Главное управление культуры, архивов и документации Актюбинской области (ГУ КАиД) — это уполномоченный государственный орган, осуществляющий руководство архивной отраслью, сферой культуры и документационного обеспечения управления на территории региона. Управление играет ключевую роль в сохранении исторического наследия, организации записного дела в государственных органах и предоставлении архивных услуг гражданам и организациям.
Общие сведения и правовой статус
Деятельность управления регулируется Конституцией Республики Казахстан, Законами РК «Об архивном деле и фондах документов», «О культуре», «О государственном управлении», а также актами Президента и Правительства РК, постановлениями Акимата Актюбинской области.
- Полное наименование: Главное управление культуры, архивов и документации Актюбинской области.
- Статус: Подведомственное ведомство Акимата Актюбинской области.
- Основная миссия: Обеспечение сохранности Архивного фонда области, развитие архивной сети, внедрение современных технологий управления документами, поддержка культурных инициатив.
Основные функции и полномочия
В соответствии с типовым положением и актуальными задачами региона, на Управление возлагаются следующие ключевые функции:
В сфере архивного дела и документации:
- Государственное регулирование: Реализация государственной политики в области архивного дела и записного управления на территории области.
- Методологическое руководство: Координация работы архивов ведомств, предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности (за исключением архивов спецфондов).
- Контроль за сохранностью: Проверка состояния делопроизводства и сохранности документов в создавающих их организациях до перевода в архивы.
- Формирование Архивного фонда: Обеспечение своевременного перевода документов постоянного хранения в государственные архивы.
- Информатизация: Внедрение электронных систем управления документами (СУД), создание электронных архивов, обеспечение доступа к архивной информации через портал «Электронный Акимат» и специализированные ресурсы.
В сфере кадрового обеспечения (внутренняя деятельность):
Согласно сведениям о внутренней структуре, Управление контролирует своевременное оформление кадровых процессов: прием, перевод, увольнение работников, выдачу справок о трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, ведение банка данных о персонале и составление установленной отчетности.
Структура и подведомственные организации
Главным оператором архивных функций в регионе является КГУ «Государственный архив Актюбинской области».
КГУ «Государственный архив Актюбинской области»
Является правопреемником исторических традиций хранения документов региона. Архив открыт для общества, предоставляет услуги по поиску информации для граждан (генеалогия, подтверждение стажа, жилищные вопросы) и организаций.
- Адрес: Республика Казахстан, 030012, г. Актобе, ул. Братьев Жубановых, 255.
- Район: Астанинский район (ранее — Актобе городская администрация).
- Филиальная сеть: Для обеспечения доступности услуг в удаленных районах области функционируют филиалы в г. Шалкар и г. Кобда.
Основные направления работы Государственного архива:
- Прием, учет, хранение и использование документов Архивного фонда области.
- Научно-справочная работа: выдача справок, копий документов, проведение тематических запросов.
- Оцифровка фондов и создание электронных баз данных (Электронный архив).
- Издательская и выставочная деятельность, популяризация архивного наследия.
Контактная информация
Для обращений к руководству Управления, в Государственный архив или по вопросам делопроизводства используйте следующие реквизиты:
| Организация | Адрес | Телефоны / Email |
|---|---|---|
| ГУ Культуры, архивов и документации Актюбинской области | г. Актобе, здание Акимата области (уточняйте кабинет на портале Акимата) | Телефоны справочного бюро Акимата / Официальный сайт: aktobe.gov.kz |
| КГУ «Государственный архив Актюбинской области» | г. Актобе, ул. Братьев Жубановых, 255 | Телефон: +7 (7132) XX-XX-XX (актуальные номера на 2ГИС или сайте Акимата) Email: через форму обратной связи на портале Акимата |
| Филиал в г; Шалкар | г. Шалкар (адрес уточнять по телефону обл. архива) | Связь через Главный архив |
| Филиал в г. Кобда | г. Кобда (адрес уточнять по телефону обл. архива) | Связь через Главный архив |
Важно: Официальный интернет-ресурс для получения государственных услуг в архивной сфере — Портал «Электронный Акимат Актюбинской области» (раздел «Государственные услуги» -> «Архивное дело и документация»). Здесь можно заказать справку онлайн, отследить статус заявки и задать вопрос специалисту.
Цифровая трансформация и электронные услуги
Управление активно внедряет принципы «Письменного правительства» (E-Gov). Ключевые достижения последних лет:
- Проактивные услуги: Автоматическое формирование справок об архивных документах при обращении в ЦОН (Центр обслуживания населения) без предоставления бумажных носителей.
- Электронный архив: Постепенное сканирование фондов (метрические книги, ревизские сказки, личные дела предприятий) для дистанционного доступа исследователей.
- Автоматизация делопроизводства: Перевод ведомств области на электронное документооборот (СЭД), сокращение сроков согласования и исполнения документов.
- Открытые данные: Публикация реестров архивных фондов и указателей на портале открытых данных data.gov.kz.
История и роль в регионе
Архивное дело Актюбинской области имеет глубокие корни, связанные с формированием Актюбинской области (1932 г.) и более ранними историческими этапами (Уральская, Акмолинская области). Главное управление (в разные годы — Отдел, Управление, Главное управление) прошло путь от сбора документов ликвидированных учреждений до современного цифрового оператора.
Сегодня ГУ КАиД является гарантом:
- Правовых интересов граждан (подтверждение стажа, права на жилье, реабилитация).
- Научного потенциала региона (основа для исторических исследований, краеведения);
- Прозрачности государственного управления (контроль за исполнением поручений, сохранность решений Акимата и Маслихата).
Профсоюзная и социальная деятельность
В структуре КГУ «Государственный архив Актюбинской области» функционирует профсоюзный комитет. Председатель профкома занимается защитой социально-трудовых прав работников архива, организацией досуга, материальной помощью и контролем за соблюдением коллективного договора.
Главное управление культуры, архивов и документации Актюбинской области — это системообразующий центр документационного обеспечения региона. Его деятельность перешла от чисто консервативного хранения к активному информационному обслуживанию государства и общества. Благодаря развитию филиальной сети (Шалкар, Кобда) и внедрению электронных сервисов через портал «Электронный Акимат», архивные услуги становятся максимально доступными для каждого жителя области, независимо от места жительства.
Для получения актуальной информации о режиме работы читальных залов, стоимости услуг и порядке заказа справок рекомендуется обращаться на официальный сайт Акимата Актюбинской области или напрямую в КГУ «Государственный архив Актюбинской области» по адресу: ул. Братьев Жубановых, 255, г. Актобе.