисциплинарная: взыскания за неисполнение должностных инструкций архивистов и руководителей структурных подразделений.
• Уголовная: ст. 283 УК РФ (уничтожение, повреждение или скрытие документов, имеющих особую ценность) — до лишения свободы.

Цифровая трансформация и перспективы

Согласно стратегии развития архивного дела и проектам цифровой трансформации Росархива (Приказ № 80 от ), современные положения об архивах должны предусматривать:

• Создание и ведение электронных архивов (ЭА).
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (ЭП, ЭДО).
• Интеграцию с Единой государственной архивной информационной системой (ЕГАИС) и федеральными информационными ресурсами.
• Применение технологий долгосрочного хранения электронных документов (OAIS-стандарты).

Положение об архиве, это основной локальный нормативный акт, регламентирующий жизнь документов в организации от момента их создания до передачи в государственный архив или уничтожения. Его разработка на базе Примерного положения Росархива (Приказ № 42) в строгом соответствии с Положением о Росархиве (Указ Президента № 293) и ФЗ-125 является обязательным требованием для всех организаций, образующих архивные фонды.

Игнорирование требований к структуре и содержанию положения об архиве ведет к хаосу в делопроизводстве, рискам потери документов подтверждающей правовой значимости (договоров, кадровых, финансовых) и административным санкциям. Регулярное обновление положения в связи с изменениями в законодательстве (цифровизация, новые перечни сроков хранения) — залог архивной безопасности организации.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов: Указ Президента РФ от № 293, Приказы Росархива № 42 (от ), № 17 (от ), № 80 (от ), ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Текст носит информационный характер. Для правового применения необходимо обращаться к официальным текстам документов в актуальных редакциях на портале pravo.gov.ru или официальном сайте rosarhiv.gov.ru.