Формирование архивных фондов — это системный и многоступенчатый процесс, обеспечивающий сохранность документального наследия и его доступность для общества, государства и граждан․ Данный процесс строго регламентирован федеральным законодательством, государственными стандартами (ГОСТ) и ведомственными правилами․ Ниже представлен подробный обзор ключевых аспектов формирования архивных фондов в Российской Федерации на 2026 год․

Правовая база формирования архивных фондов

Основой для всей архивной деятельности служит Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»․ Согласно ст․ 1․3․3․1 Основ законодательства, федеральное законодательство состоит из:

• Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах;
• Положения об Архивном фонде РФ․

Эти акты регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства․

Ключевыми подзаконными актами являются:

• Правила формирования, ведения и хранения архивных фондов (утв․ Постановлением Правительства РФ);
• ГОСТ Р 7․0․8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Делопроизводство и архивное дело․ Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Национальный стандарт․ Архивное дело․ Архивные фонды․ Общие требования к формированию»․

Основные понятия и виды архивных образований

В соответствии с Пунктом 2․1 Правил, архивные документы в архиве организуются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам, архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям․

Архивный фонд

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности гражданина, семьи, рода (документов, отложившихся в личном архиве фондообразователя) или в процессе деятельности организации․

Признаки фонда: единство фондообразователя (источника комплектования), историческая целостность, естественное возникновение в процессе деятельности․

Объединенный архивный фонд

В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования допускается формирование объединенного архивного фонда из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности (например, фонд «Управления народного хозяйства района N» включает фонды ликвидированных предприятий района)․

Правилами также допускается формирование объединенного фонда из документов двух и более лиц, связанных профессиональными или творческими связями (например, «Выпускницы женских Бестужевских курсов (1880–1983)», «Участники Октябрьской революции и борьбы за советскую власть (1892–1992)»);

Архивная коллекция

Архивные коллекции формируются из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам:

• тематическому (Коллекция документов деятелей архитектуры, строительства․․․);
• объектному (Коллекция воспоминаний о строительстве космодрома Байконур);
• авторскому (Коллекция документов М․ Тореза);
• хронологическому или иным признакам․

Коллекции могут поступать в архив от физического лица, организации или передаваться из другого архива․ Исторически сложившиеся архивные коллекции перефондированию не подлежат (п․ 2․5 Правил)․

Процесс фондирования: суть и этапы

Фондирование — это определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда (ГОСТ Р 7․0․8-2013, п․ 114)․ Оно заключается в:

1. Определении (уточнении) границ фондовой принадлежности документов․
2. Определении хронологических границ фонда и документов фонда․
3. Формировании архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций․

Фондирование в источнике комплектования (у фондообразователя)

Работа по фондированию начинается еще до передачи документов в архив — в самих организациях (фондообразователях) в процессе:

• Формирования дел на основе номенклатур дел;
• Отбора документов для передачи на хранение в архив (экспертиза ценности)․

Именно на этом этапе закладывается структура будущего архивного фонда: формируются дела, присваиваются им индексы, определяются сроки хранения․

Фондирование в архиве

По поступлении документов в архив фондирование продолжается при их описании․ Архивариус уточняет фондовую принадлежность, проверяет соответствие дел номенклатуре, выявляет ошибки фондирования (например, попадание чужих дел в фонд) и исправляет их․

В государственных архивах фондирование также проводится при необходимости:

• Создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций;
• Исправления ошибок фондирования, описания документов;
• Переработки описей․

Экспертиза ценности документов — фильтр формирования фонда

Не все документы становятся частью Архивного фонда РФ․ Документы включаются в его состав на основании экспертизы их ценности․

Экспертизу проводят экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) специально уполномоченных органов РФ, субъектов РФ в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с органами управления организаций, фондообразователей;

Результатом экспертизы является акт отбора (уничтожения), на основании которого документы либо передаются в архив (категории «постоянно», «до 10 лет», «до 75 лет» и т․д․), либо подлежат уничтожению․

Учетная документация формируемого фонда

В составе основных (обязательных) учетных документов архива важное место занимает дело фонда․

Дело фонда — это совокупность документов по истории фондообразователя (организации или лица, являющегося источником комплектования данного архива) и его архивного фонда․ В него входят:

• Акты о передаче фонда в архив;
• Справки о фондообразователе (история организации, биография лица);
• Инвентаризационные списки (описи) фонда;
• Документы о перемещении, реставрации, использовании фонда․

Также ведется Список фондов (Приложение 6 к Правилам), в который архивный фонд записывается только один раз — при первом поступлении в архив․

Правила наименования архивных фондов

Полное наименование фонда является ключевым идентификатором․ Требования различаются в зависимости от типа фондообразователя․

Фонды личного происхождения

Обязательные реквизиты:

1. Фамилия, имя, отчество фондообразователя (в именительном падеже)․
2. Даты жизни в круглых скобках: (1900–1980), (р․ 1950), (1920–?), (?–1990)․
3. Род деятельности (писатель, ученый, государственный деятель, летчик-космонавт и т․д․)․

