Дата обращения к материалам: 03:20:53 ().

Что такое Федеральное архивное агентство (Росархив)

Федеральное архивное агентство (Росархив) – это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики в области архивного дела и делопроизводства. Его правовое положение закреплено:

• в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• в Указе Президента Российской Федерации от № 293 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве».

Согласно этим нормативным актам Росархив:

1. разрабатывает и утверждает отраслевые стандарты, инструкции и образовательные программы в области архивного дела;
2. координирует работу государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций;
3. направляет сотрудников в архивы и подразделения делопроизводства для выполнения их должностных обязанностей;
4. ведёт учёт и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Нормативная база «Положение об архиве»

Основным документом, регламентирующим организацию хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных материалов, является Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента РФ № 293 от ); В его рамках разработаны:

• Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение), которое распространяется на архивы государственных, муниципальных и коммерческих организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов;
• Примерное положение об экспертно‑проверочной комиссии федерального государственного архива;
• иные отраслевые инструкции и стандарты (например, порядок формирования перечня документов, образующихся в деятельности страховых организаций, с указанием сроков их хранения).

Примерное положение об архиве организации было утверждено:

1. Приказом Федерального архивного агентства от № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
2. с последующими изменениями, внесёнными Приказом Росархива от № 121.

Документ утратил силу в связи с приказом Росархива от , однако его положения продолжают использоваться как методическая база для разработки локальных положений об архиве в организациях.

Содержание Примерного положения об архиве организации

Примерное положение состоит из следующих разделов:

• Общие положения – определяет цели, задачи и правовое основание создания архива;
• Структура и управление архивом – описывает подчинение архива руководству организации, назначение ответственного лица (архивариуса) и формирование архивного совета;
• Комплектование архивного фонда – регламентирует порядок приёма документов, их классификацию по видам (личные дела, бухгалтерия, кадры, техническая документация и пр.) и сроки хранения;
• Хранение и учёт документов – устанавливает требования к помещениям (температура, влажность, защита от света и пожаров), ведение описей, карточек и электронных каталогов;
• Использование и предоставление документов – определяет порядок выдачи документов пользователям, условия предоставления копий, ограничения доступа к конфиденциальной информации;
• Контроль и ревизия – предусматривает проведение внутренних и внешних проверок, работу экспертно‑проверочной комиссии;
• Заключительные положения – порядок внесения изменений в положение, ответственность за нарушение архивного законодательства.

Особое внимание уделяется:

• соблюдению требований Федерального закона № 125‑ФЗ;
• обеспечению сохранности документов на протяжении всего установленного срока хранения (от 1 года до бессрочного);
• внедрению электронных систем учёта и доступа (ЭАИС, электронные архивы).

Практическое применение положения об архиве

На практике положение об архиве используется организациями для:

1. разработки собственного Локального положения об архиве с учётом специфики деятельности;
2. проведения инвентаризации архивных фондов и формирования описей;
3. определения сроков хранения различных видов документов (например, бухгалтерской отчётности – 5 лет, трудовых книжек – 75 лет после увольнения, проектно‑сметной документации – 10 лет);
4. организации работы с запросом на предоставление документов (внутренние и внешние пользователи, судебные органы, органы государственной власти);
5. обеспечения информационной безопасности и защиты персональных данных при работе с архивными материалами.

Пример из практикере внесения изменений в Примерное положение (Приказ Росархива от № 121) были уточнены требования к электронному документообороту и добавлены положения о долгосрочном хранении цифровых носителей.

Федеральное архивное агентство, действуя в рамках Положения о Федеральном архивном агентстве и нормативных актов, формирует единую систему архивного дела в России. Положение об архиве (в виде Примерного положения об архиве организации) является ключевым методическим документом, который обеспечивает:

• единообразный подход к комплектованию, хранению, учёту и использованию документов;
• соответствие законодательным требованиям и государственным стандартам;
• эффективную работу архивных подразделений в организациях всех форм собственности.

Соблюдение положения об архиве гарантирует сохранность документального наследия, доступность информации для научных, административных и правовых целей, а также минимизирует риски утраты или повреждения ценных архивных материалов.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на .