История отечественного нотариата неразрывно связана с историей государственных архивов. Документы, сформированные первой государственными нотариальными конторами (ГНК), представляют уникальную ценность для юристов, историков, гениалогов и граждан, восстанавливающих правовые факты прошлых лет. В данной статье подробно рассматриваются вопросы формирования, хранения, описи и использования документов архивов первых государственных нотариальных контор на примере различных регионов России.

Нормативно-правовая база формирования нотариальных архивов

Деятельность по хранению и использованию нотариальных документов строго регламентируется законодательством. Ключевым документом, регулирующим современное состояние нотариального архивного дела, является Федеральный закон от № 339-ФЗ, введший в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате Статью 39.1 «Нотариальные документы, нотариальный архив».

Основные положения статьи 39.1:

• Определение: Нотариальные документы — это созданные на бумажном носителе или в электронном виде документы, составленные (оформленные) нотариусом при совершении нотариальных действий.
• Нотариальный архив: совокупность нотариальных документов, подлежащих обязательному хранению.
• Сроки хранения: устанавливаются в соответствии с законодательством об архивном деле (как правило, 75 лет для дел личного состава/нотариальных действий, бессрочно — для уникальных исторических фондов).
• Порядок передачи: документы передаются в нотариальные архивы, формируемые нотариальными палатами субъектов РФ, после прекращения полномочий нотариуса или ликвидации конторы.

Ранее данные вопросы регулировались Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах (утв. Минюстом РСФСР) и типовыми номенклатурами дел.

Исторический контекст: Первые ГНК в системе СССР и РФ

Первые государственные нотариальные конторы начинали создаваться в 1920-х годах после принятия Декрета СНК РСФСР «О нотариате» (1918) и Положения о нотариате (1922). В каждом крупном городе (столице автономной республики, краевом/областном центре) нумеровались конторы: 1-я ГНК, 2-я ГНК и т.д.

Ключевые этапы:

1. 1990-е гг.: Переход к латифундистской нотариальной системе (Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» 1993 г.). Начало передачи архивов ликвидированных ГНК в нотариальные палаты и государственные архивы.
2. 2000-е – настоящее время: Централизация хранения в нотариальных архивах палат, оцифровка, внедрение Единой информационной системы нотариата (ЕИСН).

Региональные особенности хранения фондов (на примере интернет-источников)

Архивы «Первых государственных нотариальных контор» не сосредоточены в одном месте — они распределены по территориальному принципу. Ниже приведен обзор размещения фондов по данным открытых источников и архивных справочниках.

Удмуртская Республика (Ижевск)

В Национальном архиве Удмуртской Республики (Фондовый каталог УР) сохраняются документы Первой Ижевской государственной нотариальной конторы Министерства юстиции УАССР.

• Хронологический охват: документы по обобщению нотариальной практики за 1994–1999 гг., отчет и статистический отчет о работе конторы за 1999 год, переписка.
• Ссылки на дела (Архивный отдел, ф. 71, оп. 1-а):
  • д. 36, л. 1;
  • д. 36, л. 1–2;
  • д. 36, л. 1 об.
• Систематизация: дела в описи расположены по хронологии, внутри годового раздела — по систематическому признаку.
• Важно: по некоторым позициям в каталоге стоит пометка «Документы не сохранились», что характерно для переходного периода 90-х.

Республика Башкортостан (Уфа)

Нотариальный архив Нотариальной палаты РБ является централизованным местом хранения. Согласно положению о нотариальном архиве:

• В архив передаются номенклатурные дела на бумажном носителе, сформированные нотариусами ГНК, частными нотариусами (прекратившими полномочия) и действующими нотариусами.
• Комплектование осуществляется за счет фондов ликвидированных государственных контор (в т.ч. 1-й ГНК Уфы/Башкирии) и частных практиков.

Город Москва

В Москве архивы бывших государственных нотариальных контор (в т.ч. 1-й ГНК Москвы) консолидированы в структуре нотариального архива Московской нотариальной палаты. Пример размещения (по данным справочников):

Примечание: Нумерация контор в Москве шла по округам/районам, «Первая» контора исторически могла находиться в Ленинском или Советском районе. Точное место хранения фондов 1-й ГНК Москвы уточняется через Московскую нотариальную палату.

