Федеральный архив по организациям – это часть системы Федерального архивного агентства (Росархива), направленная на обеспечение хранения, учёта и использования документов, создаваемых государственными органами, органами местного самоуправления и различными организациями. Ниже представлен подробный обзор его правовой основы, задач, структуры и практических аспектов работы.

Правовая основа

Деятельность Федерального архива по организациям регламентируется следующими нормативными актами:

• Положение о Федеральном архивном агентстве – определяет правила организации хранения, комплектования, учёта и использования научно‑технической документации в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
• Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления;
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;
• Методические рекомендации по созданию и развитию официальных сайтов и официальных страниц органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утв. Федеральным архивным агентством, состояние на 8 марта 2023 г.).

Задачи и функции

Основные задачи Федерального архива по организациям включают:

1. Составление списков организаций‑источников комплектования архивного отдела, их утверждение главой администрации муниципального района и согласование с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
2. Проведение совместно с организацией экспертизы ценности документов и их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации;
3. Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений;
4. Оказание государственных услуг в сфере архивного дела (выдача архивных справок, копий, выписок и информационных писем);
5. Обеспечение доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал;
6. Разработка и внедрение типовых функциональных требований к электронным системам документооборота и хранения электронных документов в архивах.

Структура Федерального архивного агентства (Росархива)

Структура утверждена приказом Росархива № 104 от с изменениями, внесёнными приказом Росархива № 30 от . Ключевые подразделения, участвующие в работе с организациями:

• Управление по комплектованию и учёту документов;
• Отдел по работе с государственными и муниципальными архивами;
• Отдел электронного документооборота и хранения электронных документов;
• Информационно‑аналитический центр (обеспечивает доступ к сведениям через портал).

Задачи и функции структурных подразделений предусмотрены нормативными правовыми актами, включая приказы Росархива и методические рекомендации.

Взаимодействие с организациями

Для эффективного функционирования Федерального архива по организациям необходимо:

• Ежегодно формировать и обновлять перечень организаций‑источников комплектования;
• Проводить совместную экспертизу ценности документов с представителями организаций;
• Обеспечивать соблюдение правил делопроизводства и хранения документов в соответствии с типовыми требованиями;
• Оказывать методическую помощь при создании и развитии официальных сайтов архивных учреждений;
• Обеспечивать доступ к информации о документах Архивного фонда через единый государственный портал.

Электронный документооборот и хранение

Одним из приоритетных направлений является внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) и систем хранения электронных документов (СХЭД). Типовые функциональные требования к таким системам включают:

• Поддержку версионности и метаданных документов;
• Обеспечение целостности и подлинности электронных записей;
• Возможность поиска и извлечения документов по различным атрибутам;
• Соблюдение требований конфиденциальности и защиты информации;
• Интеграция с государственными информационными системами и порталами.

Эти требования закреплены в Положении о Федеральном архивном агентстве и методических рекомендациях Росархива.

Информационное обеспечение и доступ к данным

Федеральное архивное агентство обеспечивает:

• Установление местонахождения архивной документации;
• Информационное обеспечение граждан и организаций по вопросам доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации;
• Ведение реестра организаций, осуществляющих деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства;
• Предоставление государственных услуг по выдаче архивных справок, копий, выписок и информационных писем через официальные порталы (например, https://uslugi.mosreg.ru/services/6838).

Примеры практической реализации

В Омутнинском муниципальном районе Кировской области архивный отдел:

1. Составляет список организаций‑источников комплектования;
2. Получает одобрение списка главой администрации района;
3. Согласовывает список с уполномоченным органом исполнительной власти области;
4. Проводит экспертизу ценности документов совместно с организациями и отбирает документы для включения в Архивный фонд РФ;
5. Обеспечивает доступ к полученной информации через региональный портал госуслуг.

Аналогичная практика наблюдается в Астраханской области, где агентство по делам архивов организует информационное обеспечение граждан, органов власти, организаций и общественных объединений.

Федеральный архив по организациям является важным звеном в системе государственной архивной службы России. Его деятельность направлена на обеспечение надёжного хранения, учёта и использования документов, создаваемых различными организациями, а также на предоставление доступа к этой информации для всех заинтересованных сторон. Соблюдение нормативных требований, взаимодействие с организациями и внедрение современных электронных систем позволяют агентству эффективно выполнять свои задачи и способствовать развитию архивного дела в стране.