В архивной науке и практике термин «фонд пользования» (часто используемый как синоним справочно-информационного фонда, фонда чтения или референтура) обозначает специально сформированный комплекс документов и справочных средств, предназначенных для свободного, открытого и оперативного доступа пользователей без необходимости заказывать их из основного хранилища по единичному запросу.

Это «лицо» архива для исследователя, инструмент, который превращает хаос архивных массивов в навигабельную систему знаний. В данной статье подробно разберем, что такое фонд пользования, из чего он состоит, как формируется и почему он критически важен для современной архивной работы.

Сущность и определение фонда пользования

Фонд пользования — это искусственно создаваемая коллекция (в отличие от естественно возникших архивных фондов организаций или лиц), которая объединяет:

• Публикуемые документы: книги, журналы, газеты, брошюры, статистические сборники, официальные издания (законодательство, нормативные акты).
• Справочно-поисковые приспособления (СПП) в опубликованном виде: путеводители, обзоры фондов, тематические указатели, реестры дел, словники фамилий/географических названий.
• Копии (дубликаты) наиболее востребованных архивных документов: микрокопии, цифровые копии на носителях или в локальной сети читального зала, ксерокопии типичных документов (метрические книги, ревизские сказки, списки личного состава и т.д.).
• Вспомогательную литературу: энциклопедии, словари, хрестоматии, атласы, хроноологии, биографические справочники, необходимые для контекстуального понимания архивных документов.

Ключевая характеристика: Документы фонда пользования находятся в открытом доступе (на полках читального зала) или доступны через терминалы в зале без участия архивариуса-комплектовщика на этапе поиска и первичного ознакомления.

Основные функции фонда пользования

1. Информационно-справочная: Обеспечение пользователей базовыми знаниями об истории региона/отрасли, структуре архива, составе фондов без ожидания выдачи дел из хранилища.
2. Поисковая (навигационная): Помощь в идентификации нужных фондов, описей и дел с помощью путеводителей, реестров, карточек учета фондов.
3. Обучающая (методическая): Предоставление руководств по палеографии, дипломатике, архивоведению, истории делопроизводства, позволяющих пользователю самостоятельно работать с первоисточниками.
4. Охранительная (сберегательная): Критически важная функция. Выдача копий и дубликатов вместо оригиналов снижает физический износ уникальных архивных документов (переплеты, бумага, чернила).
5. Оперативная: Мгновенное удовлетворение типовых запросов (например, «найти запись о рождении 1910 года в такой-то церкви») без бюрократических процедур заказа дела.

Структура и состав фонда пользования

Состав фонда пользования зависит от профиля архива (государственный, ведомственный, корпоративный, частный), его размера и специфики пользователей. Однако можно выделить стандартные блоки:

Библиографический блок (Библиотека читального зала)

• Общеисторическая и региональная литература.
• Сборники документов (публикации архивных материалов).
• Нормативно-правовые акты (сборники законов, указов, приказов за разные периоды).
• Периодика (газеты, журналы) — часто в виде микрофильмов или цифровых коллекций.

Блок справочно-поисковых приспособлений (СПП) в открытом доступе

Это «карта» архива для пользователя:

• Путеводители по фондам: общие (по всему архиву) и частные (по тематическим комплексам).
• Обзоры фондов: краткие характеристики фондов-образователей.
• Систематические (тематические) указатели: показывают, в каких фондах и описях есть документы по конкретной теме (например, «Коллективизация», «Великая Отечественная война», «Городское хозяйство»).
• Реестры дел фондов (описания) в опубликованном/распечатанном виде для самых популярных фондов.
• Алфавитные указатели: фамилий, географических названий, предприятий.

Блок копий массовых и типичных документов (Референтура)

Самый востребованный раздел в государственных архивах:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) — на микропленке или в ЭАД (электронном архивном документе).
• Ревизские сказки и confesional’nye rospisi (исповедальные росписи).
• Списки призывников, личные дела военнослужащих (для архивов МО/МВД).
• Домашние книги, списки жителей домов.
• Земельные межевые планы и описи имений.

Вспомогательный справочный аппарат

• Энциклопедии и лексиконы (Брокгауза-Ефрона, Большая Советская, современные региональные).
• Словари: географические, исторические, терминологические, палеографические.
• Адресно-справочные книги городов (всесоюзные, губернские, губернские ведомости).
• Календари и хроноологические справочники.
• Атласы (исторические, административно-территориальные).

Принципы формирования и пополнения

Формирование фонда пользования, это непрерывный процесс, регламентируемый внутренними документами архива (Положением о фонде пользования/читальном зале). Основные принципы:

• Принцип востребованности: В открытый доступ ставят то, что запрашивают чаще всего (статистика заказов за последние 3–5 лет).
• Принцип типичности: Документы стандартной формы, имеющие массовый характер (метрика, ревизские сказки, анкеты).
• Принцип сохранности оригиналов: Если оригинал находится в аварийном состоянии или представляет особую ценность, он заменяется копией в фонде пользования.
• Принцип актуальности справочников: Путеводители и реестры должны соответствовать текущему состоянию фондов (после внесения новых поступлений, переописания, выделения фондов).
• Принцип законности: Обеспечение доступа к действующему законодательству и нормативным актам, регулирующим архивное дело и доступ к информации.

