Фонд – это совокупность архивных документов, объединённых по какому‑либо признаку (по создателю, по теме, по периоду и т.д.). Правильное формирование фонда является фундаментом любой архивной работы: от его создания зависят удобство поиска, сохранность материалов и их последующее использование исследователями.

Понимание концепции архивного фонда

• Определение: архивный фонд – единица описания, включающая все документы, относящиеся к одной организации, событию или лицу.
• Уровни иерархии: фонд → серия → подраздел → файл → документ.
• Стандарты описания: ISAD(G), RDA, ГОСТ 7.0.100‑2018.

Подготовительный этап

Анализ исходных материалов

1. Соберите всю доступную информацию о потенциальных документах (инвентарные списки, карточки, электронные каталоги).
2. Определите создателя (организацию, лицо, проект) и временной охват материалов.
3. Выявите ценность документов: историческую, юридическую, научную.

Формирование принципов формирования фонда

Выберите один из подходов:

• Принцип оригинального порядка – сохранять структуру, в которой документы находились у создателя.
• Принцип функционального порядка – группировать документы по функциям (управление, финансы, корреспонденция).
• Принцип тематического порядка – объединять материалы по темам или событиям.

Формирование фонда

Создание описательной карточки фонда

Карточка фонда (фондовый опись) должна включать следующие разделы:

Физическое формирование

1. Разделите документы на единицы хранения (коробки, папки, файлы) согласно выбранному принципу.
2. Нанесите идентификационные метки (штрих‑коды, номера) на каждую единицу.
3. Обеспечьте условия хранения: контроль температуры, влажности, защита от света.

Цифровизация (по желанию)

Если планируется создание электронного фонда, выполните следующие шаги:

• Сканирование оригиналов в соответствии с ГОСТ 7.0.108‑2011 (разрешение, формат).
• Метаданные: привязка к описательной карточке фонда, добавление технических параметров (размер, тип файла).
• Хранение в долговременной цифровой системе (LTO‑ленты, облачные репозитории) с резервным копированием.

Описание фонда в каталоге

Выбор системы автоматизации

Для большинства архивов подходят:

• ЭРА‑Электронный архив – отечественная система, поддерживает ISAD(G).
• ArchivesSpace – открытая система, гибкая настройка метаданных.
• AtoM (Access to Memory) – бесплатный веб‑интерфейс, совместим с ISAD(G) и EAD.

Ввод данных

1. Создайте запись фонд в системе, заполнив все поля карточки.
2. Свяжите сериалы, подразделы и файлы с фондом через иерархическую структуру.
3. Добавьте ключевые слова и тематические рубрики для облегчения поиска.

Публикация описания

Опубликуйте фонд в публичном каталоге (веб‑портал, EAD‑XML) с учётом требований открытого доступа и защиты персональных данных.

Управление доступом и охрана фонда

• Уровни доступа: открытый, ограниченный, закрытый (по закону о персональных данных).
• Контроль доступа: журнал выдачи, электронные запросы, система прав пользователей.
• Охрана: система видеонаблюдения, ограниченный доступ в архивные помещения, регулярные проверки состояния документов.

Поддержка и обслуживание фонда

Регулярный мониторинг состояния

Проводите осмотр каждые 6–12 месяцев: проверка на плесень, механические повреждения, целостность цифровых файлов.

Обновление описания

При поступлении новых материалов или изменении условий доступа вносьте коррективы в карточку фонда и в систему автоматизации.

Планирование реставрации

Для уязвимых документов разрабатывайте план консервации: очистка, стабилизация, перепаковка.

Пример создания фонда «Документы отдела маркетинга ООО «Альфа» (2018‑2022)

1. Определение создателя: отдел маркетинга ООО «Альфа».
2. Временной охват: – .
3. Принцип формирования: функциональный (рекламные кампании, бюджеты, аналитика).
4. Создание карточки фонда:
   • Наименование: Фонд 2023‑001. Документы отдела маркетинга ООО «Альфа».
   • Код: ALFA-MKT‑2023‑001
   • Объём: 12 коробок, 48 папок, 3 200 листов.
5. Физическое размещение: архивный шкаф №5, полка 3, ячейка B.
6. Цифровизация: сканирование в PDF/A‑2, 300 dpi, хранение в облаке «Яндекс.Диск» + резерв на LTO‑8.
7. Ввод в систему: запись в ArchivesSpace, привязка к EAD‑XML.
8. Уровень доступа: ограниченный – только сотрудники отдела и исследователи по запросу.

Создание фонда в архиве – это комплексный процесс, требующий тщательного планирования, соблюдения международных и национальных стандартов, а также постоянного контроля за состоянием материалов. Правильно сформированный фонд обеспечивает:

• Удобный поиск и доступ к информации;
• Сохранность оригиналов и их цифровых копий;
• Соответствие требованиям законодательства о хранении и защите данных.

Следуя описанным выше шагам, любой архивный специалист сможет создать качественный архивный фонд, который будет служить надёжным источником знаний для будущих поколений.

Дата публикации: