Городской архив документов по личным делам — это структурное подразделение муниципальной архивной службы, обеспечивающее централизованное хранение, учет и использование архивных документов, содержащих сведения о трудовой деятельности, службе и иных правовых фактах жизни граждан, связанных с их работой в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях.

Правовая основа деятельности

Деятельность городского архива по личным делам регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы архивного дела, сроки хранения, порядок передачи и использования документов.
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — регламентирует обработку и защиту персональных данных, содержащихся в личных делах.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 65, 84.1 и др.) — устанавливает обязанности работодателя по ведению, хранению и выдаче трудовой книжки и личных дел.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (применяется по аналогии для муниципальных органов) — определяет сроки хранения дел кадрового учета.
• Местные нормативные акты — постановления главы администрации города, распоряжения руководителей архива, инструкции по ведению делопроизводства.

Состав фондов: что хранится в архиве по личным делам

Основной массив документов городского архива по личным делам формируется за счет поступления дел из кадровых служб (отделов) ликвидированных или реорганизованных муниципальных организаций, а также по истечении сроков хранения в самих организациях-создателях.

Основные категории документов:

1. Личные дела сотрудников (служащих): анкеты, автобиографии, копии документов, удостоверяющих личность, справки о присвоении квалификационных категорий, награждениях, наложении дисциплинарных взысканий.
2. Документы по набору и перемещению кадров: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, командировках.
3. Трудовые книжки и вкладыши (в случаях, установленных законом, при ликвидации организации без правопреемника).
4. Карточки учета трудового стажа и заработной платы (форма Т-54, Т-54а и аналогичные), необходимые для расчета пенсий и выплат.
5. Документы по вопросам заработной платы, социального страхования и материальной помощи.
6. Личные дела избранных должностных лиц (депутатов, главы города) и муниципальных служащих.

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов… (утв. Приказом Росархива № 236) и утверждаются в организации-создателе экспертной комиссией по определению ценности и сроков хранения документов.

Важно: Для муниципальных служащих и работников органов местного самоуправления применяются максимальные сроки (75 лет), так как эти документы подтверждают стаж для назначения пенсий по государственной пенсионной обеспеченности.

Процесс передачи дел в городской архив

Передача документов в архив — строго регламентированная процедура:

1. Формирование экспертной комиссии в организации-создателе для отбора документов и установления сроков хранения.
2. Подготовка описей (номенклатур, описей дел фонда) в 2-х экземплярах по форме № 21 (Инвентаризационная опись дел на хранение в архиве) или № 22 (Номенклатура дел фонда).
3. Оформление передаточного акта (форма № 23) — основного документа, подтверждающего передачу дел на хранение.
4. Физическая передача дел в архив с проверкой соответствия описи фактическому составу дел, состоянию обложек, прошивке, нумерации листов.
5. Приемка в архиве: назначение фондовых номеров, учет в фондовой картотеке, размещение в хранилищах.

Обеспечение доступа и выдача информации

Городской архив предоставляет информацию из личных дел в строгом соответствии с законодательством о персональных данных и архивном деле.

Кому выдается информация:

• Саму гражданину (по паспорту или нотариальной доверенности).
• Законным представителям (родителям, опекунам — при наличии документов, подтверждающих полномочия).
• Наследникам (при предъявлении свидетельства о праве на наследство или нотариального запроса).
• Пенсионному фонду (СФР) — по официальным межведомственным запросам для назначения пенсий и выплат.
• Судам, прокуратуре, органам следствия — по основаниям, предусмотренным процессуальным кодексами (по запросам в установленной форме).
• Работодателям — только с письменного согласия субъекта персональных данных (ст. 62 ТК РФ).

Формы предоставления информации:

• Выдача копий документов (заверенных печатью архива/организации).
• Выдача справок установленного образца (о стаже, заработной плате, награждениях).
• Предоставление цифровых копий (сканов) по электронной почте или через портал госуслуг (при наличии технической возможности и идентификации заявителя).
• Предоставление оригиналов, только судам/прокуратуре под расписку с обязательным возвращением.

Цифровизация и электронные архивы

На 2026 год городские архивы активно переходят на цифровые технологии:

• Создание электронных копий (сканирование) наиболее востребованных фондов (личные дела, карточки Т-54, приказы) для сохранения оригиналов и ускорения выдачи справок.
• Автоматизированные информационные системы (АИС) для учета фондов, описания дел, регистрации запросов граждан (например, на базе «Электронный архив», «Архивариус» или региональных систем).
• Интеграция с ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги) — возможность подачи заявки на архивную справку онлайн с отслеживанием статуса.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) — архив становится центром верификации бумажных записей при переходе на ЭТК, подтверждая стаж до 2020 года.

Типичные ошибки при передаче дел в архив (риски для организации)

Некачественная подготовка дел ведет к отказу архива в приемке и штрафным санкциям для организации-создателя:

• Отсутствие или неверное заполнение обложки дела (форма № 20) — нет шифра дела, дат, подписи ответственного.
• Нарушение хронологического порядка документов внутри дела.
• Отсутствие нумерации листов дела сквозной нумерацией.
• Включение в дело документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, дубликаты, пустые бланки).
• Несоответствие описи фактическому составу дел (не хватает дел, лишние дела, неверные названия).
• Плохое состояние бумаги (помятости, рваные края, скрепки/шпильки вместо прошивки нитью).

Контакты и реквизиты (общий образец)

Для обращения в городской архив документов по личным делам обычно требуются:

• Адрес: г. [Название города], ул. [Название], д. [Номер] (часто размещается в здании администрации города или в отдельном специализированном здании).
• Режим работы: Пн–Пт: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс: выходной. День приема граждан: уточнять на сайте администрации.
• Телефон справочно-информационной службы: +7 (XXX) XXX-XX-XX.
• E-mail: archive@[city].ru или arhiv_kadry@[city].ru.
• Сайт/Портал: Раздел «Архив» на официальном сайте администрации города (www.[city].ru) или региональный портал архивных фондов.

Городской архив документов по личным делам выполняет социально значимую функцию, гарантирует сохранение трудовой истории граждан для реализации их пенсионных, трудовых и социальных прав. Грамотная организация архивного дела в муниципалитете, своевременная передача дел, их научная обработка и внедрение цифровых технологий позволяют сократить сроки выдачи архивных справок с недель до нескольких дней (или минут при электронном взаимодействии), обеспечивая прозрачность и доступность архивной информации для каждого жителя города.

Рекомендация: Гражданам, планирующим выход на пенсию или восстанавливающим трудовой стаж, рекомендуется заранее (за 6–12 месяцев) обратиться в архив или на Госуслуги для проверки полноты сведений в личном деле и карточке учета стажа (Т-54), чтобы избежать задержек в назначении выплат.