Архивный отдел (или служба архива) — это структурное подразделение организации, созданное для обеспечения системной работы с документами на всех этапах их жизненного цикла. Деятельность архива регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также нормативными правовыми актами Росархива (Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» и др.).

Ниже подробно описаны ключевые функции отделов архива, сгруппированные по направлениям деятельности.

Организационно-методические функции

Данная группа функций направлена на построение единой документационной системы организации и контроль за соблюдением архивного законодательства.

• Разработка локальных нормативных актов (ЛНА): составление и утверждение Положения об архиве, Инструкции по делопроизводству, Перечня стандартных управленческой документации, Графиков сроков хранения документов.
• Методическое руководство: консультирование структурных подразделений по вопросам делопроизводства, оформления документов, формирования дел, назначения сроков хранения.
• Контроль за делопроизводством: проведение проверок (ревизий) состояния делопроизводства в структурных подразделениях (качество регистрации, оформления дел, соблюдения сроков исполнения).
• Участие в разработке классификационных схем: формирование номенклатуры дел, рубрикаторов, классификаторов документов.

Функции по комплектованию и формированию архивного фонда

Это ключевая производственная функция, обеспечивающая полноту и достоверность архива.

• Приемка документов на хранение: приемка дел от структурных подразделений (или от лиц, прекративших деятельность) по актам приема-передачи с проверкой полноты, правильности формирования и оформления дел.
• Экспертиза документов по срокам хранения: проведение экспертизы стоимости документов с назначением сроков хранения (временное — до 10 лет, длительное — более 10 лет, постоянное) и категорий доступа. Осуществляется экспертной комиссией организации.
• Формирование дел: сборка документов в дела согласно номенклатуре, прошивка, нумерация листов, оформление титульных листов, заполнение внутренних учетных документов (описаний дел).
• Комплектование фондов: обеспечение непрерывности и полноты поступления документов в архив, выявление пробелов в документировании деятельности организации.

Функции учета и описи документов (Научно-справочная работа)

Обеспечивают поисковую функцию архива — возможность быстро найти нужный документ.

• Ведение учетных документов: заполнение и ведение описей дел (формы № 1, № 2 и др.), реестров дел постоянного и длительного хранения, указателей по фамилиям/предметам, карточек учета выданных дел.
• Создание поисковых приборов: составление обзоров, путеводителей, тематических указателей, именных указателей для облегчения доступа к информации.
• Автоматизация учета: ведение электронных баз данных (АИС «Архив», 1С:Архив и др.), сканирование описей и дел для формирования электронного архива.
• Государственная регистрация уникальных документов: учет документов, подлежащих государственной регистрации (например, уникальные фото/кино/фоно документы).

Функции хранения и обеспечения сохранности (Фондово-хранительная работа)

Создание условий для физического сохранения документов на весь установленный срок хранения.

• Обеспечение режима хранения: поддержание микроклиматических параметров (температура 18±2°С, влажность 50-60%), защита от света, пыли, газов, биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны).
• Размещение дел: рациональная ставировка дел на стеллажах с соблюдением систем адресного хранения (фонд, опись, дело, единица хранения).
• Консервация и реставрация: проведение профилактических осмотров, сухой чистки, дезинфекции, а также передача поврежденных документов в реставрационные мастерские.
• Охрана и пожаробезопасность: организация физической охраны, установка систем пожаротушения (порошковые, газовые — без воды), сигнализации, контроль доступа посторонних лиц.
• Эвакуационная готовность: наличие плана эвакуации фондов в чрезвычайных ситуациях.

Функции предоставления документов и информационного обслуживания (Справочно-информационная работа)

Реализация социальной функции архива — доступа к информации для правовых, производственных, научных и личных нужд;

• Выдача документов во внутренний пользование: обслуживание структурных подразделений организации (справки, копии, оригиналы дел по подписи ответственного лица).
• Выдача документов во внешний пользование: предоставление справок, выписок, копий гражданам и юридическим лицам в порядке, установленном законодательством (ФЗ-125, ФЗ-152 «О персональных данных»).
• Обеспечение режима доступа: проверка категорий доступа (гостайна, ДСП, коммерческая тайна, персональные данные), согласование доступа к ограниченной информации с уполномоченными органами/лицами.
• Дистанционное обслуживание: предоставление копий документов в электронном виде через порталы организации, почту, системы электронного документооборота (СЭД).
• Репрографическое обеспечение: копирование документов (ксерокопия, сканирование, фотографирование) с соблюдением правил обращения с ценными/изношенными оригиналами.

Функции по уничтожению документов

Законное сокращение объемов архива за счет утилизации документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих постоянному хранению.

• Формирование акта отбора к уничтожению: ежегодная подготовка списков дел с истекшими сроками хранения на основании Графика сроков хранения.
• Организация экспертизы: проведение заседания экспертной комиссии для утверждения акта отбора.
• Контроль за уничтожением: организация процесса уничтожения (шредерование, макулатура, сжигание) с составлением акта уничтожения и контролем со стороны членов комиссии.

Функции по передаче документов в государственные архивы

Обеспечение непрерывности национального архивного фонда.

• Подготовка к передаче: отбор документов постоянного хранения (срок хранения более 75 лет для кадровых, 50 лет для бухгалтерии и т.д., либо установленный экспертизой), приведение их в соответствие с требованиями госархива (описание, оформление).
• Взаимодействие с госархивами: согласование описей, передача дел по актам приема-передачи в установленные сроки (обычно в течение 3 лет после окончания дела для организаций, подлежащих ликвидации — немедленно).

Функции по работе с электронными документами и цифровизацией

Современный этап развития архивного дела, закрепленный в Приказе Минкультуры/Росархива и стандартах (ГОСТ Р 7.0.100-2018).

• Управление электронным архивом: обеспечение подлинности, целостности, доступности и читаемости электронных документов на протяжении всего срока хранения.
• Миграция данных: периодическое переносирование электронных документов на новые носители и в новые форматы для предотвращения устаревания технологий (digital preservation).
• Цифровизация бумажных фондов: сканирование документов высокого спроса или ценных/изношенных оригиналов для снижения нагрузки на оригиналы и удаленного доступа.
• Электронная подпись и печать: использование УКЭП для подтверждения юридической значимости электронных копий.

Кадровое и нормативно-правовое обеспечение

• Квалификация кадров: наличие архивистов с профильным образованием (высшее/среднее профессиональное), регулярное повышение квалификации (не реже 1 раза в 3-5 лет).
• Нормативная база: актуализация библиотеки нормативных документов (законы, приказы Росархива, ГОСТы, отраслевые стандарты).

Резюме: Ключевые показатели эффективности работы отдела архива

Функции отдела архива не ограничиваются простым «хранением бумаг»; Это комплексный управленческий процесс, охватывающий управление документооборотом, информационную безопасность, правовое защищенность организации и сохранение исторической памяти. Качественно организованный архив минимизирует риски потерь документов, ускоряет принятие управленческих решений и обеспечивает соблюдение законодательства в сфере архивного дела и персональных данных.

Примечание: Данная статья основана на действующем законодательстве РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018) и типовых регламентах архивных служб организаций. Конкретный перечень функций может детализироваться в Положении об архиве конкретной организации.