Вопрос формирования перечня муниципальных документов для передачи в архив является ключевым элементом архивного дела на уровне местного самоуправления․ Грамотная организация этого процесса обеспечивает сохранение Архивного фонда Российской Федерации, законные права граждан и организаций, а также прозрачность деятельности органов власти․ Данная статья подробно разбирает нормативную базу, структуру перечня, порядок экспертизы документов и практику их сдачи в муниципальные архивы на актуальном для 2026 года этапе․

Нормативная правовая основа

Деятельность по формированию перечней документов, подлежащих архивному хранению, строго регламентируется федеральным законодательством․ Основные акты, руководствуясь которыми необходимо составлять перечень:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 15, 16, 21) — задает общие принципы формирования Архивного фонда РФ, обязанности органов местного самоуправления (ОМСУ) по сохранению документов и их передаче в архивы․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» — это базовый документ-справочник (далее — Единый перечень/Перечень № 236), который является обязательным для применения при составлении номенклатур дел․
• Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках», регламентирует технические требования к оформлению дел перед сдачей․
• Региональные законы об архивном деле и акты глав администраций (глав городов/районов) об утверждении номенклатур дел конкретных муниципальных образований․

Важно: Перечень № 236 имеет рекомендательный характер для формирования индивидуальной номенклатуры дел конкретного органа местного самоуправления․ ОМСУ не может просто «скопировать» Приказ № 236 — необходимо исключить неактуальные виды документов и добавить специфические (например, по уникальным муниципальным программам)․

Структура Единого перечня (Приказ № 236) и разделы, актуальные для ОМСУ

Перечень типовых управленческих архивных документов разделен на разделы․ Для органов местного самоуправления ключевыми являются следующие блоки:

Раздел I․ Общеорганизационная документация

Документы, образующиеся при осуществлении управленческих функций любого органа власти․

• Уставные и учредительные документы: Устав муниципального образования, изменения в него (хранение постоянное)․
• Нормативно-правовые акты: Решения главы, декреты, распоряжения администрации, постановления представительного органа (постоянное хранение)․
• Документы по планированию и отчетности: Стратегии развития, отчеты о выполнении программ, доклады главы администрации (постоянное/длительное хранение)․
• Документы совещаний и заседаний: Протоколы заседаний Совета депутатов, протоколы совещаний главы администрации (постоянное хранение)․
• Организационно-распорядительная документация: Приказы, распоряжения по основной деятельности (10 лет), по вопросам кадров (50/75 лет, см․ раздел кадров);

Раздел II․ Документация по управлению организацией (Внутреннее управление)

• Структура и штат: Схемы структуры, штатные расписания, лимиты численности (постоянное хранение для утвержденных версий)․
• Внутренний трудовой распорядок: Правила внутреннего трудового распорядка, графики сменности, локальные нормативные акты (постоянное хранение для утвержденных редакций)․
• Документы по информатизации: Реестры информационных систем, акты ввода в эксплуатацию (постоянное хранение для систем, содержащих архивные документы)․
• Защита информации/Гостайна: Акты аттестации объектов, журналы учета носителей (сроки по перечню, обычно 10–50 лет)․

Раздел III․ Кадровая документация (Наиболее чувствительный блок)

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры России от № 558 (в ред․ от 2021 г․) и Приказом Росархива № 236․

• Личные дела работников (Карточки личных счетов, Листки учета трудовой функции): 75 лет (для работников, принятых до 2003 г․) / 50 лет (после 2003 г․ при наличии индивидуального учета в СФР/ПФР)․ Критически важно: до передачи в архив обязательно проверить полноту страховых стажей в ЕРСС/СФР․
• Приказы по кадрам (основные: прием, перевод, увольнение, награждение): 75 лет (до 2003 г․) / 50 лет (после 2003 г․)․
• Приказы по кадрам (вспомогательные: командировки, отпуска, поощрения): 10 лет (или 5 лет для приказов об отпусках/командировках в отдельных редакциях перечня);
• Личные карточки учетной формы Т-2: 75 / 50 лет․
• Документы по охране труда: Журналы инструктажей (10 лет), акты расследования несчастных случаев (45 лет), карты учета вредных факторов (50 лет)․

Раздел IV․ Документация по финансово-хозяйственной и бухгалтерской деятельности

• Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность: Постоянное хранение (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, пояснительная записка, аудиторское заключение)․
• Первичные учетные документы (счета-фактуры, накладные, акты, платежные поручения, кассовые ордера): Обычно 5 лет (с 2023 г․ для налогового учета — 5 лет, для архивного, по перечню № 236, часто 5–10 лет в зависимости от вида)․
• Книги учета (КУДиР, журнал-фактуры, инвентарные книги): 5–10 лет․
• Бюджетная документация (сметы, отчеты по исполнению бюджета): 10 лет (утвержденные бюджеты — постоянное хранение в составе нормативных актов)․

Раздел V․ Документация по имущественным и земельным отношениям (Специфика МО)

• Решения о предоставлении земельных участков, заключении договоров аренды/бесплатного пользования: Постоянное хранение (как нормативные акты или документы, удостоверяющие права)․
• Материалы аукционов, конкурсов на право заключения договоров аренды/покупки имущества: 10 лет (акты определения победителя, постоянное при наличии права)․
• Инвентаризационные описи, акты приема-передачи имущества: 10–50 лет в зависимости от вида имущества․
• Документы по приватизации муниципального имущества: Постоянное хранение․

Раздел VI․ Закупки (44-ФЗ, 223-ФЗ)

Перечень № 236 детально регламентирует сроки для закупочной документации:

• Документация закупки (извещения, документация закупки, протоколы комиссии, договора, акты исполнения): 10 лет после исполнения договора (для отдельных видов — 5 лет)․
• Реестры закупок: 10 лет․
• Жалобы, судебные дела по закупкам: до вступления решения в законную силу + 3–10 лет․

Раздел VII․ Документация по социально-экономическому развитию и градостроительству

• Генеральные планы, правила землепользования и застройки, схемы территориального планирования: Постоянное хранение․
• Разрешения на строительство, акты ввода объектов в эксплуатацию: Постоянное хранение (для капитальных объектов)․
• Документы по оказанию муниципальных услуг (реестры заявлений, административные регламенты): по срокам перечня (обычно 5–10 лет для дел по оказанию услуг, постоянное, для реестров уведомлений о начале деятельности)․

Процедура формирования перечня документов к сдаче в архив (Номенклатура дел)

Перечень документов, подлежащих сдаче в архив за отчетный год, формируется на основе Номенклатуры дел — основного учетного документа органа управления․

Этапы работы:

1. Составление/актуализация Номенклатуры дел․ Готовится ежегодно к 1 января․ Утверждается руководителем ОМСУ․ Основана на Перечне № 236 с учетом специфики деятельности конкретного муниципального органа․
2. Регистрация и систематизация дел в ходе года․ Дела формируются в соответствии с номенклатурой, оформляются по Правилам (Приказ № 24)․
3. Оценка документов (Актуальная экспертиза)․ Проводится экспертной комиссией органа управления (утверждается приказом руководителя) в сроки, установленные номенклатурой (обычно в I квартале года, следующего за отчетным)․
4. Составление Актов отбора (ликвидации) документов․ Результат экспертизы оформляется Актом (форма по Приказу № 24 или собственная, соответствующая требованиям)․ В Акт вносятся: шифр дела, заглавие, даты, количество листов, срок хранения, решение комиссии (хранить/уничтожить)․
5. Формирование перечня дел к сдаче (Списка сдаваемых дел)․ На основании Актов отбора составляется Перечень дел, подлежащих передаче в муниципальный архив․ Это и есть итоговый документ для сдачи․

Структура Перечня дел к сдаче (Приложение к Акту приема-передачи):

Порядок передачи документов в муниципальный архив

Согласно ст․ 21 ФЗ № 125-ФЗ и Правилам (Приказ № 24), передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственные/муниципальные архивы осуществляется:

• В течение 3 лет после окончания года создания документа (для документов со сроком хранения более 10 лет и постоянным)․
• В течение 1 года после истечения срока хранения в ведомственном архиве (для документов со сроком до 10 лет), если они не уничтожены, а подлежат переходу в архив (редкий случай для управленческой документации, чаще — уничтожение)․
• При ликвидации или реорганизации ОМСУ — в установленные законом сроки (немедленно)․

Подготовка дел к сдаче (Технические требования Приказа № 24):

• Сшивка: Ниткой № 10 или 20, узел на корешке․ Прошитые дела не должны рассыпаться․
• Нумерация листов: Скобой или вручную (арабскими цифрами), сквозная по делу․ Пустые листы не нумеруются, но учитываются в общем количестве․
• Оформление корешка: Надпись чернилами/печатным способом: Полное название ОМСУ, год, шифр дела (по номенклатуре), заглавие, срок хранения, количество листов, том/часть․
• Внутренний опись дела: Обязательна для дел более 15–20 листов․ Составляется на бланке (форма 031-у или аналог)․
• Электронные документы: Сдаются на машинных носителях (диски, флешки) или через АИС «Электронный архив» / СЭД с выгрузкой в формат PDF/A, XML (с ЭП)․ Обязательно наличие реестра файлов и хэш-сумм․

Акт приема-передачи документов

Оформляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в ОМСУ)․ Подписывается руководителем ОМСУ (или уполномоченным), главным архивистом ОМСУ и директором муниципального архива․ К акту прикладывается Перечень сдаваемых дел (см․ таблицу выше)․

