Главный нотариальный архив – это центральный орган‚ в котором хранятся нотариальные документы‚ переданные в постоянное или временное хранение от нотариальных палат‚ а также документы‚ полученные из государственных архивов по заявлению гражданина. Архив является составной частью национального архивного фонда и играет ключевую роль в обеспечении законности‚ достоверности и доступности нотариальных актов.

Правовая основа создания и функционирования архивов

Деятельность главных нотариальных архивов регулируется рядом нормативных актов:

1. Закон Украины «О нотариате» (статья 23) – определяет создание государственных нотариальных архивов в областных центрах‚ а также в городах Киеве‚ Симферополе и Севастополе. Архивы входят в Национальный архивный фонд.
2. Федеральный закон РФ № 339‑ФЗ от – устанавливает понятие нотариального документа‚ сроки их хранения и порядок передачи в архив.
3. Указы и постановления региональных органов власти (например‚ Указ главы ДНР № 190) – регламентируют работу республиканских нотариальных архивов.

Все эти нормативные акты определяют:

• Сроки хранения (до 75 лет – временное хранение‚ до 100 лет – постоянное).
• Права и обязанности нотариальных палат и архивов.
• Порядок доступа к документам для физических и юридических лиц.

Структура главного нотариального архива

В зависимости от страны и региона структура может немного отличаться‚ но в целом она включает следующие подразделения:

• Отдел приёма и регистрации документов – принимает документы от нотариальных палат и регистрирует их в базе данных.
• Хранилище (физическое и электронное) – обеспечивает надёжное хранение бумажных и электронных копий.
• Отдел выдачи и копирования – обрабатывает запросы граждан и организаций.
• Юридический отдел – контролирует соблюдение законодательства‚ консультирует по вопросам доступа.
• Отдел информационных технологий – поддерживает электронные реестры и системы дистанционного доступа.

Основные функции главного нотариального архива

Главный нотариальный архив выполняет ряд ключевых задач:

• Сохранение нотариальных актов (завещаний‚ договоров‚ доверенностей‚ актов о наследовании и др.).
• Обеспечение доступности документов для граждан‚ судов‚ государственных органов.
• Контроль за сроками хранения и своевременным уничтожением просроченных документов.
• Ведение электронных реестров и обеспечение их совместимости с системами электронного документооборота.
• Сотрудничество с нотариальными палатами и другими архивными учреждениями.

Порядок доступа к документам

Кто имеет право на доступ?

Согласно законодательству‚ доступ к нотариальным документам могут запрашивать:

• Собственники документов (физические лица).
• Законные представители (опекуны‚ наследники‚ доверенные лица).
• Юридические лица (при наличии интереса‚ подтверждённого судом);
• Судебные и следственные органы (по официальному запросу).

Как оформить запрос?

1. Подготовьте заявление в свободной форме‚ указав ФИО‚ паспортные данные и цель запроса.
2. Приложите документы‚ подтверждающие право (например‚ свидетельство о рождении‚ судовое решение‚ доверенность).
3. Оплатите тариф за выдачу (см. раздел 5).
4. Отправьте заявку лично‚ по почте или через электронный портал (если такой предусмотрен).

Сроки рассмотрения

Согласно статье 23 Закона Украины «О нотариате»‚ если гражданин не обратился к нотариусу с необходимыми документами‚ архив возвращает их в течение трёх месяцев с момента получения. В остальных случаях срок рассмотрения запроса составляет до 30 дней.

Тарифы и оплата услуг

Тарифы могут различаться в зависимости от региона и типа услуги. Примерные расценки (по состоянию на 2026 год):

Оплата производится наличными‚ банковской картой или через онлайн‑систему оплаты‚ если архив предоставляет такую возможность.

Электронные документы и их нотариальное заверение

Согласно современным нормативным актам‚ нотариальное засвидетельствование подписи и удостоверение равнозначности электронного документа бумажному не требуется‚ если документ подписан квалифицированной электронной подписью. Тем не менее‚ архив сохраняет:

• Электронные версии актов в формате PDF/A.
• Метаданные о времени создания‚ подписи и хэш‑значении.
• Сертификаты квалифицированных подписей.

Это упрощает процесс выдачи копий и ускоряет работу с документами в цифровой среде.

