Правильное формирование дел – один из ключевых этапов архивного документооборота. От того, насколько точно соблюдены нормативные требования, зависит не только сохранность документов, но и их последующая доступность для исследователей, органов власти и общественности. В статье рассмотрим:
- Что такое «дело» и как оно отличается от «единицы хранения»;
- Нормативно‑правовую базу, регулирующую процесс формирования дел;
- Пошаговый порядок формирования дел в соответствии с номенклатурой;
- Практические рекомендации по подготовке дел к передаче в архив;
- Типичные ошибки и способы их предотвращения.
Основные понятия
Дело – совокупность документов (или отдельного документа), относящихся к одному вопросу, процессу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку. Понятие «дело» шире понятия «единица хранения»: одно дело может включать несколько томов, каждый из которых является отдельной единицей хранения.
Оформление дела – подготовка его к хранению в архиве в соответствии с установленными правилами (оформление обложки, составление описи, маркировка).
Формирование дела – процесс группирования исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел и внутренней системе классификации.
Нормативно‑правовая база
Ключевые документы, регламентирующие формирование дел в РФ:
- Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее – Правила).
- Приказ Минкультуры России от № 215 «Об утверждении Положения о номенклатуре дел государственных органов».
- Методические рекомендации, например «Рекомендации по составлению номенклатуры дел» (2023).
Все организации, создающие официальные документы, обязаны формировать дела в соответствии с этими актами.
Порядок формирования дел
Согласование номенклатуры
Номенклатура дел – классификатор, в котором указаны названия дел, их коды и сроки хранения. Формировать дело можно только в соответствии с утверждённой номенклатурой.
Выбор документов
В дело помещаются только исполненные документы (не черновики, не дублетные экземпляры, не документы, подлежащие возврату). При этом:
- Документы одного календарного года группируются вместе, за исключением переходящих дел (дел, охватывающих более одного года).
- Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела.
- Документы личного состава оформляются в отдельные дела от документов основной деятельности.
Хронологический порядок
Все документы внутри дела располагаются по их хронологии – от самого раннего к более позднему. Это упрощает поиск и контроль сроков хранения.
Ограничения по объёму
Согласно пункту 4.20 Правил, одно дело не должно превышать 250 листов и иметь толщину более 4 см. При превышении этих параметров дело делится на тома.
Оформление томов
Каждый том получает:
- Обложку с указанием названия дела, кода, номера тома и диапазона дат.
- Опись (первичная) – список всех документов тома с указанием их номеров, дат, краткого содержания.
- Маркировку (штрих‑коды, если используется электронный учёт).
Присоединение приложений
Приложения (выписки, схемы, фотографии) присоединяются к тем документам, к которым они относятся, независимо от их датировки.
Практический чек‑лист подготовки дел к передаче в архив
| Этап | Действия |
| Предварительный аудит | Просмотреть все папки‑регистраторы, удалить черновики, дублеты, листы с заметками, канцелярские скрепки. |
| Сортировка | Разделить документы по номенклатуре, по календарным годам, по срокам хранения. |
| Формирование томов | Определить количество томов (по листам, датам, контрагентам). Оформить обложки и описи. |
| Проверка качества | Оценить физическое, санитарно‑гигиеническое и техническое состояние документов (отсутствие плесени, повреждений). |
| Маркировка | Нанести штрих‑коды/наклейки, указать код дела, номер тома. |
| Составление описи передачи | Подготовить единую опись всех передаваемых томов с указанием количества листов, объёма, состояния. |
| Приём в архив | Передача дел в архив происходит поединично в присутствии представителя подразделения. Приём сопровождается подписью в описи. |
Особенности дел постоянного хранения
Дела постоянного хранения (срок хранения «постоянно») хранятся в течение всего существования организации‑источника или её правопреемника. При ликвидации организации без правопреемника:
- Госархив проводит экспертизу ценности документов.
- Полезные документы переходят в фонд архива, остальные могут быть уничтожены в соответствии с установленными процедурами.
Важно помнить, что «постоянно» может заменяться синонимом «все время существования организации», но смысл остаётся тем же.
Типичные ошибки и способы их избежать
- Смешивание документов разных сроков хранения.
Решение: вести отдельный реестр сроков хранения и проверять каждый документ перед включением в дело. - Превышение объёма тома.
Решение: заранее рассчитать количество листов и толщину, при необходимости разбить дело на тома по логическим критериям (мес., контрагент, тип документа). - Отсутствие хронологической последовательности.
Решение: использовать программные средства (например, электронный журнал) для сортировки по дате перед печатью описи. - Неправильное оформление обложек и описи.
Решение: использовать шаблоны, утверждённые в организации, и проверять их соответствие требованиям Положения. - Неудалённые черновики и дублеты.
Решение: проводить «чистку» папок перед формированием дел, фиксировать удалённые материалы в журнале утилизации.
Формирование дел в архиве РФ – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, внимательности к деталям и системного подхода. При правильном выполнении всех этапов:
- Документы сохраняются в надёжном состоянии;
- Упрощается их поиск и использование в дальнейшем;
- Сокращаются риски нарушения законодательства о хранении и защите информации.
Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, вы сможете обеспечить качественное формирование дел и их безупречную передачу в архивные фонды РФ.
Источник: Рекомендации по составлению номенклатуры дел (2023)