Вопросы хранения, поиска и получения документов по личному составу актуальны как для действующих организаций, так и для граждан, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату или родственные связи. В Москве эта сфера регулируется строгими законодательными нормами и обслуживается специализированными государственными и коммерческими структурами. В данной статье мы подробно разберем, где хранятся такие документы, как к ним получить доступ, какие сроки хранения установлены законом и как правильно подготовить дела к сдаче в архив.

Основные хранилища документов по личному составу в Москве

В столице существует четкая иерархия архивных учреждений, ответственных за сохранность кадровой документации.

ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» (ЦГА Москвы)

Это главное государственное хранилище архивного фонда Москвы, являющееся составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Архив образован для постоянного хранения и учета документов исторической и культурной ценности.

• Функции: Прием документов от ликвидированных организаций, ведомств и учреждений; обеспечение доступа граждан и организаций к архивной информации; научная опись фондов.
• Адрес: г. Москва (точный адрес и режим работы лучше уточнять на официальном портале «Архивы России» или сайте Главархива Москвы).

Главархив Москвы (Главное архивное управление города Москвы)

Это орган исполнительной власти города Москвы, осуществляющий функции управления в области архивного дела. Именно Главархив координирует работу ведомственных архивов, выдает справки и выписки гражданам, а также контролирует соблюдение сроков хранения.

Через подведомственные учреждения Главархива граждане РФ могут получить:

• Архивные справки;
• Архивные выписки;
• Архивные копии документов;
• Информационные письма.

Архивно-информационные отделы ЗАГС

Отдельно стоит выделить хранение актов гражданского состояния. Заявления о выдаче документов, зарегистрированных в г. Москве, можно подать в любом ЗАГС Москвы по своему выбору, что значительно упрощает процесс для заявителей.

Сроки хранения: ключевой параметр — 75 лет

Самое важное правило, которое необходимо помнить: для данных по личному составу срок хранения может достигать 75 лет.

Согласно архивному законодательству и информации с порталов Главархива:

• Документы по личному составу (личные дела, личные карточки, табеля учета рабочего времени, ведомости начисления заработной платы и др.) хранятся в течение 75 лет со дня создания.
• Архивная информация, содержащая сведения о личной и семейной тайне, о частной жизни, производится (становится общедоступной) через 75 лет со дня создания документов.
• Для сравнения: бухгалтерская и налоговая отчетность хранятся не менее 5 лет.

В существующих организациях г; Москвы документы по личному составу хранятся в течение 75 лет непосредственно в архивах этих организаций (ведомственных архивах) до момента их передачи в государственное хранение (обычно при ликвидации или реорганизации юрлица).

Получение документов и справок: куда и как обратиться

Для граждан (физических лиц)

Если вам нужно подтвердить трудовой стаж, заработную плату, родство или восстановить утерянные документы:

1. Определите место хранения. Если организация существует — обращайтесь в её кадровую службу/архив. Если организация ликвидирована — документы должны быть переданы в государственный архив (ЦГА Москвы или ведомственный архив).
2. Подайте запрос. Запрос можно направить:
   • Через портал госуслуг (Госуслуги.ру);
   • Написать официальное письмо в Главархив Москвы или непосредственно в ЦГА Москвы;
   • Обратиться в МФЦ (Мои Документы) — многие архивные справки заказываются через них;
   • Лично посетить читальню архива (для работы с описями и заказа копий).
3. Необходимые данные. В запросе укажите ФИО (все варианты написания), дату рождения, название организации, годы работы, цель запроса (пенсия, суд, родословная и т.д.).

Для юридических лиц (подготовка и сдача архива)

Компании, проходящие ликвидацию или реорганизацию, обязаны подготовить и сдать документы по личному составу в государственный архив. Нарушение сроков и порядка сдачи влечет административную ответственность.

