Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Федеральные архивы составляют основную часть Архивного фонда Российской Федерации и играют ключевую роль в сохранении национальной исторической памяти, обеспечении правовых гарантий граждан и информационном сопровождении деятельности государственных органов. Их деятельность строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива).

Правовая основа деятельности

Основным документом, определяющим статус, задачи и функции федеральных архивов, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ «Об архивном деле»). Дополняют его:

Уставы конкретных федеральных государственных архивов (утверждаемые Росархивом);
Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. Постановлением Правительства РФ);
Федеральный закон «Об основных гарантиях правовых статуса граждан» (в части доступа к архивной информации);
Акты Президента РФ и Правительства РФ по вопросам управления федеральным имуществом в сфере архивного дела.

Важно: Федеральные архивы, это федеральные государственные учреждения (ФГУ), подведомственные Росархиву. Они не являются органами власти, а выполняют уставные задачи по хранению, учету и использованию документов.

Разграничение функций: Росархив vs Федеральные архивы

Для правильного понимания системы необходимо четко разграничивать функции управляющего органа (Росархива) и функций непосредственных исполнителей (федеральных архивов).

Субъект	Характер функций	Основные направления
Федеральное архивное агентство (Росархив)	Управленческие, нормативно-правовые, контрольные, надзорные	Государственная политика, нормативное регулирование, федеральный контроль за соблюдением законодательства, оказание госуслуг, управление федеральным имуществом (Архивным фондом), методическое руководство системой архивов.
Федеральные государственные архивы (ФГУ)	Исполнительские, производственно-технологические, научно-методические	Прямое хранение документов, комплектование фондов, научная обработка, предоставление документов пользователям, реставрация, оцифровка, издание справочников и публикаций.

Основные функции федеральных архивов (по статье 19 ФЗ «Об архивном деле» и Уставам)

Деятельность каждого федерального архива строится вокруг четырех ключевых процессов: прием — хранение — учет — использование.

Комплектование Архивного фонда (Прием и формирование фондов)

Это первичная функция, обеспечивающая поступление документов в архив.

Прием документов от федеральных органов государственной власти, организаций и других ведомств по истечении установленных сроков хранения в делопроизводстве (как правило, после 10 лет для дел временного хранения и сразу для дел постоянного).
Экспертиза документов на предмет их архивной ценности (ценностная экспертиза) для решения вопроса о сроках хранения (постоянное или временное) и включении в Архивный фонд РФ.
Приобретение документов из негосударственных источников (частные архивы, семейные фонды, документы общественных организаций) путем покупки, дарения или иных гражданско-правовых сделок.
Формирование фондов-коллекций по отраслевому, территориальному или тематическому принципу (например, РГВА — военная история, ГАРФ — гражданские ведомства XX века, РГАЭ — экономика).

Обеспечение сохранности документов (Хранение и консервация)

Функция, направленная на физическое сохранение носителей информации на установленные законодательством сроки (до вечного хранения).

Организация условий хранения: поддержание микроклимата (температура, влажность), световой режим, газопожаротушение, антибиокоррозийная обработка.
Профилактическая консервация: очистка, дезинфекция, укрепление бумаги, переплетение, укладка в безкислотную упаковку (папки, коробки, конверты).
Реставрация документов: восстановление утраченных физических свойств поврежденных документов (вскрытие склеенных листов, заполнение разрывов, восстановление текста).
Охрана и защита: физическая охрана зданий, режим доступа, видеонаблюдение, учет перемещения дел внутри архива.
Создание дубликатов (микрофильмирование, оцифровка) для изъятия ценных оригиналов из обихода.

Учет и научная обработка документов (Опись и доступ к информации)

Без этой функции документы остаются «молчаливой» массой бумаги. Учет делает их доступными для поиска.

Фондовый учет: государственная регистрация фондов, описание фондов (составление опечаток фондов).
Опись дел (научная обработка): изучение содержания дел, установление их исторической значимости, составление научных описей (инвентарей) с аннотациями, указателями имен, географических названий, предметных указателей.
Создание справочно-поисковых средств (СПС): картотеки, базы данных, электронные каталоги;
Ведение государственных реестров: участие в формировании Единого государственного реестра архивных фондов.

Использование архивных документов (Обеспечение доступа)

Конечная цель архивной работы, предоставление информации государству, обществу и гражданам.

Оказание государственных услуг: выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов (пENSIONные, правовые, реабилитационные и др.) — бесплатно в установленных законом случаях.
Организацию чтальных залов: предоставление условий для работы с оригиналами и копиями документов (традиционные и электронные чтальные залы).
Дистанционное предоставление: через ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов), официальные сайты архивов, портал «Архивы России».
Научно-издательская деятельность: подготовка документальных публикаций, историко-документальных выставок, справочников, putevoditeley (путеводителей по фондам).
Оказание платных услуг: в пределах уставных задач (сложные справки, копирование больших объемов, тематические подборки, консультации), не ущемляя качество и объем реализации уставных (бесплатных) задач.

