Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Главное управление архивов и записи актов гражданского состояния Хмельницкой обласной государственной администрации (часто называемое Государственным архивом Хмельницкой области) является основным хранилищем документов регионального значения. Если вам нужно связаться с архивом по электронной почте, узнать режим работы или заказать справку, эта статья соберет всю актуальную информацию в одном месте.

📧 Электронная почта и официальные контакты

Для официальных обращений, запросов на выдачу справок, уточнения информации о фондах или записи на консультацию используйте следующие реквизиты:

Официальный сайт: www.archiv.km.ua (на сайте есть форма обратной связи и реквизиты для оплаты услуг)
Электронная почта (общая/приемная): arxiv@km.ua (или archiv@km.ua — используются параллельно, рекомендуется дублировать письмо на оба адреса)
Электронная почта Управления архивов (орган управления): archiv@oda.km.ua
Телефон приемной/справочной: +38 (0382) -5-35-XX (точные добавочные лучше уточнять на сайте, так как номера могут меняться)
Телефон отдела использования и информационного обслуживания (читальный зал): +38 (0382) -5-XX-XX

⚠️ Важно: При написании письма на электронную почту обязательно укажите в теме: «Запрос на поиск информации / Заказ справки / Консультация — ФИО запрашивающего». В теле письма напишите полные ФИО, дату рождения, контактный телефон, цель обращения (наследство, пенсия, родословная и т.д.) и известные данные об искомых лицах (место жительства, год события).

📍 Юридический и фактический адрес

Адрес: 29000, г. Хмельницкий, ул. Проскуровская, 48 (ранее улица могла называться иначе, ориентир — центр города, рядом с областной администрацией).

На карте здание находится в исторической части города. Вход для посетителей читального зала обычно организован со стороны двора или бокового входа (уточните у охраны на месте).

🕒 Режим работы читального зала и приемной

Режим работы может меняться в связи с военным положением, карантином или санитарными днями. Обязательно звоните заранее или пишите на почту для подтверждения графика и записи на визит.

День недели	Часы работы читального зала	Приемная / Телефоны
Понедельник – Четверг	09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)	09:00 – 16:00
Пятница	09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00)	09:00 – 15:00
Суббота, Воскресенье	Выходной	Выходной

Примечание: Последний четверг месяца часто является санитарным днем (читальный зал не работает). В период военного положения график может быть сокращен.

📂 Основные фонды и что можно найти в архиве

Архив хранит документы с XVII века по настоящее время. Основные массивы документов, которые запрашивают граждане:

Метрические книги (РКЦ/ЗАГС): записи о рождении, браке, смерти. Хранятся фонды духовных консисторий (до 1919 г.) и органов ЗАГС (1919–1940 гг., послевоенный период). Важно: за последними 75–100 годами документы могут находиться в РАГС г. Хмельницкого или районных РАГС.
Ревизские сказки и семейные списки: XVIII – первая половина XIX в. (фонды губернских управлений, уездных казенных палат).
Переписи населения: Всеобщая перепись 1897 г; (фрагменты), польская перепись 1921 г., советские переписи (1920-е – 1980-е гг.).
Документы предприятий и организаций: заводов, фабрик, колхозов, совхозов, школ, больниц Хмельницкой (Проскуровской/Каменец-Подольской) области.
Политические партии и общественные организации: фонды КП(б)У, комсомола, профсоюзов.
Личные фонды: известных деятелей культуры, науки, политики региона.
Фонды немецкой оккупации 1941–1944 гг.: документы городской и районной администраций, полиции (требуют особого оформления доступа).

💻 Удаленные услуги: как заказать справку не приезжая

Сейчас.archive предоставляет платные услуги по поиску и выдаче документов удаленно. Процесс выглядит так:

Написание официального запроса на почту arxiv@km.ua (или через форму на сайте).
Получение расчета стоимости от архивиста (стоимость зависит от глубины поиска, количества копий, срочности);
Оплата услуг по реквизитам, указанным в ответе (банковский перевод, поручение в отделение Укрпочты, онлайн-оплата через портал «Дія» или сайт архива, если подключено).
Отправка скана квитанции на ту же почту.
Выполнение работы (сроки: от 10 до 30 рабочих дней, срочно, 3-5 дней за двойную плату).
Получение результата: сканы на почту + оригиналы справок/ксерокопий — почтой «Укрпочта» или «Нова Пошта» (наложенным платежом или предоплатой).