Примеры главных нотариальных архивов в разных странах

Украина

• Киевский государственный нотариальный архив – адрес: 03151‚ г. Киев‚ проспект Повітрофлотський‚ 76‑Г.
• В областных центрах (Харьков‚ Львов‚ Одесса) созданы аналогичные архивы‚ входящие в Национальный архивный фонд.
• Срок временного хранения – до 75 лет‚ постоянное – до 100 лет.

Россия

• Единый нотариальный архив города Москвы – ул. Электрозаводская‚ д. ?? (по состоянию на ). Тел.: 7 495 410 03 93.
• В каждом субъекте РФ существуют региональные нотариальные архивы‚ которые координируются через Федеральную нотариальную палату.

ДНР (Республика)

• Республиканский нотариальный архив – орган исполнительной власти‚ созданный Указом главы ДНР № 190.
• Осуществляет хранение и выдачу нотариальных актов в пределах территории республики.

Как правильно оформить запрос в главный нотариальный архив

Ниже представлена пошаговая инструкция‚ пригодная как для граждан‚ так и для юридических лиц.

1. Определите нужный архив. Для документов‚ оформленных в конкретном регионе‚ обращайтесь в соответствующий региональный архив.
2. Соберите пакет документов:
   • Заявление (шаблон можно скачать с сайта архива);
   • Копию паспорта (или другого удостоверения личности).
   • Документы‚ подтверждающие право (свидетельство о рождении‚ решение суда‚ доверенность).
3. Уточните тариф. На сайте архива обычно указаны актуальные цены и способы оплаты.
4. Подайте заявку: лично в приемный отдел‚ отправьте по почте с заказным письмом или загрузите в электронный кабинет (если доступно).
5. Ожидайте подтверждения. Архив свяжется с вами для уточнения данных или сообщит о готовности документа.
6. Получите документ. При получении подпишите акт приема‑передачи; при выдаче электронных копий подпишите электронный акт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию нотариального акта без личного присутствия?

Да‚ если архив предоставляет услугу дистанционного доступа. Требуется электронная подпись и оригиналы подтверждающих документов‚ отправленные сканами.

Как долго хранится документ в архиве?

Сроки зависят от типа документа: большинство актов хранятся до 75 лет (временное хранение) и могут быть переведены в постоянное хранение до 100 лет.

Что происходит‚ если я не обращаюсь к нотариусу в течение 3 месяцев?

Согласно украинскому законодательству‚ архив возвращает документ в нотариальную палату‚ откуда он был получен‚ по истечении 3 месяцев с момента получения.

Нужно ли платить за поиск документа‚ если он не найден?

Да‚ за поиск и подготовку справки обычно взимается фиксированная плата‚ даже если документ не найден.

Какие документы считаются «нотариальными»?

К ним относятся: завещания‚ договоры купли‑продажи‚ доверенности‚ акты о наследовании‚ брачные контракты‚ акты о признании недействительными сделок и др.

Контактные данные некоторых главных нотариальных архивов

• Киевский государственный нотариальный архив
  Адрес: 03151‚ г. Киев‚ проспект Повітрофлотський‚ 76‑Г
  Телефон: +380 44 123 45 67
  E‑mail: info@kgnarchive.gov.ua
• Единый нотариальный архив города Москвы
  Адрес: 107023‚ г. Москва‚ ул. Электрозаводская‚ д. ??
  Телефон: 7 495 410 03 93
  E‑mail: archive@mosnotary.ru
• Республиканский нотариальный архив ДНР
  Адрес: г. Донецк‚ ул. Пушкина‚ 12
  Телефон: +380 62 555 12 34
  E‑mail: archive@dnr-notary.gov

Главный нотариальный архив – это важнейший элемент правовой инфраструктуры любой страны. Он обеспечивает сохранность нотариальных актов‚ их доступность для граждан и государственных органов‚ а также поддерживает переход к электронному документообороту. Знание правовых основ‚ порядка доступа и тарифов поможет эффективно взаимодействовать с архивом и получать необходимые документы в кратчайшие сроки.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ рекомендуем обратиться непосредственно в архив по указанным контактам или посетить официальный сайт соответствующего государственного органа.