Главный хранитель фондов архива – это ключевая должность в системе архивного дела, отвечающая за сохранность, учет и эффективное использование архивных фондов. Ниже представлена подробная статья, которая раскрывает основные функции, права, требования к квалификации и современные вызовы, стоящие перед специалистом этой категории.

Общие понятия и место должности в структуре архива

Главный хранитель фондов (ГХФ) является руководителем подразделения, отвечающего за:

• организацию хранения и обеспечение сохранности архивных фондов;
• контроль за поступлением, регистрацией и систематизацией документов;
• координацию работы всех структурных подразделений архива, связанных с хранением и учётом документов.

Эта должность находится в подчинении директора архива, но обладает самостоятельными полномочиями в рамках своей компетенции.

Должностные обязанности

Согласно нормативным документам и практическим рекомендациям, к основным обязанностям главного хранителя фондов относятся:

1. Организация хранения и обеспечения сохранности фондов (пункт 2.1).
   • Разработка и внедрение нормативных актов по режиму хранения.
   • Контроль за соблюдением правил пожарной безопасности и охраны.
2. Контроль своевременности поступления документов в фонды (пункт 2.2).
   • Обеспечение получения всех поступающих документов в установленные сроки.
   • Взаимодействие с подразделениями‑источниками (гос. органы, организации‑партнеры).
3. Приём, регистрация, систематизация и организация использования фондов (пункт 2.3).
   • Ведение единой регистрационной системы.
   • Обеспечение доступа к документам в соответствии с законодательством.
4. Руководство деятельностью структурных подразделений архива по обеспечению сохранности и государственному учёту документов, а также анализ их работы.
5. Подготовка предложений к проектам программ архивного дела (модернизация, цифровизация, внедрение новых технологий).
6. Снятие с учёта неисправимо повреждённых архивных документов и оформление соответствующих актов.
7. Учёт физического и технического состояния архивных документов, включая физико‑химическую и техническую обработку.
8. Обеспечение соблюдения сроков выдачи архивных документов, оформление выдачи и контроль за их сохранностью после выдачи.
9. Координация и контроль создания нормативных условий и режимов хранения, поддержание фондов в надлежащем физическом состоянии.
10. Участие в решении вопросов фондирования, проведение целевой экспертизы ценности документов и оформление результатов.
11. Контроль качества и сроков составления актов, документирующих результаты архивных работ, и их передача в подразделения, отвечающие за государственный учёт.

Права главного хранителя фондов

В рамках своей компетенции ГХФ имеет право:

• давать указания структурным подразделениям архива по вопросам, входящим в его компетенцию;
• вносить предложения по улучшению нормативных документов и процедур;
• контролировать соблюдение сроков и качества выполнения работ, связанных с хранением и учётом документов;
• участвовать в формировании бюджета подразделения и распределении ресурсов;
• проводить целевую экспертизу документов и принимать решения о их сохранении, реставрации или снятии с учёта.

Квалификационные требования

Для назначения на должность главного хранителя фондов обычно требуется:

• Высшее профессиональное образование в области библиотечного, архивного, культурологического или педагогического направления.
• Стаж работы в архивной сфере не менее 5 лет, из которых минимум 2 года – на руководящих должностях.
• Знание нормативно‑правовой базы в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивных делах», ГОСТы, методические рекомендации).
• Навыки работы с автоматизированными системами учёта (ЭРА, АРХ‑Электрон, и др.).
• Опыт проведения физико‑химической и технической обработки документов.
• Умение организовать работу команды, вести деловую переписку и готовить аналитические отчёты.

Взаимодействие с другими подразделениями и организациями

Главный хранитель фондов тесно сотрудничает с:

• директором архива – по стратегическим вопросам и утверждению планов;
• отделом цифровизации – при переводе бумажных фондов в электронный формат;
• службами охраны и пожарной безопасности – для обеспечения надёжной защиты архивных помещений;
• внешними организациями (музеи, научные учреждения, государственные органы) – при выдаче документов и организации временного пользования.

Основные процессы и их этапы

Современные вызовы и перспективы развития

В последние годы роль главного хранителя фондов расширяется за счёт внедрения новых технологий и изменения требований к архивному делу:

• Цифровизация – необходимость интеграции бумажных фондов в электронные архивы, обеспечение долгосрочного хранения цифровых носителей.
• Автоматизация процессов – использование систем управления архивными процессами (АРХ‑Электрон, ЭРА) для ускорения регистрации и поиска документов.
• Экологические требования – адаптация условий хранения к изменяющимся климатическим условиям, внедрение энергоэффективных систем вентиляции и климат-контроля.
• Безопасность – защита архивных фондов от киберугроз и физического вмешательства, развитие систем видеонаблюдения и контроля доступа.
• Публичный доступ – развитие открытых цифровых архивов, обеспечение удобного доступа исследователей и граждан к историческим материалам.

Пример типовой должностной инструкции

Ниже приведён упрощённый фрагмент типовой должностной инструкции главного хранителя фондов архива:

Общие положения
Главный хранитель фондов (далее – ГХФ) назначается директором архива.
ГХФ подчиняется непосредственно директору архива.

Должностные обязанности
Организует работу по обеспечению сохранности архивных фондов.
Контролирует своевременность поступления документов.
Обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение фондов.
Руководит деятельностью структурных подразделений архива.
Участвует в разработке программ модернизации архивного дела.
Осуществляет контроль за выдачей и временным пользованием документов.
Проводит целевую экспертизу ценности документов.

Права
Давать указания подразделениям архива в пределах своей компетенции.
Требовать предоставления необходимой информации и документов.
Вносить предложения по совершенствованию нормативных актов.

Ответственность
За нарушение сроков регистрации и учёта документов.
За несоблюдение требований по сохранности и охране фондов.
За нарушение порядка выдачи и контроля за возвращением документов.

Главный хранитель фондов архива – это профессионал, объединяющий в себе управленческие, технические и научные навыки. Его работа обеспечивает сохранность исторического наследия, доступ к документам для исследователей и граждан, а также поддерживает государственный учёт архивных материалов. В условиях стремительного развития технологий и возрастания требований к безопасности и доступности, роль ГХФ будет только возрастать, требуя постоянного повышения квалификации и внедрения инновационных решений.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.