Формирование архивного фонда организации – это сложный процесс, требующий чёткого понимания, какие документы включаются в состав фонда, как они классифицируются и какие нормативные акты регулируют их хранение и использование. В данной статье рассматриваются основные элементы состава документов к архивному фонду, порядок их формирования и оформления, а также ссылки на актуальные нормативные документы.

Нормативная база

Согласно Приказу Министерства культуры РФ (пункт 2.2) и Приказу Росархива от № 77 (пункт 9‑10), создание документального фонда организации осуществляется путём:

• составления номенклатуры дел;
• формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ;
• использования перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Эти положения подтверждаются также в Методических рекомендациях к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (пункт 2.5), где подчёркивается важность фондирования – определения принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

Что входит в состав документов архивного фонда

Состав документов к фонду архива традиционно делится на несколько категорий:

Документы управленческой деятельности

К ним относятся:

• приказы, распоряжения, указания;
• протоколы заседаний органов управления;
• планы и программы деятельности организации;
• отчёты о выполнении планов и финансово‑хозяйственной деятельности.

Документы по личному составу

Согласно пункту 5.4.4.2 Методических рекомендаций КонсультантПлюс, в опись документов по личному составу включаются:

• книги и журналы учёта приказов о приёме, переводе, увольнении;
• личные карточки и личные дела сотрудников;
• соглашения, контракты и иные трудовые договоры;
• документы о повышении квалификации и аттестации.

Если личные дела передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, они включаются в документальный фонд получившей их организации.

Бухгалтерские и финансово‑хозяйственные документы

К этой группе относятся:

• бухгалтерские книги (главная, оборотно‑сальдовая, журнал‑ордер);
• платежные и расчётные документы (счета, платежные поручения, акты сверки);
• акты приёма‑передачи материальных ценностей;
• инвентаризационные описи и акты.

Нормативные и справочные материалы

В данный блок входят:

• уставы, положения, регламенты;
• нормативные правовые акты, принятые организацией;
• справочники, классификаторы, перечни типовых документов;
• методические указания и рекомендации.

Научно‑техническая и проектно‑сметная документация

К ней относятся:

• технические задания, проекты, сметы;
• акты ввода в эксплуатацию объектов;
• отчёты о научно‑исследовательских работах (НИР);
• патенты, лицензии, сертификаты соответствия.

Электронные документы

Согласно пункту 10 Приказа Росархива от № 77, номенклатура дел является основой для формирования описей документов, включая электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. К электронным документам относятся:

• электронные письма и переписка;
• электронные таблицы и базы данных;
• сканированные копии бумажных документов;
• мультимедийные файлы (фото, видео, аудио).

Этапы формирования состава документов к фонду архива

1. Анализ деятельности организации – выявление всех видов документооборота, определяющих фондообразователя.
2. Составление номенклатуры дел – разработка перечня видов дел с указанием индексов, названий и сроков хранения.
3. Формирование дел – grouping исполненных документов в дело согласно номенклатуре.
4. Оформление дел – прошивка, нумерация, создание описи дела (содержание, даты, ответственные).
5. Фондирование – определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и установление хронологических границ фонда.
6. Передача на хранение – оформление актов приёма‑передачи документов в архивное учреждение.

Пример структуры описи дела (по личному составу)

Состав документов к фонду архива определяется не только перечнем видов документации, но и строгим соблюдением нормативных требований к их формированию, учету и хранению. Правильное применение номенклатуры дел, фондирование и оформление описей позволяют обеспечить надёжное сохранение информационного наследия организации и его последующее использование для управленческих, научных и правовых целей.

Для более детальной работы рекомендуется ознакомиться с полными текстами:

• Приказ Министерства культуры РФ (пункт 2.2);
• Приказ Росархива от № 77 (пункты 9‑10);
• Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (пункт 2.5, 5.4).