Дата актуализации: 00:38:25

Формирование архива организации – это неотъемлемая часть системы управления данными и документами. Правильно построенная организационная структура управления архивом обеспечивает:

• Соблюдение нормативных требований;
• Контроль за сроками хранения и утилизации документов;
• Эффективное распределение ответственности между подразделениями;
• Возможность масштабирования архивных процессов при росте бизнеса.

Нормативно-правовая база

Организация работы архива регулируется несколькими ключевыми документами:

1. Положение об архиве организации (внутренний нормативный акт).
2. Федеральные законы и подзаконные акты РФ (например‚ Федеральный закон «Об архивном деле»).
3. Нормативные документы Федерального архивного агентства.
4. Отраслевые стандарты (ГОСТ‚ СТБ и др.).

Эти документы определяют основные понятия‚ порядок ведения архива‚ перечень документов‚ подлежащих хранению‚ сроки их хранения‚ а также ответственность руководителей.

Структурные элементы положения об архиве

Положение об архиве обычно включает следующие разделы:

• Основные положения – цели‚ задачи‚ область применения.
• Состав документов архива – классификация (постоянные‚ текущие‚ временные).
• Задачи и функции архива – от приёма документов до их передачи в государственный архив.
• Права архива – доступ к документам‚ возможность требовать предоставления информации.
• Организация работы архива – описание процессов‚ регламентов‚ ответственных лиц.
• Дополнительные разделы (по необходимости) – например‚ порядок аутсорсинга.

Ключевые функции архива

В зависимости от типа организации (коммерческая‚ государственная‚ муниципальная) функции могут варьироваться‚ но в целом включают:

1. Приём и регистрация входящих документов.
2. Классификация и систематизация архивных материалов.
3. Обеспечение сохранности (физической и электронной) документов.
4. Контроль за соблюдением сроков хранения.
5. Передача документов постоянного хранения в государственный архив.
6. Уничтожение документов‚ срок хранения которых истёк‚ в соответствии с установленными процедурами.
7. Обеспечение доступа к архивным материалам для уполномоченных лиц.

Организационная структура управления архивом

Общая модель

Структура может быть построена по нескольким принципам: функциональная‚ процессная‚ матричная или комбинированная. Наиболее распространённой в российской практике является функциональная (U‑форма)‚ где каждый отдел отвечает за определённый набор функций.

Пример типовой схемы

• Руководитель организации – несёт общую ответственность за соблюдение нормативных требований.
• Директор (заместитель) по архивному делу – отвечает за стратегическое развитие архива‚ взаимодействие с внешними органами (Федеральное архивное агентство‚ государственные архивы).
• Начальник архивного отдела – управляет повседневной деятельностью архива.
• Специалисты архивного отдела:
  • Сотрудник по приёму и регистрации документов;
  • Классификатор (специалист по систематизации);
  • Технический специалист (обеспечение физической/электронной сохранности);
  • Контролёр сроков хранения;
  • Специалист по передаче в государственный архив.
• Отдел ИТ‑поддержки – отвечает за электронный архив‚ системы управления документами (DMS)‚ резервное копирование.
• Юридический отдел – консультирует по вопросам соответствия законодательству‚ участвует в разработке положения об архиве.
• Отдел контроля и аудита – проводит внутренние проверки соблюдения регламентов.

Возможность аутсорсинга

Компания вправе передать часть или всю архивную деятельность внешнему провайдеру. При этом в положении об архиве необходимо добавить раздел «Аутсорсинг»‚ где фиксируются:

• Перечень передаваемых функций;
• Требования к провайдеру (сертификации‚ уровень защиты данных);
• Показатели качества (SLA);
• Механизмы контроля и отчётности.

Электронный архив (ЭА)

Современные организации всё чаще используют электронный архив. В структуре управления ЭА добавляются:

• Администратор системы электронного документооборота;
• Специалист по кибербезопасности (защита от несанкционированного доступа‚ резервное копирование);
• Методист по цифровой конвертации (сканирование‚ метаданные).

Пошаговый алгоритм создания и внедрения архивной структуры

1. Анализ текущего документооборота – определите объёмы‚ типы и сроки хранения.
2. Разработка положения об архиве – включите все обязательные разделы‚ согласуйте с юридическим отделом.
3. Определение структуры управления – выберите модель (функциональная‚ процессная) и назначьте ответственных.
4. Подбор персонала – сформируйте архивный отдел‚ при необходимости привлеките ИТ‑специалистов.
5. Выбор и внедрение технологической платформы – DMS‚ системы резервного копирования‚ средства сканирования.
6. Обучение сотрудников – проведите тренинги по работе с документами‚ правилам классификации и безопасности.
7. Запуск пилотного проекта – протестируйте процессы на небольшом объёме документов.
8. Контроль и корректировка – проведите аудит‚ внесите изменения в регламенты.
9. Полноценный ввод в эксплуатацию – масштабируйте процессы на весь объём организации.
10. Регулярный мониторинг – проверяйте соблюдение сроков хранения‚ актуальность метаданных‚ состояние ИТ‑инфраструктуры.

Ответственность и права

В соответствии с нормативными актами:

• Руководитель организации несёт конечную ответственность за соблюдение требований к архивному делу.
• Директор (заместитель) по архивному делу – оперативную ответственность за выполнение задач архива.
• Начальник архивного отдела – внутренний контроль за соблюдением регламентов и сроков.
• Сотрудники архива имеют право доступа к документам в пределах их служебных обязанностей и обязаны обеспечивать их конфиденциальность.

Особенности хранения документов постоянного срока

Документы‚ подлежащие постоянному хранению (например‚ учредительные документы‚ финансовая отчётность‚ договоры с государственными органами)‚ передаются в государственный архив. Процедура включает:

1. Подготовку описи и метаданных.
2. Физическую или электронную передачу в государственный архив в соответствии с установленными сроками.
3. Получение актов приёма‑передачи.
4. Ведение реестра переданных материалов в архиве организации.

Организационная структура управления архивом – фундаментальная часть системы документооборота любой организации. Правильно построенная структура обеспечивает:

• Соблюдение законодательных требований;
• Эффективный контроль за сроками хранения;
• Оптимизацию затрат (возможность аутсорсинга‚ автоматизация процессов);
• Гарантию сохранности как физических‚ так и электронных документов.

Следуя изложенному в статье алгоритму и учитывая специфику вашего бизнеса‚ вы сможете создать надёжный архив‚ который будет поддерживать деятельность компании в долгосрочной перспективе.

Полезные ресурсы

• Федеральное архивное агентство – https://faar.gov.ru
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения»
• Образцы положения об архиве (примерные шаблоны) – https://example.com/pozavlenie-ob-arkhive

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по построению архивной структуры‚ вы всегда можете обратиться к специалистам в области архивного дела или к юридическому отделу вашей организации.