Примерный перечень платных услуг (цены уточняйте в актуальном тарифе на сайте):

Поиск одной записи акта гражданского состояния (год известен) — базовая ставка.
Поиск записи (год не известен, поиск в диапазоне 5-10 лет) — повышенная ставка.
Генеалогический поиск (по линии одного предка, глубина 3-4 поколения) — почасовая оплата или фиксированная за объем.
Изготовление заверенной копии / выписки / справки (форма №…).
Цифровое копирование (сканирование) документов пользователя.

📝 Как правильно составить запрос в архив (Шаблон)

Чтобы получить максимально точный ответ и не потерять время на уточняющие письма, используйте следующий шаблон для письма на arxiv@km.ua:

 Тема: Запрос на поиск архивных документов / Заказ справки — Иванов Иван Иванович Уважаемые сотрудники Государственного архива Хмельницкой области!
 Прошу произвести поиск архивных документов и выдать справку/ксерокопию по следующим данным:
 ФИО искомого лица: ИВАНОВ ПЕТР СИДОРОВИЧ
 Дата и место рождения: ~1910 г., с. Новосёлки, Шепетовский уезд/район, Хмельницкая обл.
 Событие для поиска: Рождение / Брак (с Ивановой Марией ~1935 г.) / Смерть (~1975 г., г. Хмельницкий).
 Цель обращения: Оформление наследства / Подтверждение стажа для Пенсионного фонда / Составление родословной.
 Известные родственники: Отец — Сидор Иванов, Мать, Анна.
 Мои контакты:
 ФИО запрашивающего: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
 Телефон: +380XXXXXXXXXX
 E-mail: ivanov@email.com
 Почтовый адрес для отправки оригиналов: 12345, г. Киев, ул. Примерная, д. 1, кв. 10.
Готов оплатить услуги согласно действующим тарифам. Прошу сообщить реквизиты для оплату и предварительную стоимость.
С уважением,
 Иванов Иван Иванович 

❓ Частые вопросы (FAQ)

Есть ли у архива онлайн-база данных (описания фондов в сети)?

На сайте archiv.km.ua раздел «Фонды» / «Путеводители» / «Информационно-справочная система». Полные описи (по делам) в открытом доступе не всегда есть, но есть путеводитель по фондам (описание фондов: номера, названия, даты, кол-во дел). Это помогает понять, в каком фонде искать. Также работает проект «Архивы Украины» (archives.gov.ua), где можно поискать по fonds.

Можно ли сфотографировать документы в читальном зале своим телефоном?

Да, обычно разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки бесплатно. Но обязательно уточните у дежурного архивиста в зале в день визита — правила могут меняться. Коммерческая съемка и сканирование — платные услуги.

Что делать, если архив отвечает «Документы не найдены»?

Это частая ситуация. Причины: документы не сдавались в обл. архив (остались в РАГС, районном архиве, архиве предприятия), сгорели/уничтожены во время войн, ошибка в названии населенного пункта (деревня переименовалась, перешла в другой уезд/район).
Совет: попросите архивиста указать, в каких фондах и описях производился поиск, и уточните, есть ли фонды соответствующего ЗАГС/райисполкома/сельсовета в этом архиве или в rayonном.

Как найти документы по репрессированным?

В ГУА Хмельницкой области хранятся фонды НКВД/КГБ области (фонд №… уточняйте в путеводителе). Но полные личные дела часто находятся в ЦДАСБУ (Киев) или ОГА СБУ по Хмельницкой области. В обл. архиве можно найти списки репрессированных, дела троек/двоек по области, фонды прокуратуры/судов. Запрос в СБУ делается отдельно (через портал СБУ или почту СБУ области).

💡 Полезные советы перед обращением

Собирайте максимум входных данных: точное название села/города на момент события (на карте 1900/1930/1950 гг.), название уезда/района, вероисповедание (для метрических книг до 1919 г.).
Пишите на украинском языке. Официальный документооборот ведется на гос. языке. Ответ придет на украинском.
Сохраняйте переписку. Номера входящих/исходящих писем, даты, имена архивистов — это ваша гарантия при спорах по срокам.
Проверяйте спам. Ответы с вложениями (сканы, счета) часто попадают в «Спам» или «Промоакции».
Альтернативы: Если поиск заходит в тупик, попробуйте: FamilySearch.org (много оцифрованных метрических книг Хмельницкой области), Метрические книги на сайте DAHK (если загружены), РАГС г. Хмельницкого (за последними 75-100 годами), Архив Каменец-Подольский (исторически часть региона была в Подольской губ.).