Правильное формирование дела — это фундамент архивного дела. От того, насколько грамотно соблюден порядок документов в деле, зависит сохранность информации, скорость её поиска и правовая значимость архива в целом. В данной статье подробно разбираются этапы формирования, внутренняя структура дела, обязательные учетные документы и нормативная база, регулирующая эти процессы.

Нормативная правовая база

Процесс упорядочения архивных документов и формирования дел строго регламентирован законодательством и государственными стандартами. К ключевым документам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы организации архивного дела.
• ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Общие требования к составу и параметрам реквизитов документов» — устанавливает правила оформления реквизитов.
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Упорядочение архивных документов. Общие требования» — основной стандарт, регламентирующий комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по формированию дел организаций» — методический документ, детально описывающий процесс формирования дел по номенклатуре.

Этапы работы с делом: от формирования к оформлению

Согласно ГОСТ Р 7.0.97–2016, работа над делом делится на два ключевых этапа:

Формирование дела (Группировка и систематизация)

Формирование дела — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

На этом этапе архивист решает следующие задачи:

1. Отбор документов по номенклатуре дел (каждый документ должен попасть в соответствующее дело).
2. Систематизация (упорядочивание) документов внутри дела. Порядок может быть:
   • Хронологическим (по дате документа — от ранних к поздним или наоборот, чаще всего по возрастанию даты);
   • Систематико-хронологическим (сначала по вопросам/темам, внутри темы, по дате);
   • По видам документов (например, сначала приказы, потом служебные записки, потом входящая корреспонденция);
   • Алфавитным (по фамилиям авторов или адресатов — редко, в основном для дел по личному составу).
3. Проверка полноты (нет ли пропусков в нумерации, подписях, приложениях).
4. Пронумеровка листов (сквозная нумерация всех листов дела карандашом в правом верхнем углу).

Оформление дела (Подготовка к хранению)

Оформление дела — это подготовка сформированного дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Включает в себя:

• Прошивку дела;
• Заполнение обложки;
• Составление внутренней описи;
• Заполнение листа-заверителя;
• Сшивку/переплетку дела (для дел длительного хранения).

Внутренний порядок документов в собранном деле

Готовое к хранению дело имеет строго определенную физическую структуру. Порядок элементов сверху вниз:

1. Обложка дела (верхняя обложка).
2. Внутренняя опись документов дела (помещается сразу за обложкой).
3. Сами документы дела (в установленном при формировании порядке, пронумерованные листами).
4. Лист-заверитель дела (помещается в самом конце дела, после последнего документа).
5. Нижняя обложка (для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу).

Обязательные учетные документы дела: детальный разбор

Именно эти три документа (Обложка, Внутренняя опись, Лист-заверитель) легализуют дело как архивную единицу хранения.

Обложка дела

Составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Инструкции по формированию дел / ГОСТ Р 7.0.97–2016). На обложке указываются следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращенное);
• Наименование структурного подразделения (если дело формируется структурным подразделением);
• Индекс дела (код по номенклатуре);
• Архивный шифр дела (присваивается архивом при сдаче);
• Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• Заголовок дела (точно по номенклатуре);
• Даты начала и окончания документов в деле;
• Срок хранения;
• Количество листов (заполняется после прошивки);
• Подписи ответственных лиц (составившего, проверившего).

Важно: Для дел временного хранения до 10 лет обложка может не составляться, а реквизиты наносятся прямо на первый лист дела или на специальный полосовник, однако для единства учета рекомендуется использовать обложки для всех дел.

Внутренняя опись документов дела

Определение: Документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат и заголовков, номеров страниц, помещаемый в дело.

Является основным поисковым средством внутри дела. Заполняется после прошивки и нумерации листов дела.

Структура строки описи (основные колонки):

1. Порядковый номер документа в деле (1, 2, 3…).
2. Регистрационный номер документа (из журнала регистрации входящих/исходящих/внутренних).
3. Дата документа.
4. Заголовок (тема) документа — полный, понятный, отражающий суть.
5. Номера страниц (листов) — диапазон листов, которые занимает документ в деле (например, 1–3, 4, 5–7).
6. Примечания (наличие приложений, копий, особенности состояния).

Внутренняя опись подписывается составившим и заверяется печатью организации (если предусмотрено).

Лист-заверитель дела

Определение: Учетный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле, включающем архивные документы на бумажном носителе, об особенностях физического состояния дела и его формирования.