Методическое руководство и координация (для головных архивов)

Крупнейшие архивы (ГАРФ, РГАДА, РГВА, РГИА, РГАЭ и др.) выполняют функции головных организаций по отраслевым направлениям:

Разработка типовых инструкций, методических рекомендаций по делопроизводству и архивному делу для ведомств-образователей фондов.
Организация и проведение проверок состояния делопроизводства в федеральных органах власти (по поручению Росархива).
Подготовка межархивных, межотраслевых и международных справочников, информационных систем.
Координация работы по комплектованию фондов соответствующей отрасли.

Информатизация и цифровая трансформация

Современная функция, закрепленная в Программах информатизации Росархива:

Создание электронных копий документов (массовая оцифровка).
Развитие официальных сайтов и электронных каталогов.
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) и систем электронного архивирования (СЭА) в ведомствах-образователях.
Интеграция в ГИС УИАД для обеспечения удаленного доступа пользователей.

Специфика функций профильных федеральных архивов

Хотя общие функции едины, каждый архив имеет уникальную профиляцию, определяемую Указом Президента РФ о структуре системы Росархива:

Примеры профильной специализации:

ГАРФ (Государственный архив РФ): документы высших органов власти РСФСР/РФ (СНК, Совмин, Президент, Правительство), всесоюзных и общероссийских общественных организаций. Функция головной организации по межотраслевым справочникам.
РГВА (Российский государственный военный архив): крупнейший архив по истории создания и развития Вооруженных Сил. Хранение документов МО, Генштаба, видов ВС.
РГАДА (Российский государственный архив древних актов): документы доПетровской эпохи (X–XVII вв.), коллегий, приказов, патриаршего суда.
РГИА (Российский государственный исторический архив): документы центральных учреждений Российской империи (XVIII – февраль 1917 г.).
РГАЭ (Российский государственный архив экономики): документы по истории народного хозяйства (XIX–XX вв.), министерств финансов, торговли, промышленности.
РГАНИ (Российский государственный архив новейшей истории): документы партийных органов (ЦК ВКП(б)–КПСС), Коминтерна, ХКСМ.
АРАН (Архив РАН): документы Академии наук, научных учреждений, личные фонды ученых.
РГАЛИ (Российский государственный архив литературы и искусства): личные фонды писателей, художников, музыкантов, театральных деятелей.
РГАКФД / РГАФД (Фото/Фильмофонодокументы): специализированное хранение и реставрация небумажных носителей (кино, фото, звукозаписи).

Контроль за выполнением функций

Качество выполнения функций федеральными архивами контролируется на нескольких уровнях:

Внутренний контроль: комиссии по приему документов, экспертизе ценности, актам списания носителей.
Ведомственный контроль (Росархив): плановые и внеплановые проверки, анализ отчетности (статистические формы, отчеты об исполнении госзадания), мониторинг состояния сохранности фондов.
Государственный контроль (надзор): осуществляется Росархивом в отношении всех обладателей документов Архивного фонда РФ (не только федеральных архивов, но и ведомств-образователей, муниципальных архивов, негосударственных архивов) — проверка соблюдения сроков хранения, условий хранения, порядка доступа.
Общественный контроль: через Архивные комиссии, экспертные советы при Росархиве.

Перспективы развития функций

Согласно Концепциям развития архивного дела и программам информатизации, ключевые векторы трансформации функций:

Переход к «цифровому архиву»: формирование фондов в электронном виде (рожденные цифровые документы), отказ от бумажного приема там, где возможно.
Проактивное предоставление услуг: автоматическая выдача справок через ЕПГУ/Госуслуги без личного обращения гражданина.
Расширение удаленного доступа: полное покрытие описей в ГИС УИАД, предоставление сканов документов в личном кабинете пользователя.
Интеграция сdepartmentalными системами: прямая передача дел в архив из систем ЭДО ведомств (без этапа бумажного делопроизводства).
Международное сотрудничество: реализация функций по возвращению культурных ценностей, совместным публикациям, стандартизации метаданных.

Функции федеральных архивов — это не просто «хранение бумаг». Это сложный, многоступенчатый технологический и интеллектуальный процесс превращения текущей документации в достоверные исторические источники и правовые доказательства. От качества выполнения функций по комплектованию, сохранности, научной обработке и предоставлению зависит способность государства защищать права граждан, проводить -based управление и сохранять историческую идентичность нации. Федеральные архивы, под координацией Росархива, являются гарантами неразрывности документальной памяти России.