Городской архив документов по личному составу — это специализированное структурное подразделение (или самостоятельное учреждение), созданное для обеспечения сохранности, учетна и предоставления кадровых документов, отражающих трудовые отношения граждан с работодателями, расположенными на территории соответствующего муниципального образования. В условиях современного законодательства и перехода на цифровое делопроизводство роль таких архивов становится ключевой для гарантии социальных прав граждан.

Нормативно-правовая база и основные положения

Деятельность городских архивов по личному составу регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы формирования, хранения и использования архивных документов.
• Трудовой кодекс РФ (КоАП РФ, ст. 5.27), устанавливает обязанность работодателя хранить документы по личному составу и предоставлять их по запросу.
• Приказ Росархива от № 101 (в ред. от 2024 г.) «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (применяется по аналогии для муниципальных организаций).
• Методические рекомендации Росархива по работе с документами по личному составу в государственных и муниципаальных архивах, архивах организаций.

Важно: Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем и играют критически важную роль в обеспечении социальных прав граждан (назначение пенсий, расчет стажа, подтверждение квалификации, решение трудовых споров).

Что входит в состав архива по личному составу (Фонд)

Согласно методическим рекомендациям, в архив по личному составу передаются документы, имеющие подтверждающую ценность. Основные группы документов:

Личные дела работников (Дело № 1 — основное)

• Заявления о приеме на работу, переводах, увольнении.
• Копии документов, удостоверяющих личность.
• Автобиографии, анкеты.
• Документы об образовании, квалификации, присвоении званий.
• Медицинские справки (при приеме, периодические).
• Копии приказов (распоряжений) по основной работе (прием, перевод, награждение, наложение взысканий, увольнение).
• Сведения о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии.

Трудовые договоры (контракты)

Архивной обработке подлежат только трудовые договоры уволенных работников. Они формируются в отдельные дела (за исключением случаев, когда они входят в состав личного дела в соответствии с утвержденным номенклатурой дел). Действующие трудовые договоры хранятся в кадровой службе организации.

Учетные и отчетные документы

• Табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 или иные утвержденные формы).
• Ведомости начисления заработной платы.
• Книги учета трудовых книжек и вкладышей в них (формы КТ-1, КТ-2, КТ-3).
• Сведения о стаже (СЗВ-ТАЛОН, СЗВ-СТАЖ, ЕДВ-1 и др. — в бумажном виде до полного перехода на ЭДО).
• Персональные карточки учетного листа (форма Т-2), документ строгой отчетности, подлежит обязательному хранению 75 лет.

Документы по социальному страхованию и охране труда

• Акты расследования несчастных случаев на производстве.
• Документы по профессиональным заболеваниям.
• Справки о заработной плате для расчета пособий (формы 182н и др.).

Процесс комплектования архива: от организации к городскому архиву

Передача документов в городской архив (муниципальный архив) — это строго регламентированная процедура. В последние годы руководители организаций (особенно ликвидирующихся или реорганизующихся) все чаще обращаются в архив с просьбой принять документы на хранение. Однако принять документы «как есть» не так просто — они должны пройти этапы подготовки.

Подготовка документов к передаче в архив организации (Внутренний этап)

1. Сбор и систематизация: Кадровый сотрудник собирает дела уволенных сотрудников, проверяет полноту каждого дела по инвентарю (формы личного дела, трудовой договор, Т-2).
2. Оформление дел: Прошивка, нумерация листов, скрепление последнего листа бумажкой с указанием числа прошитых и пронумерованных листов, подпись ответственного лица, печать (при наличии).
3. Составление описи: Заполнение опيسي дел (по форме Инв. № 26 или иной утвержденной формы) с указанием шифра дела, заглавия, дат начала/окончания, срока хранения.
4. Экспертиза ценности (внутри организации): Определение сроков хранения каждого дела на основании Перечня типовых управленческих архивных документов.

Проведение экспертизы ценности документов в архиве-приемнике

При передаче дел в городской (муниципальный) архив проводится государственная экспертиза ценности документов (или экспертиза ценности в муниципальном архиве). Цели:

• Подтверждение установленных организацией сроков хранения.
• Выявление документов, подлежащих уничтожению (с истекшим сроком хранения и не имеющих исторической ценности).
• Отбор документов, представляющих историческую ценность, для бессрочного хранения.