Омская область

В Историческом архиве Омской области хранится Фонд Р-3484 — документы частнопрактикующих нотариусов нотариальных округов г. Омск, г. Таврическое, Омский район.

• Книги учета наследственных дел включены в описи дел государственных нотариальных контор.
• Физическое состояние документов оценено как «удовлетворительное».

Курская и Свердловская области

• Курская область: Нотариальный архив палаты осуществляет прием законченных книг, нарядов и дел от всех нотариальных контор и народных судов, совершавших нотариальные действия. Ведется подавательная книга, нумерация, шнуровка и опечатка книг.
• Свердловская область: Регламентирован порядок выдачи сведений: поиск документа и подготовка копии, не более 5 рабочих дней со дня оплаты услуг архива.

Федеральные архивы (РГАСПИ, ГАНО и др.)

Часть ранних фондов (1920–1950-е гг.) первых ГНК может находиться в федеральных архивах:

• РГАСПИ (Российский гос. архив социально-политической истории): ул. Б. Дмитровка, 15, Москва. Хранятся фонды центральных органов юстиции, курирующих нотариат.
• Государственный архив Новосибирской области: фонды П-4, П-22, П-190, П-198, П-260, П-375 (справки по истории административно-территориального деления, включая нотариальные конторы).

Структура и состав документов в архиве 1-й ГНК

Типовый состав фонда первой государственной нотариальной конторы (по номенклатуре дел Минюста СССР/РФ) включает:

А. Учетные книги (основной массив)

• Книги учета наследственных дел (форма № 101, 101-а и др.).
• Книги учета завещаний (открытых, закрытых, эквивалентных).
• Книги учета доверенностей (общих, специальных, на получение почты, на управление транспортом).
• Книги учета нотариальных действий по сертификации копий, выписок, заверению подписей, времени представления документов.
• Книги учета протестов Wechselов (исторически).
• Книги учета морских протестов (для портовых городов).

Б. Дела нотариальных действий (по статьям Основ законодательства о нотариате)

• Доверенности (с нотариальным удостоверением).
• Завещания.
• Соглашения о разделе имущества, брачные контракты.
• Свидетельства о праве на наследство.
• Исполнительные надписи нотариуса.
• Протоколы осмотра доказательств, протоколы заседаний собственников имущества.

В. Административно-хозяйственная документация

• Приказы и распоряжения нотариуса-начальника конторы.
• Отчеты о работе конторы (квартальные, годовые, статистические).
• Переписка с управлением юстиции, нотариальной палатой, судами, ЗАГСами, БТИ.
• Документы по обобщению нотариальной практики (как в фонде Ижевской 1-й ГНК за 1994–1999 гг.).
• Инвентаризационные акты, акты приема-передачи архива.

Порядок доступа к документам и получения копий

Доступ к документам архива первой ГНК регламентируется:

1. ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 21, 22): сроки открытия доступа (75 лет для документов с сведениями о частной жизни, 30 лет для остальных).
2. Основы законодательства о нотариате (ст. 39.1, 11): выдача копий нотариальных документов заинтересованным лицам.
3. Положения о нотариальных архивах субъектов РФ.

Кто имеет право на получение копий:

• Лица, в отношении которых совершены нотариальные действия (или их наследники/преемники).
• Нотариусы, совершающие действия по поручению архива.
• Суды, следственные органы, нотариальные палаты, по официальным запросам.
• Иные лица — только с согласия заинтересованного лица или по решению суда.

Алгоритм действий для гражданина:

1. Определить место хранения: уточнить, в какой нотариальной палате (или госархиве) хранится архив конкретной 1-й ГНК (по последнему месту работы нотариуса/конторы).
2. Подать заявление: в нотариальную палату или архив (лично, по почте, через Госуслуги/сайт палаты, если есть такой сервис).
3. Предоставить документы: паспорт, документы, подтверждающие заинтересованность (свидетельство о смерти наследодателя, свидетельство о праве на наследство, доверенность на представителя).
4. Оплатить услуги: поиск документа, изготовление копии, заверение нотариусом (тарифы устанавливаются палатой/нотариусом в пределах базовых тарифов ФНП).
5. Получить результат: в установленный срок (обычно до 5–10 рабочих дней) — заверенную копию документа или справку об отсутствии сведений.