Источники пополнения:

1. Приобретение книжной продукции за счет бюджета архива.
2. Получение обязательных экземпляров публикаций (по закону об обязательном экземпляре).
3. Обмен публикациями с другими архивами и библиотеками.
4. Собственное издание архивом путеводителей, обзоров, сборников документов.
5. Цифровое копирование документов из основных фондов для размещения в локальной сети читального зала.
6. Пожертвования пользователей и исследователей (книги, копии документов, распечатанные базы данных).

Организация доступа и учет фонда пользования

Размещение

Документы размещаются в читальном зале на открытых стеллажах по систематическому принципу (по отраслям знаний: история, право, архивоведение, регионоведение и т.д.) или по алфавиту заглавий/авторов. Цифровые ресурсы доступны через автоматизированные рабочие места (АРМ) пользователей.

Учет

Фонд пользования ведет свой учет, отдельный от учета основных архивных фондов:

• Инвентарная книга фонда пользования (для книг, брошюр, микролент, дисков).
• Карточный каталог / Электронный каталог (ЭК) по заглавиям, авторам, предметным рубрикам (ББК, УДК, Рубрикатор).
• Учет СПП: Путеводители и указатели часто нумеруются отдельной серией или учитываются как часть библиотечного фонда.

Режим пользования

• Документы фонда пользования, как правило, не выдаются на дом (кроме случаев, предусмотренных правилами архива для сотрудников).
• Работа с ними ведется только в читальном зале.
• Копирование пользователем (фотоаппаратом, сканером) обычно разрешено без ограничений (если нет ограничений по закону об авторском праве или режиму секретности).

Цифровая трансформация: Электронный фонд пользования

Современный этап развития архивного дела характеризуется переходом к Электронному фонду пользования (ЭФП). Это программно-аппаратный комплекс, интегрированный в информационную систему архива (ЭАРХ, АИС «Архив» и др.), который включает:

• Электронные каталоги (ЭК) библиотечных фондов читального зала.
• Полнотекстовые базы данных опубликованных справочников, путеводителей, указателей (с возможностью полнотекстового поиска).
• Цифровые копии архивных документов (сканы дел, описей, метрических книг), привязанные к описаниям в ЭК/описанным единицам хранения.
• Доступ к удаленным ресурсам: интеграция с федеральными ресурсами (например, «Память народа», «Подвиг народа», ГАРФ, РГАДА, региональными порталами «Архивы области»).
• Личный кабинет пользователя: возможность заказа копий, сохранения закладок, формирования списков литературы.

Преимущества ЭФП: удаленный доступ (для авторизованных пользователей), одновременная работа нескольких человек с одним документом, полнотекстовый поиск по содержимому справочников и распознанным текстам документов, сохранность оригиналов.

Правовые аспекты и ограничения

Несмотря на открытость, фонд пользования подчиняется законодательству:

• Закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 23): доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, или иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну), ограничивается. В фонд пользования такие документы не помещаются (или помещаются в замаскированном виде).
• Закон РФ «Об авторском праве»: воспроизведение опубликованных произведений (книг, статей) в фонде пользования допускается без согласия автора и выплаты вознаграждения исключительно в личных целях (ст. 1273 ГК РФ).
• ФЗ-152 «О персональных данных»: при формировании баз данных «Фамильный указатель», «Списки призывников» и т.д. необходимо соблюдать сроки ограничения доступа к персональным данным (75 лет со дня создания документа или 100 лет со дня рождения субъекта).

Значение фонда пользования для архива и общества

Фонд пользования — это мост между закрытым хранилищем и открытым обществом.

Его роль трудно переоценить:

1. Демократизация доступа: Снижает порог входа в архивную работу. Новичок может начать исследование, не зная архивной терминологии и процедур заказа дел.
2. Разгрузка хранилища и персонала: 60–80% типовых запросов (генеалогия, подтверждение стажа, адреса) закрываются за счет фонда пользования без вовлечения комплектовщиков и хранений.
3. Образовательная миссия: Читальный зал с богатым фондом пользования становится центром притяжения для школьников, студентов, местных историков, журналистов.
4. Повышение престижа архива: Видимая, осязаемая часть работы архива, формирующая имидж открытой, современной, пользователоориентированной организации.

Фонд пользования — это не просто «библиотека при архиве». Это сложная, динамически развивающаяся система, включающая справочный аппарат, копии документов, поисковые приспособления и цифровые ресурсы. Грамотное формирование, актуализация и перевод фонда пользования в электронную среду — залог эффективной работы архива, сохранности его уникальных оригиналов и удовлетворения информационных потребностей общества.

Архивариусы должны воспринимать фонд пользования как стратегический ресурс, требующий постоянного анализа запросов пользователей, мониторинга новых публикаций, внедрения технологий цифрового копирования и OCR-распознавания, чтобы архив оставался не просто хранилищем прошлого, а активным центром исторического знания в настоящем.