Является документом, подтверждающим целостность и сохранность дела. Заполняется в единственном экземпляре и помещается в конец дела.

Основные сведения в листе-заверителе:

• Наименование организации;
• Шифр и номер дела;
• Заголовок дела;
• Общее количество листов в деле;
• Сведения о пронумерованных листах (например: «Листы пронумерованы от 1 до 150»);
• Сведения о неполноте документов, отсутствующих листах, повреждениях (если есть);
• Сведения о приложениях (количество, на каких листах);
• Дата составления листа-заверителя;
• Подпись составившего (архивиста/делопроизводителя) с расшифровкой.

Технические требования к прошивке и нумерации

Соблюдение технологии прошивки гарантирует, что порядок документов не будет нарушен при эксплуатации:

• Нумерация листов: Проводится карандашом (твердость ТМ или 2М) в правом верхнем углу листа (сверху или сбоку), цифры должны быть читаемы, не перекрывать текст документа. Нумеруются все листы дела, включая обложку (если она прошита), внутреннюю опись, сами документы и лист-заверитель. Обложка и опись нумеруются как листы дела.
• Прошивка: Дела прошиваются ниткой (бумажной или ленточной) через 3–4 отверстия. Концы нити выводятся на заднюю сторону обложки (или на нижнюю обложку), приклеиваются клеевым этикетом (пробковым), на который ставится печать организации и подпись ответственного лица.
• Томоводеление: Если дело превышает 150–250 листов (толщина более 3–4 см), оно делится на тома. Каждый том прошивается отдельно, имеет свою обложку, внутреннюю опись и лист-заверитель. На обложке указывается: «Том 1», «Том 2» и т.д., а также диапазон листов или дат в томе.

Особенности порядка для разных категорий дел

Типичные ошибки при формировании порядка документов

Нарушение порядка ведет к невозможности найти документ, потере правовой силы дела и замечаниям при экспертизе/проверке:

• Нарушение хронологии: документы перемешаны по датам без логической системы.
• Отсутствие внутренней описи: дела «черный ящик», неизвестно, что внутри без просмотра каждого листа.
• Ошибки в нумерации листов: пропуски номеров, дублирование, перечисление листов описи и листа-заверителя не в общую нумерацию.
• Незаполненные реквизиты на обложке: нет шифра, номера по описи, сроков хранения, подписей.
• Лишние документы в деле: черновики, копии без मूलов (если не оговорено), документы, не соответствующие заголовку дела по номенклатуре.
• Плохая прошивка: дело рассыпается, листы выпадают, порядок нарушается физически.

Цифровые аналоги: Порядок в электронном деле

С переходом на электронное делопроизводство (согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013, ГОСТ Р 7.0.97–2016 и Приказу Минцифры/Росархива) принципы сохраняются, но меняется форма:

• Электронное дело — это структура в АИС (Автоматизированной информационной системе) или ЭДО (Электронном документообороте).
• Порядок документов задается атрибутами метаданных (дата, номер, вид, тема) и сортируется программно.
• Аналог обложки — карточка дела (метаданные единицы хранения).
• Аналог внутренней описи — реестр документов дела (автоматически формируемая таблица).
• Аналог листа-заверителя, акт формирования электронного дела / протокол проверки ЭЦП и целостности файлов, заверяемый ЭЦП ответственного лица.
• Важно: при переводе бумажных дел в электронный вид (цифровомании) порядок листов в файле (PDF/A) должен строго повторять порядок листов в бумажном деле.

Порядок документов в деле фонда архива — это не бюрократическая формальность, а гарантия достоверности, полноты и доступности архивной информации. Строгое соблюдение последовательности: Формирование (систематизация) → Прошивка/Нумерация → Оформление (Обложка, Внутренняя опись, Лист-заверитель) — позволяет создавать архивы, которые служат надежным правовым и информационным фундаментом организации на десятилетия вперед.

Архивисты и делопроизводители должны не только знать требования ГОСТ Р 7.0.97–2016 и Инструкции по формированию дел, но и понимать логику построения дела, чтобы при нестандартных ситуациях (смешанные носители, приложения большого формата, документы с нарушенной хронологией регистрации) принимать правильные решения, сохраняющие научный справочный прибор и правовую силу архива.

Статья подготовлена на основе требований ГОСТ Р 7.0.97–2016, ГОСТ Р 7.0.8–2013, Приказа Росархива № 236 и Федерального закона № 125-ФЗ.