Фонд пользования архива – это специально выделенный комплекс документов, предназначенный для временного или постоянного предоставления пользователям (исследователям, студентам, представителям органов власти, коммерческим организациям и др;) в условиях, обеспечивающих сохранность оригинальных материалов и соблюдение требований законодательства о архивном деле. В отличие от основного (хранилищного) архивного фонда, где документы находятся на постоянном хранении в режиме строгой охраны, фонд пользования ориентирован на доступность и удобство работы с материалами, при этом сохраняет свою принадлежность к государственному или муниципальному архивному фонду.
Правовая база
Регулирование деятельности фонда пользования осуществляется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от );
- Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;
- ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу; Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства к указанным Правилам.
Согласно этим документам, фонд пользования может формироваться как из документов, находящихся на постоянном хранении, так и из копий, микроформ, электронных носителей и иных воспроизведений, которые допускаются к выдаче вне архива.
Цели и задачи фонда пользования
Основные задачи, которые решает фонд пользования:
- Обеспечение доступа к архивным материалам для научных, образовательных, административных и коммерческих целей;
- Сохранность оригиналов за счёт выдачи копий или использования специальных читальных залов с контролируемыми условиями;
- Оптимизация работы архива – разгрузка основных хранилищ от частого извлечения документов;
- Популяризация архивного наследия через выставки, публикации, цифровые проекты;
- Поддержка правовой прозрачности – предоставление документов по запросам государственных органов и граждан в соответствии с законом о доступе к информации.
Формирование фонда пользования
Процесс создания фонда пользования включает несколько этапов:
- Отбор документов – выбираются материалы, которые по своему содержанию, состоянию и востребованности подлежат частому использованию;
- Подготовка копий – при необходимости изготавливаются фотокопии, сканы, микрофильмы или электронные версии;
- Оформление описи и карточек – каждый экземпляр получает учётную запись с указанием принадлежности к основному фонду, номера дела, даты и условий выдачи;
- Размещение – документы располагаются в специальных читальных залах, фондах выдачи или в электронных базах данных с контролируемым доступом;
- Учёт движения – ведётся журнал выдачи и возврата, фиксируются факты повреждения или утраты (при их возникновении принимаются меры по восстановлению или компенсации).
- Оригиналы документов, устойчивых к частому использованию (например, печатные издания, официальные отчёты, нормативные акты);
- Копии и воспроизведения (фотокопии, сканы, микрофильмы, цифровые файлы);
- Аудио‑ и видеозаписи, доступные для прослушивания/просмотра в специальных кабинетах;
- Электронные базы данных и электронные документы, предоставляемые через удалённый доступ с аутентификацией пользователя;
- Выставочные экспонаты, предназначенные для демонстрации вне архива (по договору с организатором выставки).
- Подача заявки – пользователь подаёт письменный или электронный запрос, указывая цель использования, перечень интересующих документов и сроки;
- Согласование – архив проверяет запрос на соответствие законодательству (например, отсутствие ограничений по конфиденциальности) и наличие запрашиваемых материалов в фонде;
- Выдача – документы выдаются в читальном зале под наблюдением дежурного архивариуса либо направляются курьерской службой (в случае копий);
- Условия использования – запрещено делать пометки на оригиналах, пользоваться пищевыми продуктами рядом с документами, фотографировать без разрешения (если речь о копиях – ограничения могут быть мягче);
- Возврат – после завершения работы документы сдаются обратно, проводится проверка их состояния;
- Отчётность – архив ведёт статистику использования фонда, что позволяет планировать его пополнение и улучшение условий хранения;
- Научные исследования – историк из МГУ запрашивает дела по реформе местного самоуправления 1990‑х гг. Архив предоставляет копии протоколов заседаний в читальном зале, где исследователь может работать с материалами несколько недель.
- Выставочный проект – музей запрашивает документы о строительстве БАМ для временной экспозиции. По договору с музеем архив выдаёт подлинные фотографии и планы, которые после выставки возвращаются на хранение.
- Государственный запрос – прокуратура требует документы о лицензировании недропользования в ЯНАО за 2000‑2005 гг. Архив формирует комплект из фонда пользования (копии лицензий, отчётов) и передаёт его в надзорный орган.
- Образовательный процесс – студенты юридической клиники получают доступ к нормативным актам и судебным решениям, хранящимся в электронном виде в фонде пользования, для подготовки курсовых работ.
Важно, что при формировании фонда пользования сохраняется связь с основным архивным фондом: документы не выбывают из собственности государства, а лишь временно передаются в пользование.
Виды документов, включаемых в фонд пользования
В фонд могут попадать различные типы материалов:
Выбор конкретного вида зависит от состояния оригинала, частоты запросов и требований к сохранности.
Порядок доступа и использования
Для работы с фондом пользования установлен чёткий регламент:
При выдаче документов для экспонирования вне архива или для проведения технической обработки (например, создания страхового фонда) оформляется договор с организацией‑исполнителем, в котором прописываются условия сохранности и сроки возврата.
Отличие фонда пользования от основного архивного фонда
| Критерий | Основной архивный фонд | Фонд пользования |
|---|---|---|
| Назначение | Постоянное хранение, обеспечение долгосрочной сохранности | Обеспечение доступа, выдача пользователям |
| Режим хранения | Специализированные хранилища с контролем температуры, влажности, освещения | Читальные залы, электронные серверы, иногда обычное офисное помещение (для копий) |
| Ограничения доступа | Строгие (только по разрешению, часто требуется присутствие архивариуса) | Более либеральные (по заявке, при соблюдении правил использования) |
| Вид документов | Оригиналы, уникальные редкие материалы | Оригиналы (если допустимо), копии, микроформы, электронные версии |
| Ответственность | Полная ответственность архива за сохранность | Ответственность пользователя за соблюдение правил использования; архив отвечает за предоставление исправных копий |
Примеры из практики
Ниже приведены несколько реальных ситуаций, illustrating the use of a фонд пользования:
Фонд пользования архива представляет собой важный элемент системы архивного дела, сочетающий в себе задачи сохранения документального наследия и обеспечения его востребованности. Правильное формирование, учёт и предоставление таких материалов позволяют архивам эффективно выполнять свои функции: защищать уникальные источники, способствовать научному и образовательному развитию, поддерживать прозрачность государственной деятельности и сохранять культурную память общества.
Соблюдение нормативных требований, чёткая регламентация выдачи и возврата документов, а также использование современных технологий (цифровые копии, удалённый доступ) делают фонд пользования гибким инструментом, отвечающим потребностям как исследователей, так и широкой общественности.