Результат: Акт экспертизы ценности, на основании которого составляется Акт приема-передачи документов (формы Акт № 1 / Акт № 2).

Сроки хранения документов по личному составу

Определение сроков хранения, одна из самых ответственных процедур. Основные сроки (согласно Приказу Минкультуры России от № 558 / Приказу Росархива № 2364 и актуальным перечням):

Ключевой принцип: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела (прекращения трудовых отношений, последней записи в книге и т.д.).

Особенности передачи в государственный/муниципальный архив

В государственный, муниципальный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в следующих случаях:

• Ликвидация организации (юридического лица) без правопреемника.
• Реорганизация организации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) — если правопреемник не определен или не готов принять архив.
• Прекращение деятельности индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката и иных частных практикующих лиц.
• Истечение срока действия лицензии у образовательных, медицинских, фармацевтических организаций (если нет правопреемника).

Передача оформляется Актом приема-передачи архивных документов в двух экземплярах. Один остается в архиве, второй — у передающей стороны (или у ликвидатора/правопреемника).

Современные технологии: Электронный архив и доступ к документам

На 2026 год актуальным трендом является создание электронных архивов документов по личному составу.

Оцифровка и электронное хранение

• Сканирование дел с разрешением не менее 300 dpi (для текстовых документов) в формате PDF/A (ISO 19005) для долгосрочного хранения.
• Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП) ответственного лица для подтверждения подлинности электронных копий.
• Хранение в специализированных информационных системах (СЭД / АИС «Архив») с обеспечением информационной безопасности (ГОСТ Р 57580).

Дистанционное обслуживание пользователей

Многие городские архивы (например, Архивы Санкт-Петербурга — официальный сайт) предоставляют услуги онлайн:

• Поиск и просмотр архивных документов онлайн (через открытые базы данных, описи).
• Заказ копий архивных документов (в электронном виде или на бумаге с отправкой почтой).
• Подача запроса в архив через личный кабинет на портале госуслуг или сайте архива.
• Заказ дел в читальный зал для работы с оригиналами.

Практические рекомендации для кадровых служб организаций

Чтобы избежать проблем при передаче архива в городское хранилище, рекомендуется:

1. Проводить ежегодную архивную обработку дел уволенных сотрудников (не копить дела 5-10 лет).
2. Использовать актуальные номенклатуры дел и перечни сроков хранения, утвержденные в организации по согласованию с экспертом архивного органа;
3. Ведить учет переноса документов на электронные носители (журнал оцифровки) при параллельном хранении бумажных оригиналов.
4. Своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения по акту экспертизы и акту уничтожения (не хранить «мусор» в ценных архивных помещениях).
5. Обеспечить условия хранения: температура 18±2°C, влажность 50±5%, защита от пожара, незаконного доступа, биологических поражений.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение сроков и условий хранения документов по личному составу влечет за собой ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст. 5.27, 13.19): штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 100 000 руб. (за нарушение трудового законодательства об архивах).
• Гражданско-правовая: возмещение вреда сотруднику (моральный вред, упущенная выгода от невозможности подтвердить стаж).
• Уголовная (УК РФ ст. 293): халатность, повлекшая тяжкие последствия (редко, но практика есть при массовой утере пенсионных прав граждан).

Городской архив документов по личному составу — это не просто «склад бумаг», а гарант социальной защищенности населения. Грамотная организация работы с кадровым архивом на предприятии (подготовка, экспертиза, оцифровка, своевременная передача в муниципальный архив при ликвидации) экономит ресурсы организации и, что главное, защищает права людей на достойную пенсию, льготы и справедливое разрешение трудовых споров. Переход на цифровые технологии и внедрение Единой цифровой платформы архивных документов делает доступ к информации быстрее и прозрачнее для всех заинтересованных сторон.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ, методических рекомендаций Росархива и практики работы государственных и муниципальных архивов. Актуально на .