Тема формирования и сдачи архивов расформированных (распускаемых) воинских частей и организаций является одной из ключевых в архивном деле Министерства обороны РФ. Грамотная организация этого процесса гарантирует сохранность документов, составляющих архивный фонд страны, и обеспечивает правовые права военнослужащих, гражданского персонала и их наследников на получение архивных справок. Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, этапов подготовки и сдачи документов, основанный на действующих инструкциях (в частности, Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах РФ, утвержденной приказом Минобороны РФ).

Нормативная правовая база

Деятельность по учету, хранению и сдаче документов расформированных частей регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы формирования и использования архивных фондов.
• Постановление Правительства РФ от № 1356 «Об утверждении Положения о федеральном архивном фонде…» — регламентирует состав и порядок пополнения фонда.
• Приказ Минобороны РФ (Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах РФ), основной ведомственный документ, детально описывающий процедуры (пункты 73–81 и последующие).
• Инструкции начальников центральных архивов (ЦА МО, ЦА ВМФ и др.) — определяют порядок сдачи документов из окружных/флотских архивов в центральные.

Планирование и подготовка к сдаче документов (Пункты 73–74)

Сроки и заявки

Сдача документов воинскими частями и организациями в окружные (флотские) архивы производится в сроки, устанавливаемые готовыми планами, утверждаемыми начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы.

Важный этап: Воинские части (организации) обязаны представлять в соответствующие архивы заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году к 1 июня текущего года. В заявке указывается:

• За какие годы будут сдаваться документы;
• Количество дел;
• Степень их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные);
• Кому подчинена воинская часть (организация).

Полнота сдаваемого массива

Документы сдаются в архив в полном объеме. Особое внимание контролирующих органов и архивистов обращается на наличие критически важных серий документов:

1. Приказы по личному составу (основной источник для подтверждения стажа, наград, назначений).
2. Книги учета личного состава.
3. Финансовые ведомости на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала (по годам за весь сдаваемый период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства утраты и меры, принятые по их розыску или восстановлению. Без акта сдача не считается полной.

Оформление, упаковка и транспортировка (Пункты 75–76)

Упаковка и пломбирование

Документы, подлежащие сдаче, упаковываются в мешки, которые:

• Опечатываются сургучом;
• На бирку накладывается металлическая печать «Для пакетов» ИЛИ мешки пломбируются;

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах обязательно указываеться количество дел и описей по степеням секретности.

Порядок доставки и ответственность

• Транспорт и охрана: Документы доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом заранее.
• Железнодорожный/авиа/водный транспорт: Если доставка идет до станции/аэродрома/порта чужим транспортом, то перевозку от пункта прибытия до архива (в крытых автомашинах под охраной) организует и оплачивает архив-приемник. Лица, прибывшие за документами, сопровождают груз до архива.
• Ответственность: За сохранность документов в пути следования и их сдачу в архив несет сдатчик.

Отправка почтой/спецсвязью (При большом удалении)

При большом удалении части от архива с разрешения начальника архива документы и описи могут быть отправлены к установленному сроку посылками через:

• Спецсвязь Минцифры России;
• Организацию фельдъегерско-почтовой связи Минобороны РФ.

Обязательное условие: На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: «Без представителя воинской части (организации) не вскрывать». Прибывающие в архив представители должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

Личный состав и процедура приема-сдачи (Пункты 77–79)

Уполномоченные лица

Для сдачи документов воинская часть выделяет лиц, которые:

• Ответственны за делопроизводство;
• Допущены к работе с документами соответствующей степени секретности;
• Знают состав сдаваемых документов.

Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются работниками архивов.

Обеспечение сдатчика

Обеспечение сдатчика помещением для временного хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив-приемник.

Завершение сдачи и учет в части

После завершения сдачи и получения от архива описей на сданные дела:

1. В инвентарных книгах и других учетных документах воинской части делается отметка о сдаче дел в архив.
   Пример отметки: «Сдано в архив МВО по описи № 52120».
2. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации) до момента ее полного расформирования или передачи в вышестоящий архив.

Специфика расформирования воинских частей (Пункт 81 и последующие)

Исходя из общих принципов архивного законодательства и ведомственных инструкций (текст источника обрывается на полпути, ниже приведена стандартная процедура, регламентируемая п. 81 Инструкции и смежными нормами):

Момент возникновения обязательства

Обязательность сдачи всех документов возникает с момента принятия решения о расформировании (распускании) воинской части. Это включает не только дела текущего года, а весь накопленный архивный массив за все годы существования части.

Формирование «Архива расформированной части»

Процесс включает этапы:

1. Инвентаризация и экспертиза: Полная перепроверка наличия дел по номенклатуре, выявление пробелов (утраченных приказов, ведомостей).
2. Восстановление утерянного: Запрос дублей в вышестоящие штабы, финансовые органы, центральные архивы (ЦА МО, РГВА) для восстановления критически важных серий (личные дела, финансовые ведомости).
3. Составление сводных описей: Подготовка описей с указанием шифра части, периодов хранения, степеней секретности.
4. Сдача в окружной/флотский архив: По плану сдачи (п. 73).

Дальнейшая судьба документов (Централизация)

Согласно п. 80 Инструкции, порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы (Центральный архив Министерства обороны — ЦА МО, Центральный архив Военно-Морского Флота, ЦА ВМФ, Российский государственный военно-исторический архив — РГВИА и др.) определяется инструкциями, утверждаемыми начальниками центральных архивов.

Обычно это происходит после удержания документов в окружном архиве установленный срок (часто 5–10 лет для несекретных и более длительный для секретных) или сразу при расформировании части, если окружной архив не имеет условий для долгосрочного хранения нет.

Особенности хранения и доступа к документам расформированных частей

Типичные ошибки и риски при сдаче

• Неполный комплект приказов: Отсутствие приказов за отдельные годы делает невозможным подтверждение стажа и наград;
• Потеря финансовых ведомостей: Критично для расчета пенсий. Требует восстановления через ЦА МО или территориальные органы казначейства.
• Нарушение упаковки/пломбирования: Основание для отказа архива в приеме или составления акта о нарушении режима секретности.
• Отсутствие акта об утрате: Если дела нет, а акта нет, это грубое нарушение учетного режима, влекущее служебное расследование.
• Игнорирование плана сдачи (п. 73): Просрочка заявки к 1 июня сбивает график работы архива и может привести к хранению документов в неподходящих условиях части.

Резюме

Сдача архива расформированной части — это не формальность, а строго регламентированная юридическая процедура. Ключевыми моментами успеха являются:

1. Своевременная подача заявки (до 1 июня).
2. Обеспечение полноты массива (приказы, книги учета, финансы).
3. Строгое соблюдение правил упаковки, пломбирования и сопровождения.
4. Грамотное оформление актов об утрате (при необходимости).
5. Сохранение в части описей на сданные дела (п. 79) до последнего момента существования юрлица.

Соблюдение этих правил гарантирует, что документы попадут в федеральный архивный фонд в сохранности и будут доступны для защиты прав граждан и нужд государства.

Статья подготовлена на основе материалов Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах РФ (пп. 73–81) и Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данные актуальны на .