Проблемы сохранности и перспективы оцифровки

Анализ интернет-источников и архивной практики выявляет ряд системных проблем:

• Утраты фондов: пометка «Документы не сохранились» (как для Ижевской 1-й ГНК за отдельные периоды) встречается часто из-за хаотичной передачи дел в 1990-е, плохого хранения в подвалах/чердаках бывших контор.
• Фрагментарность: фонды одной конторы могут быть разорваны между госархивом (ранний период), нотариальным архивом палаты (поздний период) и архивами преемников-нотариусов.
• Физическое изношенность: бумага 1920–1980-х гг. (газетная, низкокачественная) требует реставрации и оцифровки.

Направления решения:

• Создание Единой информационной системы нотариата (ЕИСН) и электронных баз данных «Наследство», «Доверенности».
• Массовая оцифровка учетных книг и дел для удаленного поиска (по ФИО, дате, номеру дела).
• Внедрение стандартов описания фондов (по ГОСТ Р 7.0.99-2018 / ISAD(G)) для публикации путеводителей и описей в открытом доступе (например, на сайте РГАСПИ или портале «Архивы России»).

Практический совет: как найти нужный фонд

Если вы ищете документы конкретной «Первой государственной нотариальной конторы», действуйте по следующему алгоритму:

1. Уточните город и период: 1-я ГНК была во многих городах (Ижевск, Уфа, Омск, Новосибирск, Москва, Курск, Екатеринбург и др.).
2. Проверьте сайт нотариальной палаты субъекта РФ: раздел «Нотариальный архив» / «Поиск документов» / «Реквизиты архива». Часто там публикуются контакты архивариуса и перечень фондов.
3. Обратитесь в Государственный архив области/республики: используйте справочник «Архивы России» (archives.gov.ru) или сайт конкретного госархива (поиск по фондам: «Нотариальная контора», «Нотариат», «Министерство юстиции»).
4. Используйте информационные системы:
   • ЕИСН (для нотариусов) — поиск наследственных дел и доверенностей с 2014/2017 г.
   • Реестр нотариальных действий (публичная часть на сайте ФНП), проверка доверенностей, завещаний.
   • Сайты госархивов — электронные описи (например, фонд Р-3484 в ГАОО, ф. 71 в НА УР).
5. При обращении указывайте: точное название конторы (например, «1-я ГНК г. Ижевска УАССР»), годы работы, ФИО нотариуса (если известно), тип документа (наследственное дело, доверенность, завещание).

Архив первой государственной нотариальной конторы, это не единый монолитный массив, а совокупность фондов, разнесенных по архивным учреждениям субъектов Федерации. Их сохранность, описание и доступность определяются качеством работы нотариальных палат и государственных архивов в регионе. Современное законодательство (ФЗ № 339-ФЗ, ст. 39.1 Основ нотариата) создает правовую базу для централизованного учета и электронного доступа, однако для исторических периодов (до 2000-х гг.) ключевым остается обращение в конкретный территориальный архив (нотариальный архив палаты или госархив) с максимально полным пакетом входных данных.

Полезные контакты для старта поиска:

• Федеральная нотариальная палата (ФНП): notariat.ru — раздел «Реестры», «Найти нотариуса», контакты региональных палат.
• РГАСПИ: rgaspi.ru (ул. Б. Дмитровка, 15, Москва) — для центральных органов и межрегиональных фондов.
• Портал «Архивы России»: archives.gov.ru — единый поиск по фондам госархивов.
• Сайты нотариальных палат субъектов РФ: (например, notariat-rb.ru для Башкортостана, notariat-omsk.ru для Омска, notariat66.ru для Свердловской обл. и т.д.).