Муниципальный архив — это не просто место хранения старых бумаг, а сложная система, обеспечивающая сохранность документального наследия территории, прозрачность власти и доступность информации для граждан. Процесс его формирования регламентируется строгим комплексом нормативных правовых актов, ключевыми из которых являются Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Правовая основа и статус муниципального архива

Согласно действующему законодательству, муниципаальный архив создается на правах структурного подразделения органа местного самоуправления (или учреждения, уставными документами которого предусмотрено осуществление хранения архивных документов). Его главная миссия — осуществление хранения, комплектования, учета и использования документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, а также документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.

Важно помнить: Муниципальный архив является источником комплектования государственных архивов (архивов субъектов РФ) документами постоянного хранения. Это означает, что качество работы на муниципальном этапе напрямую влияет на полноту и достоверность национального архивного фонда.

Источники комплектования архива

Федеральный закон № 125-ФЗ четко определяет круг источников формирования муниципального архива. К ним относятся:

• Органы местного самоуправления;
• Муниципальные организации и учреждения;
• Государственные органы, осуществляющие полномочия на территории муниципального образования (в части документов, подлежащих передаче в муниципальный архив);
• Граждане (личные архивы, семейные фонды, документы, представляющие историческую ценность для территории).

В процессе деятельности этих субъектов образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив.

Ключевые этапы формирования архивного фонда

Процесс формирования — это не разовый акт приема документов, а непрерывный цикл, включающий несколько критических стадий:

Делопроизводство как фундамент формирования

Качество архива закладывается на этапе создания документов. В органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Постановлением Правительства РФ). В муниципальных организациях применяется Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Грубые ошибки на этапе регистрации, номенклатуры или оформления дел делают невозможным их дальнейшее учетное хранение и использование.

Составление и утверждение номенклатуры дел

Центральным инструментом формирования является индивидуальная номенклатура дел. Она разрабатываеться ежегодно на основе типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ.

• Номенклатура определяет: какие дела образуются, как они называются, какой срок хранения им присваивается (временный или постоянный).
• Именно по номенклатуре формируется ежегодный прирост архива.

Методические рекомендации по составлению индивидуальной номенклатуры дел являются обязательным руководством к действию для архивистов и делопроизводителей.

Экспертиза документов и отнесение к категориям ценности

Не все документы идут в архив на постоянное хранение. Проведение экспертизы документов по ценности и срокам хранения, обязательная процедура (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). Она проводится экспертной комиссией организации-источника с участием представителя архива (архивного органа).

Результат экспертизы — акт, на основании которого документы делятся на:

1. Документы постоянного хранения (Архивный фонд РФ) — подлежат передаче в муниципальный архив, а затем — в государственный архив субъекта РФ.
2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) — хранятся в архиве организации-источника или в муниципальном архиве до истечения сроков.
3. Документы краткосрочного хранения (до 10 лет) — уничтожаются после истечения сроков по актам.

Подготовка документов к передаче (комплектование)

Согласно Приказу Росархива № 77, подготовка документов к передаче на постоянное хранение включает:

• Проверку полноты дел (наличие всех листов, приложений, реквизитов).
• Сверку с описями и номенклатурами.
• Оформление дел по установленным правилам (Памятка по оформлению архивных дел с документами на бумажной основе).
• Составление описей (инвентаризаций) — основного учетного документа архива.

Документы, не соответствующие требованиям оформления, к приему в архив не допускаются.

Особенности формирования электронного архива

Современное законодательство уделяет приоритарное внимание электронному документообороту. На сегодняшний день сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве и архивах органов местного самоуправления.

Разработан и действует порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда РФ, созданных в форме электронных документов. Ключевые требования:

• Обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭП, реестры).
• Хранение в специализированных информационных системах (Электронные архивы), соответствующих требованиям ФСТЭК и Росархива.
• Сохранение структуры дел и поисковых средств (описаний) в электронном виде.
• Обеспечение доступности и читаемости форматов на протяжении всего срока хранения (миграция форматов).

Организация хранения и учета в муниципальном архиве

После приема документов архив обеспечивает их хранение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования… (Приказ № 77). Основные направления работы:

Учетные работы

• Формирование фондов, описей, дел (система фонд — опись — дело).
• Ведение государственной учета документов Архивного фонда РФ (фederal level accounting).
• Создание справочно-поискового аппарата (путеводителей, тематических указателей, электронных баз данных).

Хранение и обеспечение сохранности

• Соблюдение режимов температуры, влажности, освещения (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Обеспечение пожарной безопасности, антитеррористической защиты, физической безопасности фондов.
• Профилактическая консервация и реставрация документов.

Использование и доступ

Муниципальный архив обязан обеспечивать доступ к документам:

• Государственных органов и органов местного самоуправления, для исполнения своих полномочий.
• Граждан — для реализации прав на доступ к информации, затрагивающей их права и свободы (сведения о себе, пенсионные права, жилищные вопросы и т.д.).
• Научных и общественных организаций — для исследовательских целей (с учетом законных ограничений доступа).

Нормативно-методическое обеспечение деятельности

Деятельность архива регламентируется не только федеральными законами, но и локальными нормативными актами (ЛНА):

• Положение об архиве (утверждается главой администрации/главой МО), определяет задачи, функции, структуру, права и ответственность.
• Инструкция по организации архивного дела в организации-источнике.
• План учетных и справочно-поисковых работ на год.
• Перечень документов, подлежащих передаче в архив (формируется ежегодно).

Задачи и функции архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива — определяются именно положением об архиве.

Актуальные изменения и рекомендации (статус на 2026 год)

С вступлением в силу Приказа Росархива от № 77 (с последними изменениями) произошла консолидация правил для всех категорий хранителей: госорганы, ОМСУ и организации. Архивистам муниципального уровня необходимо:

1. Привести локальные акты в соответствие с новыми Правилами.
2. Обучить сотрудников организаций-источников новым требованиям к оформлению и передаче дел (в т.ч. электронных).
3. Использовать обновленные Методические рекомендации по применению Правил… (опубликованы в системах ГАРАНТ, КонсультантПлюс, на сайте Росархива).
4. Учесть специфику новых регионов (например, Методические рекомендации о порядке отнесения организаций к источникам формирования Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики — аналогичные подходы актуальны для всех новых субъектов РФ).

Формирование муниципального архива — это системная, непрерывная и высокорегламентированная работа. Она начинается не в момент сдачи дел в архив, а в момент их возникновения в делопроизводстве организации-источника. Ключевыми факторами успеха являются: грамотная номенклатура дел, своевременная и качественная экспертиза документов, строгое соблюдение правил оформления (как бумажных, так и электронных) и тесное взаимодействие архива с источниками комплектования.

Только при соблюдении всей цепочки — Создание → Оформление → Экспертиза → Подготовка → Передача → Учет → Хранение → Использование — муниципальный архив выполняет свою государственную и общественную функцию: сохраняет историческую память территории и гарантирует правовые интересы граждан и государства.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ, Приказа Росархива № 77 от , ФЗ № 125-ФЗ и нормативно-методических материалов Федерального архивного агентства.