Особенности работы с электронными документами и СЭД

На 2026 год большинство муниципалитетов ведут делопроизводство в СЭД (1С:Документооборот, Directum, SBIS, «Госзакупки» и др․)․ Передача в архив документов, созданных в электронном виде, имеет нюансы:

• Оригинальность: В архив сдается электронный оригинал (файл с квалифицированной ЭП)․ Распечатки сдаются только если требуется законодательством или для удобства пользователей архива (как копии)․
• Форматы: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для визуального представления), XML (для структурированных данных), TIFF (для сканов)․ Запрещено сдавать проприетарные форматы (docx, xlsx без конвертации)․
• Целостность: Обязательна проверка ЭП на момент сдачи и расчет контрольных сумм (SHA-256)․
• Метаданные: Передача карточек документов (атрибутов: автор, дата, номер, вид, срок хранения, ЭП) в виде XML-выгрузки (стандарт СМЭВ/Архив) или заполнение карточек в АИС архива․
• Единый реестр документов: В Перечне к сдаче для электронных дел указывается: «Носитель: Электронный (СЭД/Диск), Формат: PDF/A, Объем: XX Мб, Хэш-сумма: ․․․»․

Ответственность за нарушение порядка формирования перечней и сдачи

Нарушение законодательства об архивном деле влечет ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст․ 13․20): Штраф на должностных лиц от 500 до 1000 руб․, на юрлиц (ОМСУ) от 3000 до 5000 руб․ (за нарушение сроков сдачи, правил хранения, уничтожение без экспертизы)․
• Дисциплинарная: Взыскание к виновным должностным лицам (замечание, выговор, увольнение)․
• Уголовная (УК РФ ст․ 293 — Халатность): Если утрата документов повлекла тяжкие последствия (нарушение прав граждан на пенсию, жилье, имущество)․
• Гражданско-правовая: Возмещение ущерба гражданам/организациям, возникшего из-за невозможности предоставить архивную справку/выписку․

Практический чек-лист для архивиста/ответственного секретаря ОМСУ (на 2026 год)

1. [ ] Проверить актуальность Номенклатуры дел на 2026 год (утверждена до ?)․ Соответствует ли она Приказу № 236 и региональному закону?
2. [ ] Обеспечить сквозную регистрацию и нумерацию дел в СЭД/журналах за 2025 год (дело не может быть без шифра)․
3. [ ] Сформировать Экспертную комиссию приказом главы администрации (состав: председатель — зам․ главы, секретарь — архивист, члены — руководители отраслей, юрист, кадровик, бухгалтер)․
4. [ ] Провести экспертизу дел 2025 г․ в январе-марте 2026 г․ Составить Акты отбора (утверждены председателем комиссии)․
5. [ ] Проверить кадровые дела (50/75 лет): Есть ли все листы учета? Сверены ли стажи с СФР? Есть ли справки о заработке (если уволены в 2025 г․)?
6. [ ] Проверить дела постоянного хранения: Уставы, генеральные планы, акты ввода домов, решения о предоставлении земельных участков — все ли сдается?
7. [ ] Подготовить электронные дела: Выгрузить из СЭД в PDF/A, проверить ЭП, посчитать хэши, сформировать реестр файлов․
8. [ ] Сшить и описать бумажные дела по Приказу № 24 (корешки, нумерация, внутренние описи)․
9. [ ] Согласовать сроки сдачи с Муниципальным архивом (загруженность архива, график приемки)․
10. [ ] Оформить Акт приема-передачи и получить второй экземпляр с печатью архива — это ваш главный отчетный документ․
11. [ ] Внести сведения в учетную карточку фонда/описания в ОМСУ (какие дела сданы, когда, по какому акту)․

Формирование перечня муниципальных документов в архив — это не формальная бюрократическая процедура, а гарантия сохранения исторической памяти муниципалитета и правовых интересов жителей․ Ключевым инструментом служит Приказ Росархива № 236, однако механическая его копия не заменяет грамотно составленную индивидуальную номенклатуру дел․

В 2026 году особое внимание следует уделить:

• Качественной экспертизе кадровых дел (переход на 50-летние сроки, взаимодействие с СФР)․
• Правильной сдаче электронных оригиналов (форматы, ЭП, хэши)․
• Своевременной сдаче документов постоянного хранения (градостроение, земельные права, уставы)․

Соблюдение сроков (3 года после создания), технических правил оформления (Приказ № 24) и процедуры экспертизы снимет с руководства ОМСУ риски штрафов, проверок Росархива/прокуратуры и, главное, претензий граждан к невозможности подтверждения своих прав․

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Росархива № 236, № 24, Приказ Минкультуры № 558, КоАП РФ)․ Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и уточнить требования регионального архивного управления/муниципального архива․