Порядок подготовки и сдачи документов в архив (при ликвидации)

Процесс сдачи документов строго регламентирован. Основные этапы:

Этап 1: Инвентаризация и экспертиза стоимости

Проводится экспертиза документов на предмет их исторической ценности и определения сроков хранения. Документы делятся на категории:

• Постоянные (хранятся вечно);
• Временные (сроки от 10 до 75 лет);
• Личного состава (отдельная категория со сроком 75 лет).

Этап 2: Оформление описей

Нумерация законченных сводных описей имеет свои правила. В общем виде структура описи выглядит так:

1. Постоянные дела;
2. Временные дела;
3. Дела личного состава (нумеруются отдельно или в общем перечне с указанием категории).

Каждое дело должно иметь правильно заполненный обложку (формуляр) с указанием шифра дела, заглавия, дат начала и окончания, срока хранения.

Этап 3: Физическая подготовка

• Сшивка дел (без металлических скоб, только нить/шнур);
• Нумерация листов в делах;
• Упаковка в архивные короба с этикетками.

Этап 4: Акт приема-передачи

Составляется в двух экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдающей организации/ликвидатора). В акте перечисляются все сдаваемые дела по описям.

Этап 5: Передача в ГБУ ЦГА Москвы или ведомственный архив

Документы передаются в архив, определенный Главархивом Москвы в зависимости от ведомственной принадлежности ликвидированной организации.

Коммерческие архивные услуги: аутсорсинг процессов

Многие организации в Москве предпочитают передать архивирование, систематизацию и подготовку к сдаче в госархив профессиональным компаниям (например, «Делис Архив» и др.). Это позволяет:

• Систематизировать архив и обеспечить быстрый поиск информации;
• Своевременно уничтожать документы с истекшими сроками хранения (составляя акты об уничтожении);
• Уменьшить объем хранимой документации (оптимизация площадей);
• Качественно подготовить документы по личному составу к передаче в госархив (исключая возвраты за брак оформления).

Услуги включают: хранение в специализированных хранилищах (с контролем температуры/влажности), оцифровку, электронное документооборот, выездной инвентаризацию.

Электронные документы и современные реалии 2025–2026 гг.

С переходом на электронный документооборот (ЭДО) и ведение трудовых книг в электронном виде (ЭТК), подходы к архивированию меняются:

• Электронные личные дела формируются в системах ЭДО и должны обеспечивать юридическую значимость (КЭП, штампы времени).
• Сроки хранения электронных документов по личному составу сохраняются теми же — 75 лет.
• При сдаче в госархив электронных документов применяются специальные форматы передачи (XML, PDF/A) и метаданные по стандартам Росархива.
• Уничтожение электронных документов требует составления акта и гарантированного стирания с носителей.

Поиск места хранения: полезные ресурсы

Если вы не знаете, где именно лежат документы нужной организации, используйте официальные реестры:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — единая информационная система, где по названию организации можно найти код архива-хранителя и его контакты.
• Сайт Главархива Москвы (glavarhiv.mos.ru) — раздел «Поиск по местам хранения документов по личному составу».
• Справочно-информационные системы коммерческих архивов (например, базы «Делис Архив» и др.).

Чек-лист: что сделать прямо сейчас

Работа с документами по личному составу в Москве — это процесс, требующий знания законодательства (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», Приказ Росархива № 236, Постановления Правительства Москвы) и внимательности к деталям. Главные пиляры успеха:

• Помнить о 75-летнем сроке хранения для кадровых документов.
• Своевременно проводить экспертизу стоимости и формировать описи.
• Использовать официальные каналы (Госуслуги, Главархив, Портал «Архивы России») для поиска и заказа документов.
• При больших объемах или ликвидации — привлекать профессиональные архивные компании для минимизации рисков возврата дел из госархива.

Грамотное архивирование сегодня, это гарантия отсутствия проблем с пенсией, судебными спорами и проверками контролирующих органов завтра.

Информация актуальна на . Перед обращением в архив рекомендуется уточнить реквизиты и режим работы на официальных сайтах ГБУ «ЦГА города Москвы» и Главархива Москвы.