В статье рассматриваются основные принципы формирования названия архивного фонда, правила его оформления в списке фондов, а также предоставлен пример корректного названия и образец листа фонда. Информация актуальна на .

Что такое архивный фонд?

Архивный фонд – это совокупность документов, объединённых по единому признаку (источнику, теме, периоду создания и т.п.). Фонд образуется в результате систематизации и комплектования документов, а его название отражает:

• полное официальное наименование фондообразователя;
• сокращённое название (в скобках);
• указание подчинённости, места расположения и периода создания документов.

Правовые основы

Оформление названий фондов регулируется рядом нормативных актов:

1. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда».
2. Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Основные Правила работы архивов организаций (введены в действие в 2002 году).

Важно: государственные и муниципальные организации обязаны использовать форму листа фонда, установленную этими правилами. Частные организации могут применять собственный образец, но он должен быть утверждён в Инструкции по делопроизводству.

Как правильно формировать название фонда?

При составлении названия следует учитывать несколько ключевых моментов:

• Историческая справка. Название берётся из исторической справки или титульного листа описи дел.
• Последнее наименование в периоде; Если название фондообразователя менялось, в список вносится последнее официальное наименование, действующее в передаваемый период.
• Полное и сокращённое название. Полное название пишется полностью, а в скобках указывается официально утверждённое сокращение.
• Подчинённость и местонахождение. Указывается, к какому органу (департаменту, отделу) относится фонд и где он находится.
• Период охвата. Указывается диапазон лет, охватываемый фондом (например, 1995‑2005 гг.).

Пример корректного названия фонда

Ниже приведён типовой пример названия архивного фонда, соответствующий требованиям нормативных актов:

Фонд № 12. Государственное учреждение «Министерство культуры Российской Федерации» (МК РФ), отдел архивного дела, г. Москва. Период: 1990‑2000 гг.

В этом примере указаны:

• порядковый номер фонда (№ 12);
• полное официальное название организации;
• сокращённое название в скобках;
• подразделение (отдел архивного дела);
• местонахождение (г. Москва);
• период создания документов.

Список фондов: структура и образец

Список фондов – документ, который обязателен при наличии в архиве более одного фонда. Его цель – обеспечить быстрый поиск и учёт документов.

Основные реквизиты списка фондов

Где скачать образец листа фонда?

На официальном сайте Росархива доступен образец листа фонда в формате XLS. Скачайте файл, откройте в любой таблице и заполните согласно инструкциям.

Пошаговая инструкция по заполнению листа фонда

1. Определите порядок нумерации; Фондам присваивается порядковый номер в хронологическом порядке их формирования.
2. Соберите историческую справку. Используйте титульный лист описи дел или официальные документы, подтверждающие название.
3. Заполните реквизиты. Введите полное название, сокращённое, подчинённость, местонахождение, период и примечания.
4. Проверьте соответствие нормативам. Убедитесь, что название соответствует требованиям Приказов № 77 и № 24.
5. Утвердите лист. Для государственных организаций лист подписывается руководителем архивного отдела; для частных – ответственным за делопроизводство.
6. Внесите фонд в список фондов. После утверждения листа добавьте запись в общий список фондов организации.

Особенности оформления в разных типах организаций

Государственные и муниципальные организации

Обязаны использовать форму листа фонда, утверждённую Приказом Росархива. В документе обязательно указываются:

• наименование организации в полном виде;
• сокращённое название в скобках;
• структурное подразделение, ответственное за фонд;
• адрес (офис, архивный центр);

Частные организации

Могут применять собственный образец листа фонда, однако он должен быть:

• утверждён внутренней инструкцией по делопроизводству;
• соответствовать общим требованиям (полное название, сокращение, период, подчинённость).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой документ считается исторической справкой?

Титульный лист описи дел, устав организации, приказ о переименовании или любой официальный акт, фиксирующий название фондообразователя.

Можно ли использовать несколько названий фонда в одном списке?

Нет. В список вносится только одно название – последнее официальное, действующее в передаваемый период.

Что делать, если название фондообразователя меняется после формирования фонда?

При изменении названия в течение периода действия фонда в список вносится новое (актуальное) название, а в исторической справке фиксируется предыдущее.

Нужен ли отдельный лист фонда для объединённого фонда?

Да. При создании объединённого фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки и предисловия к описи.

Корректное название архивного фонда – фундаментальная часть архивного учёта. Оно обеспечивает:

• однозначную идентификацию фонда;
• соответствие нормативным требованиям;
• упрощение поиска и использования документов.

Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, архивисты смогут быстро и без ошибок оформить название фонда, составить список фондов и подготовить листы фонда в требуемом формате.

Статья подготовлена автоматически . Все приведённые ссылки и нормативные акты актуальны на дату публикации.