Государственные архивы являются ключевым звеном в системе сохранения исторической памяти и обеспечения правовых интересов государства, общества и отдельных граждан. Их деятельность строго регламентируется законодательством и направлена на реализацию комплекса межсвязанных функций. В данной статье подробно рассматриваются функции государственных архивов Российской Федерации на основе действующего нормативно-правового поля, включая Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и указы Президента РФ о статусе Федерального архивного агентства (Росархива).

Правовой статус и координация деятельности

Согласно Указу Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти. Оно осуществляет функции по:

• выработке и реализации государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
• нормативно-правовому регулированию в данной сфере;
• контролю за соблюдением законодательства об архивном деле;
• оказанию государственных услуг;
• управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.

Государственный архив определяется как государственное учреждение, обеспечивающее сохранность, учет, комплектование и использование архивных документов Архивного фонда РФ (согласно «Основным правилам работы государственных архивов Российской Федерации», утвержденным Приказом Росархива от ).

Ключевые (базовые) функции государственного архива

Законодательство и типовые положения выделяют четыре фундаментальные функции, составляющие цикл работы с документом: от поступления до выдачи пользователю.

Комплектование архива (Прием и формирование фондов)

Это исходная функция, заключающаяся в пополнении архива документами, подлежащими государственному хранению. В соответствии с типовыми положениями (например, п. 3.1.3 Примерного положения об архиве госучреждения), это включает:

• подготовку и своевременную передачу документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований Росархива;
• контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений-образователей фондов (ведомственный контроль);
• приемку документов по актам приема-передачи с проверкой их состояния, полноты и правильности оформления.

Комплектование осуществляется в строгом соответствии со списками документов, состав которых предусмотрен положением об архиве и актами по срокам хранения.

Учет архивных документов

Функция учета обеспечивает прозрачность и управляемость фондами. Без учета невозможно ни хранение, ни выдача. Основные элементы:

• ведение государственных учетных документов (фондовые описи, общие сведения о фондах, карточки фондов и т.д.);
• присвоение документам учетных номеров (фонд, опись, дело, лист);
• ведение реестров поступивших, выданных, списанных документов;
• формирование электронных баз данных и автоматизированных систем учета.

Обеспечение сохранности (Хранение и консервация)

Это физическая основа существования архива. Функция включает комплекс организационных, технических и технологических мероприятий:

1. Создание специальных условий хранения: поддержание микроклимата (температура, влажность), защита от света, пыли, биологических вредителей, пожаробезопасность, охрана.
2. Консервация и реставрация: профилактические осмотры, обеззараживание, ремонт поврежденных документов, переплет, ламинирование, оцифровка для снижения нагрузки на оригиналы.
3. Обеспечение сохранности на различных носителях: бумага, фотопленка, аудиовидеозаписи, электронные документы (долгосрочное хранение электронных архивов).

Важно: Сохранность гарантируется для документов подлежащих постоянному и временному хранению.

Использование и научно-справочная работа (Информационное обслуживание)

Конечная цель архива — предоставление информации. Функция реализуется через:

• Оказание государственных услуг: выдача архивных справок, копий документов гражданам (для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства, репрессированности и т.д.) и организациям.
• Научно-справочную работу: составление обзоров по фондам, путеводителей, указателей, тематических сборников; консультирование исследователей.
• Организацию читальных залов: предоставление доступа к документам в порядке, установленном законом (с учетом сроков разграничения доступа, содержащих сведения, составляющие гостайну, персональные данные и т.д.).
• Цифровую трансформацию: оцифровку фондов, создание электронных копий, размещение описаний и изображений документов в информационных системах (например, на портале «Архивы России» или сайтах архивов).

Методическая и координирующая функции

Государственные архивы (особенно региональные и федеральные) играют роль методических центров для ведомственных, муниципаальных и архивов организаций. Это закреплено в практике и нормативных актах (Тема 2.3 «Сеть и функции государственных архивов»):

• Разработка методических пособий: рекомендации по делопроизводству, экспертизе стоимости документов, срокам хранения, оцифровке.
• Консультационная помощь: устные и письменные разъяснения по вопросам формирования дел, их оформления, подготовки к передаче в архив.
• Обмен опытом и обучение: проведение совещаний, семинаров, стажировок сотрудников ведомственных архивов на базе госархива.
• Практическая помощь на рабочем месте: выезд специалистов госархива в организации для аудита делопроизводства, помощи при формировании сдавочных партий.
• Ведение экспертизы документов: определение исторической, научной, культурной ценности документов для установления сроков хранения (постоянное или временное).

Контрольные и надзорные функции

Реализуются преимущественно через Росархив и его территориальные органы, но также затрагивают работу самих архивов:

• Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в государственных органах, организациях (формирование дел, сроки хранения, условия хранения до передачи в госархив).
• Контроль за соблюдением правил пользования архивными документами в читальных залах.
• Участие в проверках состояния делопроизводства и архивов организаций (по согласованию).

Организационно-хозяйственные функции (Внутреннее управление)

Для реализации основных функций архив как юридическое лицо (госучреждение) осуществляет:

• управление федеральным/региональным/муниципальным имуществом (здания, оборудование, фонды);
• кадровую политику (подбор, обучение, аттестация архивистов);
• фиансово-хозяйственную деятельность (бюджетирование, закупки, оплаченные услуги);
• информационную безопасность (защита гостайны, персональных данных, критической информационной инфраструктуры);

Специфические функции в зависимости от уровня архива

Современные вызовы и трансформация функций (Контекст 2026 года)

На современном этапе функции государственных архивов претерпевают эволюцию под влиянием цифровизации:

• Переход к «цифровому архиву»: Функция хранения расширяется за счет долгосрочного сохранения электронных документов (Цифровые репозитории, системы электронного документооборота). Появляются требования к форматам файлов (PDF/A, XML), электронным подписям, хеш-суммам для подтверждения подлинности.
• Проактивное предоставление услуг: Интеграция с ЕПГУ (Гosuslugi.ru) и межведомственными системами (СМЭВ) позволяет выдавать справки автоматически, без личного визита гражданина (функция «невидимого архива»).
• Работа с большими данными и ИИ: Внедрение технологий распознавания текста (OCR/HTR) для рукописных документов, автоматической атрибутации и тематического моделирования фондов;
• Архивирование веба и соцсетей: Новая область комплектования — сбор и сохранение официальных интернет-ресурсов госорганов, блогов чиновников как архивных документов.
• Повышение доступности: Массовая оцифровка и публикация описаний в открытом доступе (Open Data) для научного сообщества и гражданского общества.

Функции государственного архива формируют замкнутый жизненный цикл документа: Комплектование → Учет → Хранение (Сохранность) → Использование. На этом «скелете» нарастают методическая, контрольная, организационная и социально-значимая деятельность. В 2026 году ключевым вектором развития является цифровая трансформация, которая не отменяет традиционные функции (физическое хранение оригиналов остается приоритетом для ценных и уникальных документов), но кардинально меняет инструменты их реализации, делая архивную информацию более доступной, прозрачной и интегрированной в цифровую экосистему государства.

Статья подготовлена на основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Указа Президента РФ № 293 от , Приказа Росархива от «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов РФ», типовых положений об архивах и открытых методологических материалах Росархива.