Главное управление архивов и записей дел Полтавской области (ранее известное как Государственный архив Полтавской области) является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранность документального наследия региона․ В этой статье мы подробно рассмотрим структуру архива, его фонды, порядок обращения за справками, возможности онлайн-поиска и актуальные контакты на 2026 год․

Общая информация и статус учреждения

Архив является юридическим лицом, входит в систему органов архивного дела и записи управления делами Украины․ Его основная миссия — государственная регистрация, учет, хранение, научное описание и использование документов архивного фонда Полтавской области․

Ключевые функции:

• Прием на хранение документов от органов власти, предприятий, организаций и граждан․
• Обеспечение условий хранения, соответствующих государственным стандартам (температура, влажность, пожаробезопасность)․
• Научно-справочная работа: составление путеводителей, описей, информационно-справочных систем․
• Предоставление архивных справок и копий документов гражданам и организациям․
• Оцифровка фондов и создание электронных баз данных для дистанционного доступа․

Адрес, контакты и режим работы (актуально на 2026 год)

Режим работы читального зала:

Важно: В условиях военного режима режим работы может меняться․ Обязательно звоните заранее для подтверждения приема посетителей и наличия свободных мест в читальном зале․

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива охватывают период с XVII века по настоящее время․ Общий объем фондов исчисляется сотнями тысяч дел (описов)․ Основные массивы документов:

А․ Дореволюционный период (XVII – 1917 гг․)

• Полтавское губернское правление и учреждения: дела по управлению, землевладению, налогам, ревизийским сказкам (ревизские сказки — ключевой источник для геноалогии)․
• Уездные правления и городские управы: Полтава, Кременчуг, Лохвица, Могилев, Переяслав, Прилуки, Ромны, Зеньков и др․
• Духовные консистории и приходы: метрические книги (рождение, брак, смерть), исповедальные росписи, главный источник для восстановления родословных․
• Поместные и уездные суды: имущественные споры, наследственные дела․
• Полицейские управления и жандармерия: дела о политическом надзоре, паспортном деле, беглых крепостных․

Б․ Советский период (1917 – 1991 гг․)

• Органы власти Советов: облисполком, райисполкомы, горисполкомы․
• Партийные архивы: обком КП(б)У/КПУ, горкомы, райкомы (протоколы заседаний, личные дела коммунистов, кпс карточки)․
• Хозяйственные организации: заводы, фабрики, МТС, совхозы, колхозы (дела по землепользованию, кадры, производство)․
• Репрессированные: Дела НКВД/КГБ (по решениям Суда/Прокуратуры выдаются родственникам для реабилитации)․
• ЗАГСы: Актовые записи гражданского состояния (после 1919 г․) — хранятся в архиве по истечении 75-летних сроков хранения в самих ЗАГСах․

В․ Период Независимости (с 1991 г․)

• Документы Обласной ради, Обласной государственной администрации․
• Архивы ликвидированных предприятий, банков, образовательных учреждений․
• Личные фонды известных деятелей культуры, науки, политики региона․

Как получить архивную справку или копию документа

Существует три основных способа обращения:

Способ 1: Личный визит в читальный зал (Наиболее эффективен для сложных поисков)

1. Зарегистрироваться в читальном зале (паспорт, код ИНН)․
2. Работать с путеводителями и электронными описями (база данных «Архівний фонд»)․
3. Заказать дела (обычно выдаются в течение 1-3 рабочих дней)․
4. Изучить документы, сделать фото (без вспышки, обычно бесплатно для личных нужд) или заказать платные сканы/ксерокопии․

Способ 2: Официальный письменный запрос (По почте / Email)

Подходит, если вы знаете точные реквизиты дела (фонд, опись, дело) или запрашиваете стандартную справку (например, о месте рождения, браке, смерти предка)․

Структура запроса:

• Кому: Начальнику Главного управления архивов Полтавской области ФИО (если известно)․
• От кого: Ваши ФИО, адрес проживания, телефон, email․
• Суть просьбы: «Прошу выдать справку о рождении/браке/смерти [ФИО предка], родившегося ок․ [Год] в [Населенный пункт/Уезд]»․
• Приложить: Копию паспорта (страницы с фото и пропиской), копию ИНН, документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свои данные);

Срок рассмотрения: до 30 дней по закону «Об архивах и архивном деле», на практике часто 2-4 недели․

Способ 3: Дистанционное обращение через портал «Дія» или сайт архива

На портале diia․gov․ua доступны некоторые услуги «Архивная справка онлайн» (для распространенных типов справок за послевоенный период)․ Также на официальном сайте архива часто есть форма «Зворотний зв’язок» или «Електронне звернення»․