Дополнительные сведения (по согласованию с фондосдатчиком): ученая степень/звание, профессия/должность, непрофессиональная деятельность (краевед, коллекционер), звания (Герой СССР), государственные награды․

Примеры:

• Алексеев Анатолий Дмитриевич (1902–1974) — полярный летчик, летчик-испытатель, Герой Советского Союза;
• Пономарева Валентина Леонидовна (р․ 1933) — космонавт-испытатель, полковник-инженер ВВС, кандидат технических наук․

Особенности наименования при смене фамилии и псевдонимах

• Смена фамилии: в скобках указывается фамилия до смены․ Пример: Петрова Валентина Ивановна (урожд․ Павлова) (р․ 1941) — инженер-механик, Герой Социалистического Труда․
• Известен под псевдонимом: наименование по псевдониму с добавлением в скобках подлинных ФИО․ Пример: Горький Максим (Пешков Алексей Максимович) (1868–1936) — писатель, общественный деятель․
• Псевдоним известен, но реальная фамилия приоритетна: наименование по подлинной фамилии с добавлением псевдонима в скобках․ Пример: Аничкова Анна Митрофановна (псевд․ Иван Странник; 1868–1935), писательница, переводчица․

Семейные и родовые фонды

Указывается общая фамилия (если одна), затем имена представителей с указанием степени родства․ Основной фондообразователь — в начале․

Пример (одна фамилия): Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791–1859) — писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817–1860) — поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820–1891) — сибирский губернатор․

Пример (разные фамилии): Семейный фонд Ерофеева-Гущиной: Ерофеев Венедикт Васильевич (1938–1990) — писатель; Гущина Тамара Васильевна (урожд․ Ерофеева; 1925–2017) — сестра В․В․ Ерофеева․

Наименование архивных коллекций

Указываются данные о составителе, тематика или иной признак объединения․ Для коллекций, пополнение которых не предполагается, обязательно указывается количество единиц хранения․

Примеры:

• Коллекция Богатырева Петра Григорьевича (1893–1971) — слависта и этнографа, собирателя документов и фольклора․
• Институт марксизма-ленинизма при ЦК КПСС (ИМЛ)․ Коллекция диссертаций, полученных от исследователей (1947–1975)․
• Коллекция документов деятелей архитектуры, строительства, промышленности строительных материалов (1924–1992)․

Хронологические границы фонда

• Для фондов личного происхождения: даты рождения и смерти фондообразователя (членов семьи/рода)․
• Крайние даты документов фонда: даты наиболее раннего и наиболее позднего документа, входящего в состав фонда․
• Важно: крайние даты фонда не всегда совпадают с датами жизни фондообразователя (документы могут быть созданы до рождения или после смерти — копии, воспоминания наследников, материалы о памяти)․

Перефондирование и изменение фондовой принадлежности

Фондовая принадлежность документов может быть изменена, но перефондирование допускается только в двух случаях (п․ 2․4 Правил):

1. Обнаружение ошибок при первоначальном фондировании (например, дело другой организации ошибочно вошло в состав фонда)․
2. Создание новых фондов личного происхождения: когда документы отдельного лица, ранее вошедшие в архивную коллекцию, выделяются в самостоятельный фонд по решению фондосдатчика (при условии, что коллекция не является исторически сложившейся);

Исторически сложившиеся коллекции перефондированию не подлежат․

Особенности формирования фондов организаций (корпоративных фондов)

Для фондов организаций наименование строится на основе полного или сокращенного исторического названия учреждения на момент прекращения деятельности или передачи документов․

• Указывается иерархия подчиненности (Министерство -> Управление -> Отдел)․
• В скобках указываются даты существования организации (1920–1995)․
• При переименовании организации фонд, как правило, не разделяется, а продолжается; в наименовании отражается последнее название с указанием предыдущих в справке фонда․

Формирование архивных фондов — это не просто складывание документов на полки, а сложный интеллектуально-правовой процесс․ Он начинается с делопроизводства и номенклатуры дел в действующей организации, проходит через экспертизу ценности (отсев неценных документов), фиксируется в деле фонда и списке фондов архива и завершается научным описанием (составлением описей)․

Строгое соблюдение правил фондирования, наименования фондов и учета единиц хранения гарантирует:

• Сохранность Архивного фонда Российской Федерации;
• Возможность быстрого поиска и выдачи документов пользователям;
• Правовую значимость архивных справок и выписок;
• Научную достоверность исторических источников․

Современные требования (в т․ч․ переход на электронное делопроизводство и формирование электронных архивных фондов по стандартам серии ГОСТ Р 7․0․99-2018 / ISO 16175) накладывают на архивариусов дополнительную ответственность за сохранение аутентичности и целостности документов на всех этапах их жизненного цикла — от рождения в информационной системе фондообразователя до вечного хранения в государственном архиве․

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ, Правил формирования архивных фондов (Постановление Правительства РФ № 1875 и др․), ГОСТ Р 7․0․8-2013, ГОСТ Р 7․0․100-2018․ Актуально на ․