Процесс формирования архивного фонда, это сложная, многоступенчатая процедура, регулируемая законодательством в сфере архивного дела. Ключевым этапом комплектации архива является определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив. От правильности этого этапа зависит полнота, достоверность и ценность архивного фонда, будь то архив организации, муниципальный или государственный архив.
Правовая основа и понятие архивного фонда
В соответствии с законодательством, в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории страны архивные фонды и архивные документы независимо от:
- источника их образования;
- времени создания;
- вида носителя информации;
- места хранения;
- формы собственности.
Сюда также относятся документы, поступившие на законных основаниях из-за рубежа. Базовым понятием является архивный документ — документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Особую категорию составляют документы по личному составу (отражающие трудовые отношения) и документы личного происхождения (образовавшиеся в жизни физического лица, семьи, рода).
Этапы комплектации архива
Согласно нормативным актам, комплекование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает три последовательных этапа:
- Определение источников комплектации архива.
- Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив (ключевой аналитический этап).
- Прием-передача архивных документов в архив.
Классификация организаций-источников и формы приема
Организации-источники комплектации государственных и муниципаальных архивов делятся на две группы, что напрямую влияет на формирование состава документов к приему:
Организации-источники комплектации полного приема
В архив передаются все архивные документы, сформированные организацией по истечении сроков временного хранения.
Организации-источники комплектации выборочного приема
Прием производится групповым (повидовым) образом. В архив поступают только те серии дел или виды документов, которые определены перечнями (примерными перечнями) как подлежащие постоянному хранению. Под формой приема понимается именно состав документов, поступающих в архив от конкретного источника.
Основные основания и критерии определения состава к приему
Состав документов, подлежащих приему, определяется на основе нескольких ключевых оснований:
Истечение сроков временного хранения
Основным триггером для приема является истечение установленных сроков временного хранения. Это относится к:
- делам организаций (в т.ч. ликвидированных);
- документам по личному составу;
- иным категориям архивных документов.
Поступление документов в неупорядоченном состоянии
Если документы поступили в архив без надлежащей систематизации (описания, нумерации), проводится их экспертная обработка для выявления составных частей, подлежащих хранению.
Наличие в фонде документов, не подлежащих хранению (отсев)
При определении состава к приему (или при ревизии фондов) выявляются и исключаются:
- документы, не имеющие исторической, научной, практической ценности;
- дублетные документы (идентичные копии);
- копийные документы (копии, если оригинал хранится);
- документы с поглощенной информацией (данные полностью воспроизведены в других документах, подлежащих хранению).
Работа с делами, отмеченными индексом «ЭПК» (Экспертиза ценности документов / временное хранение)
Дела с отметкой «ЭПК» подлежат обязательному полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Алгоритм действий:
- Полистный просмотр дела.
- Выделение документов постоянного хранения.
- Присоединение выделенных документов к соответствующим делам постоянного срока хранения ИЛИ оформление их в самостоятельные дела.
- Включение сформированных дел в опись дел структурного подразделения.
- Передача в архив организации.
Подготовительные процедуры перед приемом
Перед непосредственной передачей документов в государственный (муниципальный) архив или архив организации проводится:
- Проверка правильности оформления дел (соответствие инструкциям по делопроизводству, наличие обложек, переплетов, нумерации листов).
- Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов (отсутствие плесени, загрязнений, повреждений, делающих невозможным пользование).
- Подготовку сопроводительных документов, необходимых при передаче (описи, акты отбора/экспертизы, перечни).
Определение состава дел, подлежащих передаче, и проверка качества их формирования основывается на рекомендациях по подготовке дел к сдаче в архив организации (разделы 1.1.2, 1.2 и др.).
Особенности приема документов личного происхождения
Работа с документами частных лиц (личного происхождения) имеет свою специфику. Архив проводит планомерную работу по выявлению граждан, в чьей деятельности могли образоваться ценные документы. Подготовка приема на постоянное хранение осуществляется в три этапа:
- Выявление и учет потенциальных источников (лиц, семей, родов).
- Экспертиза и отбор документов, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.
- Оформление акта приема-передачи и передача в архив.
Роль органов управления архивным делом субъектов РФ
Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации играют ключевую роль в утверждении составов к приему на региональном и муниципальном уровне. Их компетенция включает:
- Определение состава документов, относящихся к Архивным фондам субъектов РФ и подлежащих хранению в архивах.
- Утверждение примерных перечней документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы.
- Внесение изменений и дополнений в перечни.
- Утверждение описей дел и иных документов, регулирующих прием.
Оформление приема-передачи
Завершающим этапом определения состава и физической передачи является оформление акта приема-передачи документов на хранение. Документ составляется в двух экземплярах:
- Один экземпляр остается в архиве (приемнике).
- Второй экземпляр передается в источник комплектации (передающей стороне).
Акт является основным юридическим документом, фиксирующим передачу права владения и ответственности за сохранность документов.
Комплектование архива организации (внутренний аспект)
Отдельно стоит выделить комплектацию архива самой организацией. Это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектации (например, правопреемников ликвидированных юрлиц). Внутренний контроль за составом передаваемых в архив организации дел лежит на структурном подразделении — архиве (или ответственном сотруднике) и экспертной комиссии организации.
Определение состава документов, подлежащих приему в архив, — это не формальная процедура, а экспертно-аналитическая работа, требующая знания законодательства, профиля архива, сроков хранения и правил экспертизы ценности. Ключевыми принципами здесь являются:
- Законность (соответствие перечням и срокам);
- Обоснованность (прохождение экспертизы ценности/полистного просмотра для ЭПК);
- Полнота (включение всех ценных документов, исключение балласта);
- Документированность (оформление описей, актов, заключений комиссий).
Соблюдение этих принципов гарантирует формирование достоверного и полноценного Архивного фонда, способного выполнять свои информационные, правовые и историко-культурные функции.