Генеалогические поиски: специфика и советы

Полтавский архив — один из самых посещаемых геноалогами в Украине из-за богатства метрических книг и ревизских сказок․

Ключевые фонды для геноалогии:

• Фонд 1 (или аналогичный): Духовное управление / Консистория, Метрические книги (Фонд обычно нумеруется по уездам/приходам)․
• Ревизские сказки (Revizski skazky): 1-я (1719), 2-я (1743), 3-я (1762), 4-я (1781), 5-я (1795), 6-я (1811), 7-я (1816), 8-я (1834), 9-я (1850), 10-я (1857/58)․ Хранятся в фондах губернских/уездных казенных палат или губернского правления․
• Исповедальные росписи (Ispovedalnye rospisi): Ежегодные списки прихожан (часто сохраняются лучше метрических книг)․
• Семейные списки (Семейные списки государственных крестьян / однодворцев): Уникальный источник для полтавского региона (XIX в․)․

Советы по поиску:

1. Определите веру и уезд/волость․ Метрические книги ведутся по приходам (церковям)․ Без знания прихода поиск может занять месяцы․
2. Используйте оцифрованные фонды FamilySearch / Ukrainian Archives․ Многие фонды Полтавского архива оцифрованы ской организацией FamilySearch (доступны бесплатно после регистрации на familysearch․org в разделе «Каталог» -> Ukraine, Poltava)․
3. Проверяйте «Фонд 385» (примерный номер) — Полтавское губернское статистическое комитет — там часто хранятся первичные документы переписей․

Оцифровка и онлайн-ресурсы

Архив активно работает над созданием Единой государственной электронной архивной информационной системы (ЕДЕАИС)․

Где искать онлайн:

• Портал «Архивы Украины» (archives․gov․ua): Раздел «Путводители» -> Полтавская область․ Там публикуются сканы описей (инвентарей)․
• FamilySearch․org: Огромный массив оцифрованных метрических книг, ревизских сказок и исповедальных росписей Полтавской губернии․ Поиск по каталогу: Ukraine, Poltava․
• Проект «Метрические книги Украины» (Metryka / GenTech): Агрегаторы ссылок на сканы․
• YouTube-канал архива / Соцсети (Facebook): Часто публикуют анонсы новых оцифрованных партий, мастер-классы по поиску․

Платные услуги и тарифы (ориентировочно на 2026 г․)

Тарифы утверждаются приказом Министерства культуры / Управления дел и индексируются․ Примерные направления оплаты:

• Поисковая работа (за 1 час работы архивиста): от 150-300 грн/час․
• Выдача архивной справки (стандартная): от 100-250 грн․
• Ксерокопия / Распечатка (1 стр․ А4): 5-10 грн․
• Цифровой снимок / Сканирование (1 кадр/стр․): 10-20 грн․ (Своими камерами снимать обычно бесплатно, но нужен разрешение администрации)․
• Заверенная копия с печатями: выше тарифа на обычную копию․

Оплата производится через кассу архива или по банковским реквизитам (в т․ч․ через приложение «Дія» или интернет-банкинг)․ Квитанцию нужно предъявить при получении․

Важные нюансы и частые ошибки

Альтернативные архивы для поиска по Полтавщине

Если в Главном управлении архивов Полтавской области документы не найдены, проверьте:

1. Центральный государственный исторический архив Украины в Киеве (ЦГИАК): Фонды центральных учреждений, духовного ведомства, генерал-губернаторства, которые управляли Полтавщиной․
2. Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины (ЦГАВО): Советский период, обкомы, наркоматы․
3. Обласные архивы соседей: Сумы, Черкассы, Кропивницкий (Кировоград), Харьков, Днепр․
4. РГАДА (Москва) / РГИА (СПб): Для глубокого довосточного периода (XVII ⸺ первая половина XVIII в․), когда Полтавщина входила в состав Московского царства/Российской империи и дела отправлялись в столицу․

Официальный архив Полтавской области — это не просто склад старых бумаг, а современный информационный центр․ Благодаря активной оцифровке (в частности, через партнерство с FamilySearch) и внедрению электронных сервисов, доступ к истории своих предков или истории региона стал значительно проще․

Главное правило успешного поиска: максимально точно определите «Кто? Где? Когда?» перед обращением․ Зная уезд, волость, приход и примерные годы жизни, вы сэкономите недели работы архивистов и свои деньги․

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы Украины», законодательства Украины в сфере архивного дела и практики работы исследователей․ Актуальность контактных данных и тарифов требует проверки на официальных источниках на дату обращения․