Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно создать, вести и поддерживать архив кадровой документации в соответствии с действующим законодательством РФ, а также рассмотреть вопросы перехода к электронному архиву (КЭДО).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие работу с архивом кадровой документации:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие архивных документов, требования к их хранению и передаче в архив.
• Приказ Росархива № 77 (утверждён в 2025 г.) – устанавливает детальные правила формирования, учёта и хранения архивных документов в организациях.
• Требования к защите персональных данных (ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных») – обязательны при работе с любыми документами, содержащими сведения о работниках.
• Трудовой кодекс РФ, коллективные договоры и локальные нормативные акты организации – определяют сроки и порядок хранения отдельных видов кадровых документов.

Классификация кадровых документов

Для упрощения учёта документы делятся на три группы:

1. Документы постоянного хранения (сохраняются бессрочно). Примеры:
   • Трудовые договоры и их дополнения;
   • Справки о доходах (для пенсионного обеспечения);
   • Документы, подтверждающие квалификацию и образование.
2. Документы временного хранения (сроки от 1 до 5 лет). Примеры:
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении;
   • Отчёты о командировках, отпусках;
   • Акты аттестации и оценки эффективности.
3. Специальные документы (хранятся отдельно, часто в закрытом режиме):
   • Медицинские справки и результаты обследований;
   • Документы, содержащие сведения о судимостях, банкротстве;
   • Персональные данные, подпадающие под особый режим защиты.

Сроки хранения кадровых документов

Тип документа	Срок хранения	Основание
Трудовой договор	Бессрочно	ФЗ 125‑ФЗ, ТК РФ
Приказ о приёме на работу	5 лет после увольнения	ТК РФ, Приказ Росархива № 77
Справка о доходах (2‑НДФЛ)	5 лет	Налоговый кодекс
Медицинские справки	3 года после увольнения	ФЗ 152‑ФЗ
Документы о повышении квалификации	Бессрочно	ТК РФ

Требования к помещению и оборудованию

Согласно Приказу Росархива, архив отдела кадров должен соответствовать следующим требованиям:

• Площадь и планировка – отдельное помещение, минимум 1 м² на 1000 листов формата А4; доступ только уполномоченным лицам.
• Климатический контроль – температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Оборудование:
  • Архивные шкафы и стеллажи с закрывающимися дверями (по ГОСТ 7.0.97‑2016);
  • Системы пожарной защиты (спринклеры, газоанализаторы);
  • Система видеонаблюдения и контроля доступа.
• Защита от электромагнитных излучений – особенно важно при хранении электронных носителей.

Порядок формирования архива

Подготовка документов

1. Сбор всех кадровых дел, находящихся в эксплуатации (бумажные и электронные).
2. Сортировка по номенклатуре дел (по алфавиту, по дате, по типу документа).
3. Проверка полноты – отсутствие «дыр» в личных делах, наличие всех обязательных подписей.

Оформление описи

Опись – основной документ, фиксирующий состав архива. В ней указываются:

• Номер и наименование дела (например, «Личное дело – Иванов И.И.»);
• Перечень вложенных документов с указанием даты и номера;
• Дата формирования описи и подпись ответственного лица.

Нумерация и маркировка

Для удобства поиска применяется следующая система:

• Документы, содержащие фамилии, группируются по первым трём буквам алфавита (например, «ИВАНОВИ*»);
• Внутри группы – по возрастанию даты создания;
• При одинаковой дате – по порядковому номеру документа.

Передача в архив

1. Подготовка актa приема‑передачи (подписи руководителя отдела кадров и архивного специалиста).
2. Размещение дел в архивных шкафах согласно плану размещения.
3. Внесение сведений о переданных делах в журнал учёта архивных документов.

Электронный архив и КЭДО (Квалифицированная электронная документация)

С 2023 года в России активно внедряется электронный архив. При переходе к КЭДО необходимо учитывать:

• Электронный формат – документы сохраняются в PDF/A‑2 или PDF/A‑3, подпись заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Метаданные – каждый файл должен содержать метаданные (дата, тип, номер, ссылка на физический документ, если он существует).
• Защита персональных данных – шифрование, разграничение доступа, журнал аудита доступа.
• Сроки хранения – электронные копии хранятся не менее, чем оригиналы, но могут быть продлены до 10 лет в случае необходимости.
• Проверка юридической силы – при передаче в архив электронные документы должны быть признаны «документом, имеющим юридическую силу» согласно Приказу Росархива от 17 сентября 2023 г.

Учёт и контроль

Для обеспечения надёжного учёта необходимо вести:

• Журнал учёта архивных дел – фиксирует номер, дату поступления, ответственного за передачу.
• Регулярные проверки (каждые 6 месяцев) – проверка соответствия фактического содержания описи.

Уничтожение архивных документов

Документы, срок хранения которых истёк, подлежат уничтожению только после:

1. Согласования с руководством и юридическим отделом;
2. Подготовки плана утилизации (шрединг, сжигание, химическое разрушение);
3. Составления акта об уничтожении с указанием количества, типа и метода уничтожения;
4. Обеспечения полной конфиденциальности (особенно при работе с персональными данными).

Практический чек‑лист формирования архива отдела кадров

• ☑ Проверить нормативную базу (ФЗ 125‑ФЗ, Приказ 77, ФЗ 152‑ФЗ).
• ☑ Сформировать список всех видов кадровых документов и их сроки хранения.
• ☑ Подготовить помещение: климат‑контроль, архивные шкафы, система доступа.
• ☑ Провести сортировку и проверку полноты личных дел.
• ☑ Оформить опись и акт передачи.
• ☑ Внести данные в журнал учёта и в итоговую запись.
• ☑ При необходимости – оцифровать документы и оформить КЭП.
• ☑ Установить график периодических проверок и план утилизации устаревших документов.

Формирование архива отдела кадров – это сложный, но систематизированный процесс, который требует строгого соблюдения законодательных требований, технических стандартов и принципов защиты персональных данных. Правильная организация архива обеспечивает:

• Юридическую безопасность организации;
• Быстрый доступ к необходимой информации;
• Снижение рисков утечки конфиденциальных данных;
• Оптимизацию расходов на хранение и утилизацию документов.

Следуя изложенным рекомендациям, любой специалист по кадрам сможет создать надёжный архив, отвечающий современным требованиям и готовый к дальнейшему цифровому развитию.

---

Дата актуализации: