Формирование Архивного фонда Российской Федерации — это сложный, многоступенчатый процесс, в основе которого лежит систематическое пополнение государственных и муниципальных архивов документами, обладающими исторической, научной, политической, народно-хозяйственной, социальной или культурной ценностью. Ключевым звеном этого процесса являются источники комплектования (фондообразователи) — субъекты, в деятельности которых возникают архивные документы, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

Статья основана на положениях Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…», а также на методических рекомендациях и судебной практике.

Правовое определение понятия

Согласно ч. 1 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ и п. 35.1 Правил (Приказ Росархива № 24), источниками комплектования государственных и муниципальных архивов выступают:

• Государственные органы (федеральные, региональные);
• Органы местного самоуправления;
• Организации (юридические лица различных организационно-правовых форм);
• Граждане (физические лица).

Единый критерий: в процессе деятельности (или на протяжении жизни для граждан) указанных субъектов образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (Национального архивного фонда), подлежащие приему на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

Важно: Понятие «источник комплектования» тождественно понятию «фондообразователь». Архивный фонд формируется по принципу провенанции (принципу сохранения целостности документов одного фондообразователя), поэтому точное определение источника комплектования является предварительным условием правильного фондирования.

Классификация источников комплектования

По правовой форме и подведомственности

1. Государственные органы и органы местного самоуправления.
   • Включаются в списки источников комплектования в обязательном порядке (автоматически).
   • Примеры: министерства, ведомства, федеральные ГУПы, администрации муниципальных образований.
   • Для федеральных архивов (ГАРФ, РГАЭ, РГАНИ и др.) источниками являются федеральные органы власти; для архивов субъектов РФ — региональные органы власти; для муниципальных архивов — органы местного самоуправления.
2. Организации (юридические лица).
   • Входят в списки источников комплектования на основании договоров о передаче документов на хранение или по решению экспертно-проверочных комиссий (ЭПК/ЦЭПК).
   • Ключевая категория: негосударственные организации, обладающие правами временного хранения документации федерального, регионального или муниципального значения (например, при смене вида собственности предприятий, приватизации, реорганизации). Они служат источниками комплектования тех государственных архивов, к которым относились их правопредшественники (муниципальные, федеральные структуры).
   • Организации, не являющиеся источниками комплектования госархива, утверждают номенклатуру дел самостоятельно (п. 11 Правил).
3. Граждане (физические лица).
   • Выступают источниками комплектования в соответствии с ч. 1 ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ.
   • Документы граждан (личные архивы) передаются в архивы на основании договоров дарения, купли-продажи или по решению уполномоченных органов (в случаях, предусмотренных законом).

По типу формируемой документации (специализированные списки)

Практика ведения раздельных реестров источников комплектования для разных типов документов:

• Общеделовые и управленческие документы (основной перечень);
• Научно-техническая документация (отдельные перечни источников);
• Аудиовизуальные документы и фотодокументы (отдельные перечни источников);
• Документы на нестандартных носителях (электронные архивы).

Критерии отнесения к источникам комплектования

Не всякая организация или гражданин автоматически становятся источником комплектования госархива. Законодательство и методические рекомендации (в т.ч. от 1987 г. и актуальные Примерные списки) устанавливают дифференцированные критерии.

Критерии для организаций (предприятий, учреждений)

• Функционально-целевое назначение: выполняет ли организация функции управления, регулирования, контроля, учета, охраны правопорядка, ведения реестров и иных государственно-значимых функций?
• Полнота отражения работы предприятия в архивах иных предприятий: если деятельность организации полностью документируется и хранится в архиве вышестоящего ведомства или контролирующего органа, она может быть исключена из списка самостоятельных источников комплектования (во избежание дублирования).
• Наличие документов Архивного фонда РФ: образуются ли в деятельности организации документы с установленными постоянными или длительными сроками хранения (свыше 10 лет), подлежащие передаче в госархив.

Критерии для граждан (личные архивы)

Определение ценности личного архива и необходимости его передачи в госархив осуществляется на основе совокупности признаков:

• Культурный, научный, социальный вклад гражданина в развитие общества (лауреаты премий, ученые, писатели, художники, общественные деятели).
• Роль очевидца, современника, участника важных общественных событий (войны, реформы, катастрофы, исторические переломы).
• Связи: дружеские, творческие, родственные, служебные контакты с известными историческими личностями, отраженные в переписке и документах.
• Историческая типичность: документы типичны для определенной эпохи, социальной группы, профессии, позволяют восстановить картину быта/эпохи;
• Состав и содержание личного архива: наличие автобиографий, дневников, переписки, рукописей, фотоматериалов, наградных документов, патентов и т.д.

Порядок формирования и ведения списков источников комплектования

Процедура закреплена в п. 35.1 Правил (Приказ Росархива № 24) и методических документах Росархива (согласовано ЦЭПК при Росархиве ).

Основания для составления списков

Архив составляет списки источников комплектования на основании:

1. Законодательства Российской Федерации (ФЗ № 125-ФЗ, иные ФЗ).
2. Законодательства соответствующего субъекта РФ (региональные законы об архивном деле).
3. Нормативных правовых актов органа местного самоуправления.

Этапы работы

1. Выявление потенциальных источников: анализ реестров госорганов, реестров организаций (ЕГРЮЛ/ЕГРИП), данных о лицензируемых видах деятельности, сведений о награжденных гражданах.
2. Оценка по критериям: применение вышеописанных критериев (функционально-целевое назначение, наличие ценных документов).
3. Согласование с ЭПК/ЦЭПК: Утвержденные архивом списки источников комплектования (в установленной форме) подлежат согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного архивного органа (федерального, регионального уровня или ЭПК РАН — для документов Академии наук).
4. Ведение наблюдательных дел: Архив ведет «наблюдательные дела» (курирует) по каждому источнику комплектования. Это позволяет:
   • Помогать организации в организации архивирования (составление номенклатур дел, акты отбора).
   • Определять ценность документации, перечень и сроки хранения.
   • Контролировать сроки передачи дел в архив.
5. Актуализация: Списки ведутся в актуальном состоянии (исключаются ликвидированные организации, добавляются вновь созданные/реорганизованные). Пример: на в список источников комплектования одного из архивов включено 49 учреждений и организаций.

Фондирование как этап работы с источником комплектования

Согласно п. 2.4 Правил, работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется непосредственно в источниках комплектования (у фондообразователей) в процессе:

• Формирования дел на основе номенклатур дел;
• Отбора документов для передачи на хранение в архив.

Это означает, что архивисты госархива (или уполномоченные специалисты) должны выезжать к фондообразователю для экспертизы дел до их передачи, чтобы исключить попадание в архив документов, не подлежащих хранению, или потерю ценных документов.

Исторический контекст и современные вызовы

Формирование сети государственных архивов и определение источников комплектования проходило эволюционный путь:

• До 1917 г.: Архивы формировались на базе ведомственных архивов Российской империи (Сенат, Коллегии, Министерства). Крупнейшие из них обладали чертами исторических архивов общегосударственного значения.
• Советский период (1920–1980-е): Создание единой государственной архивной службы. В 1987 г. выпущены «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов» и «Примерные списки видов учреждений…».
• Современный этап (с 2004 г. — ФЗ № 125-ФЗ): Законодательное закрепление понятия «источник комплектования», расширение круга субъектов (включение граждан, негосударственных организаций), переход на договорную основу передачи документов негосударственных организаций.

Современные вызовы:

• Цифровизация документооборота: необходимость определения источников комплектования электронных документов и информационных систем.
• Реорганизация госорганов и предприятий: сложность правопреемства архивных фондов.
• Работа с личными архивами: выявление ценных фондов у частных лиц, мотивация граждан на передачу документов в госархивы.

Резюме: чек-лист для архивиста

Источники формирования государственного архива — это не просто список организаций, а динамическая система взаимодействия архива с фондообразователями. Грамотное определение круга источников, их классификация по критериям ценности документации, своевременное включение в реестры и методическое сопровождение (курирование) на этапе формирования дел, это залог полноты, достоверности и научной ценности Архивного фонда Российской Федерации. Игнорирование работы с источниками комплектования ведет к необратимым потерям документального наследия нации.

Статья подготовлена на основе: ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»; Приказ Росархива от № 24; Методических рекомендаций Росархива; материалов сайта a-centr.ru; судебной практики и архивной литературы.